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Gelesen & notiert © Sylvia NiCKEL

18. Mai 2018
von Sylvia Nickel
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Nie wieder Stapel – im aussterbenden Arbeitshabitat6 Minuten Lesezeit

Chaotisch war gestern, New Work ist heute. Meine Gedanken zu »Nie wieder Stapel« von Nicole Sehl, erschienen 2015 bei Wiley (3. Auflage 2018).

Als kreativer Chaot griff ich dankbar zu und stürzte mich in die Lektüre, denn ich liebe Inspirationen wie »Simplify your life« oder »für immer aufgeräumt«. Sie lassen sich in der Regel auch digital umsetzen. Nun befasse ich mich mit der Veränderung des »typischen« Büroarbeitsplatzes seit zwei Jahrzehnten und lebe New Work, nach vielem unterwegs – bei Kunden, auf Reisen, in Coworking Spaces – mittlerweile überwiegend im Homeoffice. Da gilt das eine nicht zwangsläufig für das andere, beispielsweise die Annahme eines festen Büros, in welchem man überhaupt Stapel hinterlassen kann. Aber gut. Ich kann mich noch an die ausgehenden 1990er Jahre erinnern, als ich noch Büroarbeitsplatz-»besitzer« war …
»Besitzen« kommt von Besetzen und bezeichnet eine pyhsisch klar definierten Raum; den Schreibtisch, beispielsweise. Dieser wird zunehmend gegen flexible Arbeitswelten eingetauscht.

Old School Desk

Nicole Sehl setzt einen Arbeitsplatz des letzten Jahrtausends voraus: das feste, »eigene Büro«, zumindest den gleichnamigen Schreibtisch. Das ist in Zeiten der Digitalisierung ein aussterbendes Arbeitshabitat. Dies bedeutet jedoch nicht, dass das Buch schlecht ist. Im Gegenteil: wer im klassischen Büro arbeitet, mit dem Drucker viel Papier produziert oder bedrucktes Papier zur weiteren Bearbeitung erhält, und bislang wenig der Arbeitsmethodik im Büro erlernt hat, der findet handfeste Tipps für seine papiergebundene Büroorganisation.

Okay, das muss ja nun nicht heißen, dass klassische Büroorganisation im digitalen Office nicht mehr nötig ist; auch Digital Worker können von Old School lernen. Als erstes erinnere mich:

  • Ja, bei einem (physisch) festen Arbeitslatz besteht die Gefahr des Burgenbaus; der Burgherr oder die Burgherrin (Genderkram sei Dank) mag unbewusst seiner Bedeutung im Gesamtgefüge der Organisation allein dadurch Ausdruck verleihen zu wollen, dass die sichtbare Arbeit einfach größer ist als die aller anderen. Ganz davon ab gibt es seit jeher Unternehmenskulturen, die dies nicht zulassen. Ich erinnere mich an ein Unternehmen, in welchem ich Ende der 1980er Jahre als Studentin jobbte. Wer bei Feierabend nur einen Bleistift auf dem Schreibtisch liegen hatte wurde vom Chef höchstpersönlich zum Aufräumen zurück geschickt.
  • Wie schön, wenn die Wiedervorlagemappen (1 – 31 und 1 – 12) physisch täglich zugänglich sind. Da mag man auch das eine oder andere Papier im Zeitalter des eigentlich papierlosen Büros dort hinein klemmen. – Wer häufig den physischen Arbeitsplatz wechselt, hat vermutlich (so wie ich) schon im vergangenen Jahrhundert begonnen, auf die Wiedervorlagemappe zu verzichten; so viel Platz ist in keinem Board Case, welches auch noch die Klamotten für die nächsten Tage enthalten muss, und außerdem fehlt unterwegs der Drucker für die konsequente Papierverarbeitung.

New Work – New Order

Hm … für mich persönlich  ist dies zwei Jahrzehnte entfernt. In meinem Büro ist alles digital. Vorlagenmappen existieren nicht mehr. Digital sind sie nicht nach »1–31« und »1–12« geordnet, sondern nach »heute«, »die nächste Tage« und »später«. Die Aufgaben werden im digitalen Aufabenmanagement verwaltet, woraus sich die Tagesaufgabenliste nach Abwägung aller Neuerungen und Prioritätenverscheibungen ergibt, die Notizen im digitalen Notizbuch, die Termine im digitalen Kalender – alles in der Cloud.
Während ich diese – zugegeben für das Digitalbüro sehr kritischen Zeilen schreibe, fällt mir auf, dass man aufrund meines Geburtsdatums (1966) eher mir eine solche Tippsammlung zutrauen könnte …

Mein Eindruck: Gute Grundlage, auch für Digihelden

Das Buch richtet sich an Rookies in Dinosaurierorganisationen, die nach den Prinzipien der 1960er Jahre arbeiten. Wie meine Wortwahl schon andeutet, halte ich derartige Arbeitsplätze für antiquiert und vom Aussterben bedroht. Dennoch ist das »Stapelproblem« an vielen Arbeitsplätzen noch da, und zwar auch digital. Hier bietet das Buch einen Ansatzpunkt: die farbliche Sortierung nach

  1. Erfolg/Umsatz,
  2. Kreativität/Marketing,
  3. konstantes Wachstum/Produkte,
  4. Verwaltung und
  5. Persönliches.

Dies mag für viele ohne bisheriges Ordnungsprinzip ein Ansatzpunkt sein. Werden jedoch konsequent dieselben Farben in allen Systemen (Kalender, Aufgaben, Notizen, Korrespondenz, Wissen, Persönliches) verwendet, mag dem einen oder der anderen die Lokalität wie Homeoffice, vor Ort oder digital fehlen. Hier ist der Leser selbst gefragt, die für ihn treffenden Kriterien zu definieren. Für mich persönlich spielt die Lokalität eine Rolle. Meine Farbsortierung als Freiberufler ist daher:

  • farblos/weiß: Produktentwicklung und Projekte ohne konkreten Kunden-/Auftragsbezug;
  • grün: Projekte im Auftrag;
  • blau: Amtliches bzw. Verwaltung (Finanzamt und Aufgaben in der Freiberuflereigenschaft);
  • orange: privat/persönlich, denn ich trenne nirgendwo die Medien zwischen Beruf und Privat, weder im Kalender noch in den Notizen oder den Aufgaben. Das Orange erinnert mich übrigens an die Farbe meines Motorrads und steht deshalb für Privat;
    .
  • grau: Information (vor allem im Kalender, aber auch bei Notizen, die noch nicht ins Wissensmanagement verarbeitet wurden, oder für Hintergrundinformationen);
  • rot: Termin vor Ort  (Achtung Anreise);
  • gelb: digital / gutes W-LAN muss vorhanden sein.

Da die digitalen Helferlein eine Farbkombination ermöglichen, werden die ersten drei Kategorien bei Bedarf mit der Farbe für den Ort gekennzeichnet. Das Homeoffice gilt für mich als Normalzustand und benötigt daher keine weitere Kennzeichnung. Dies ist nun meine Sortierung. Je nach Ausgestaltung des Tätigkeitsbereichs, der Arbeitsorte usw. mag die Systematik ein wenig differieren und sich auch die Farbauswahl gestalten. Was gleich bleibt ist eine geringe Anzahl an Ordnungsklassen auf der ersten Ordnungsebene (früher: »Aktenplan«).

Die zahlreichen Tipps zur Gestaltung der Ablage und zum Umgang mit Papier helfen mir persönlich im papierlosen Büro nicht. Mein Papiervorrat beschränkt sich auf das absolut Notwendige, und zwar rein aus gesetzlichen Erfordernissen. Zugegeben, es dauerte lange, den Impuls, etwas auszudrucken, damit es »besser zu lesen ist«, zu vergessen 😉

Kein Chaos im New Work

Aber nur, weil alles digital und in der Cloud ist, herrscht deshalb keine Ordnung. Und: ja, man kann alles über die Suchfunktion finden, … was aber benötigt man noch, was nicht, und was gehört allein aus datenschutzrechtlichen Gründen digital vernichtet? Auch hier gelten die aufgezeigten Prinzipien:

  • innehalten,
  • gnadenlos ausmisten,
  • optimieren.

Ich empfehle, alle Dateien zu diesem Zeitpunkt (des Ordnungsdrucks oder -verlangens) in einen Ordner namens »Alt_20JJ-MM-TT« zu verschieben und bei Bedarf in die neue Struktur zu ziehen. Tja, und dann geht es los … Tabula Rasa gilt also immer noch. Und wer wissen will, wie man es früher machte oder heute noch in papiervermüllten Büros tut, ist mit diesem Buch gut beraten.

Entspanntes Aufräumen, auch digital,
Sylvia Nickel

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Eisenhower in Icons © Sylvia NiCKEL

11. Mai 2018
von Sylvia Nickel
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Präsentationen: Zeitfresser Powerpoint6 Minuten Lesezeit

Powerpoint ist seit 1987 im Einsatz bei Meetings und Vorträgen. Laut Meinald Thielsch sollen sogar 96 Prozent aller digitalen Vorträge Powerpointfolien enthalten (Nowroth 2016). Die Vorträge sind häufig Bulettpointschlachten. Das Füllen der vorgegebenen Listenpunkte ist auch einfach. Aber nicht nur, dass es langweilig ist: es verführt zum Ablesen durch den Vortragenden, weshalb in gut meetenden Kreisen gerne von »betreutem Lesen« gesprochen wird, wenn es um Powerpointschlachten geht.

So viel Zeit wird in Powerpoint investiert

Laut den Ergebnissen des Marktforschungsinstitutes Innofact verwenden die Befragten rund 2,32 Stunden, um eine Präsentation mit Powerpoint zu erstellen. Hochschulabsolventen tendieren zu mehr: 53,2 % geben an, mehr als vier Stunden für die Anfertigung der Powerpointpräsentation zu benötigen (Schareika 2018).

Man stelle sich vor, dass nur eine Präsentation in der Arbeitswoche erstellt wird; schnell sind es 46 Wochen x 2,32 Stunden, also 106,72 Stunden im Jahr. Aber nicht nur das. Die durchschnittliche Präsentationszeit auf einem Meeting dürfte zwischen 25 und 45 Minuten liegen. Nebst Konzeption fließen in die Präsentation also bis zum das Fünffachen an Arbeitszeit ein. Ich lade Dich ein, für Deine nächste Präsentation darüber nachzudenken:

Sicher, die investierte Zeit ist abhängig von Publikum und Ziel der Präsentation. Doch im schnöden Büroalltag geht es doch meist um Dinge wie:

  • Zahlen(veränderungen) präsentieren,
  • Argumente abwägen,
  • Regeln visualisieren bzw. erklären,
  • (veränderte) Abläufe erläutern.

Da hilft es auch nicht, die SmartArt-Grafik-Vorlagen (wir kennen sie mittlerweile alle – gähn!) um weitere Elemente und in einem Schriftgrad von 16 oder kleiner zu verwenden. So passiert nur eines: es wird unübersichtlich und nicht lesbar.

Vor Jahren berichtete mir eine Teilnehmerin in einem Präsentationsworkshop, dass in ihrem Unternehmen Powerpoint mit maximal Schriftgrad 16 gefordert wird, damit auch schön viel auf die Übersichten passt. Die Lösung: detaillierte Folie als Handout (gerne auch im Anschluss), grobe Elemente via Flipchart oder Powerpoint. Es geht in einer Präsentation doch um eines:

Die Macht des gesprochenen Wortes

Eine gute Visualisierung hat vor allem einen Zweck: die Worte – und natürlich Mimik und Gestik sowie Tonalität – zu unterstreichen. So lässt sich bei visueller Unterstützung die Präsentation auf Kernelemente reduzieren. Ein kleines Beispiel mit der Eisenhowermatrix:

  1. Variante 1: Hier steht so viel drauf, dass der Redner nichts mehr sagen muss. Dies wäre eine Material zur Weitergabe, zur Dokumentation.
    Tagesablauf mit Eisenhower © Sylvia NiCKEL
  2. Variante 2: Hier wird optisch lediglich minimal unterstützt. Die Quadrate stehen für die Felder. Das W für die Dimension »Wichtigkeit«, das D für die Dimension »Dringlichkeit«. Im Idealfall stehen auf einer Unterlage im Anschluss an eine Präsentation handschriftlich die Anmerkungen, durch den Zuhörer selbst erschaffen.
  3. Variante 3: In Zeiten von Emoticons und Icons mag eine Symbolik für eine bleibende Erinnerung sorgen, auch ohne eigene Anmerkungen des Zuhörers.
    Eisenhower in Icons © Sylvia NiCKEL

Alles, was es zur visuellen Unterstützung in diesem Fall braucht, sind vier Quadrate. That’s it. Es würden auch vier Fotos reichen, beispielsweise die einer Feuerwehr, eines gelassen am Schreibtisch arbeitenden Menschen, einer Person hinter einem großen Papierstapel und eines überfüllten Papierkorbs.

Alternativen zu Powerpoint

Wer dennoch nicht auf digitale Unterstützung verzichten will, kann auf Alternativen zurückgreifen:

  • Prezi: mit dieser Software gelingen intersessante Animationen, jenseits der Powerpointmöglichkeiten. Die gesamte Präsentation befindet sich auf einer Karte, aus welchem die einzelnen Bereiche angesteuert und eingezoomt werden. Das ist auch schon das Problem: bei vielen Zooms wird dem Publikum vielleicht schwindelig 😉
  • Mindmaps: Eine Gedankenkarte verfolgt das Ziel nicht-hierarchischer Anordnung und ist damit genau das Gegenteil der Bulletpointschlacht. Ich persönlich setze die Software XMind dann ein, wenn jenseits einer klassischen Präsentation gemeinsam ein Konzept oder eine Lösung entwickelt wird oder eine Zusammenfassung von Ergebnissen erfolgt.
  • Sway: Dieses Produkt von Microsoft setzt vor allem auf die animierte Web-Präsentation und bietet viele Vorlagen, basierend auf Deiner Storyline. Damit ist klar: Sway setzt auf visuelle Reize und nicht auf Faktenauflistung.

Sicherlich lassen sich im Bereich der digitalen Unterstützung weitere Anbieter und Lösungen finden. Wichtig ist: der Vortragende zählt. Das Präsentationsmedium sollte nur unterstützen, nicht ersetzen.

Offline-Möglichkeiten

Natürlich geht es auch ohne Strom. Das Flipchart ist der Klassiker. Nutze dicke (wirklich dicke) Stifte für wenige Worte und Buntstifte, wenn die Flipcharts koloriert vorbereitet werden. Stattys Notes oder Moderationskarten können wunderbar frei an Metaplanwänden (Stattys eigentlich überall) angeordnet und auch verschoben oder umgepinnt werden. Dies eignet sich vor allem für Abläufe und Prozesselemente. Auf der Magnetwand oder an der Wäscheleine lassen sich große Karten mit Symbolen, Abkürzungen oder Stichworten ebenfalls gut präsentieren. Der Clou an der Wäscheleine ist, dass man zwei Zuhörer aktiv einbinden kann.

Darüber hinaus bieten sich Exponate an: eine Produktprobe oder ein Stellvertreter für die Aussage. Hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Exponate lassen sich ins Publikum geben. Auch dies kann beim einen oder anderen Thema unterstützend wirken.

4 Zeitsparer in der Vorbereitungszeit

Wie lässt sich nun Zeit für die Vorbereitung einer Präsentation sparen? Hier vier Tipps:

  1. Öffne nicht die Präsentationssoftware, sondern arbeite mit Zettel und Stift. Am besten eignen sich Blanko-Karteikarten (ich nutze DIN A5 und einen dickeren Filzstift). Nutze eine Karte je Gedanke.
  2. Beginne mit der Kernaussage: Was ist Ziel Deiner Präsentation? Mit welchem Satz endet die Präsentation, mit welcher Handlungsaufforderung?
  3. Erarbeite den Zwischenschritt, Deine Argumentation – frei nach dem Motto »von A über B nach C«.
  4. Fasse Dich kurz, denn im Weniger steckt der Mehrwert. Sortiere überflüssige »ich-weiß-was«-Notizen aus.

In den wenigsten Vorträgen auf Meetings geht es darum, sein Wissen zu demonstrieren, sondern um die Mitnahme des Publikums bzw. dessen Überzeugung. Prüfe daher die Reduktion Deiner Karten. Wenn Du anschließend noch Zeit investieren willst, fertige unterstützendes Material an und übe die Präsentation in  Echtzeit (Stoppuhr nicht vergessen).

Ich wünsche Dir eine entspannte Präsentation,
Sylvia Nickel

Referenzen

  1. Maximilian Nowroth: Powerpoint nervt! Hier sind drei Alternativen, in: Wirtschaftswoche vom 25.02.2016 → zum Artikel
  2. Nora Schareika: So viel Lebenszeit vertun Angestellte mit Powerpoint, in: Wirtschaftswoche online vom 03.05.2018 → zum Artikel
  3. Prezi Presentations → zum Anbieter
  4. XMind → zum Anbieter
  5. Sway → zum Anbieter

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Gesetz der Hand (c) Sylvia Nickel | 2nc.de

4. Mai 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

3 Zeit-Quickies für Dich3 Minuten Lesezeit

Zeit-Quickies für Ungeduldige: Wenn Du schnell Zeit aus dem Quadtranten der Täuschung oder gar der Verschwendung zurück gewinnen willst, helfen Dir diese Tipps.

Mein letzter Beirag befasste sich mit der Sofortness und damit mit fehlender Geduld. Aber für viele ist es ein (langer) Weg dahin. Daher habe ich heute drei Tipps für Dich mit direkt spürbarem Erfolg. Denn der Mensch merkt sich 7±2 Dinge. Unter Stress, Ablenkung und Unterbrechung noch weniger.

#1: Zeit und Nutzen abwägen

Wer seine Prioritäten kennt, kann Zeit und Nutzen abwägen. Prior sind Aktivitäten, die Dich in Deiner Rolle in der Organisation nach vor bringen, ob am heutigen Tag und für direkte Leistungsprozesse oder strategisch. Daher werden sie auch High Value Activities genannt. Typische Zeitfresser mit wenig Nutzen im Tagesablauf sind beispielsweise schlecht vorbereitete oder/und durchgeführte Meetings, Routineaufgaben, die anders effizienter gestaltet werden können, oder die Vielzahl an Könnte- und Perfektionismus-Aufgaben. Streiche derartige Aktivitäten von Deiner Tagesliste. Sie wird sofort kompakt und übersichtlich und ich bin mir sicher, dass nicht mehr als fünf Punkte darauf verbleiben.

#2: Aufgabe beenden

Schöne neue vernetzte Welt. An jeder Ecke schreit eine vermeintlich interessante Information. Minimiere daher eigene und fremde Ablenkungen; gehe auf Informationsdiät, für die nächste Aktivität. Danach kannst Du sehen, ob eine neue E-Mail im Eingang ist oder eine Nachricht im Messenger. Bearbeite Sie dann auch, sonst befasst Du Dich mehrmals damit. Beende eine Aktivität, bevor Du die nächste beginnst. Denn ein Multitasking gibt es nicht. Es ist vielmehr Abfolge von Unterbrechungen.

#3 : »Nein« sagen

Wer seine Priorität verfolgt, der muss auch »nein« sagen, denn jede Entscheidung für eine Aktivität ist eine gegen andere Aktivitäten. Verfahre bei ungeduldigen Mitmenschen nach dem Ticket-Prinzip: Nein, nicht jetzt, sondern in … Minuten. Vielleicht kann diese auch jemand anders besser, gehört also nicht zu #1. Dann heißt es: »nein, nicht ich ich, sondern …«.

Was ist heute Deine wichtige Tagesaufgabe? Schalte Ablenkungen aus, verhindere Unterbrechungen:

Just do it & N.JOY your work 🙂

de-stress yourself © Sylvia NiCKEL

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Eine fokussierte Zeit,
Sylvia Nickel

 

 

 

Geduld © Sylvia NiCKEL

27. April 2018
von Sylvia Nickel
2 Kommentare

Sofortness – Folgen der Schnellsucht6 Minuten Lesezeit

Der Österreicher Peter Glaser kreierte das Wort »Sofortness« 2007 in einem Artikel für für die Zeitschrift Technology Review»Früher war alles später«, titelt neun Jahre später Manfred Spitzer und ich ergänze »und heute ist alles sofort«. Dass dieser Wunsch, alles sofort haben zu wollen, eine dunkle Seite hat, darum geht es in diesem Artikel.

»Jetzt« ist manchmal gerade schnell genug

Das kennen wir vom Online-Kauf und unserer Ungeduld in manch anderer Lebenslage. Doch während die Logistikbranche unter der Sofortness sichtbar leidet, hat sich dieses Phänomen still und heimlich in Deinen Arbeitsalltag eingeschlichen. Erkenne Sofortness und stelle sie ab.

Der deutsche Schlagerstar Gitte Haenning besang bereits 1982 »Ich will alles und zwar sofort«. Niemand hätte damals gedacht, dass genau diese Sucht zwei Jahrzehnte später die digitale Gesellschaft beherrscht. Du bist im Online Shop und entscheidest Dich für ein E-Book, Klick und Download, sofort. Du hast ein technisches Problem: Anruf bei der Hotline, Lösung sofort. Diese Erwartung, sofort eine Reaktion zu erhalten, zieht sich durch alle Lebensbereiche. Ab und an erhalte ich einen Anruf (mit unterdrückter Nummer) nach dem Motto »ich habe dir soeben eine E-Mail gesendet und noch keine Antwort erhalten«. Genau an diesem Punkt schlägt Sofortness um, denn der Mensch ist nicht für 24/7 – 24 Stunden Verfügbarkeit an sieben Tagen in der Woche – gemacht. Er benötigt Phasen der Entschleunigung, um in Achtsamkeit (auch im Beruf) die Dinge zu tun, sich zu erden, sich zu erholen.

Wer »Sofort« von anderen erwartet setzt voraus, dass diese nur für diesen Zweck existieren. Nicht jeder Arbeitsplatz ist aber eine Hotline und nicht jede Lösung einen Klick entfernt. Und auch wenn ich gerade an diesem Appell für mehr Geduld schreibe, so bin ich erst vor wenigen Tagen selbst auf meine gesteigerte Erwartung hereingefallen:

»Wie? Das dauert …?!?«

An meinem Fahrrad kam ich mit der Einstellung der Gangschaltung nicht zurecht. »Da muss ein Fachmann ran« dachte ich und rief den nächsten Fahrradmechaniker an. Ich dachte, dass ein Profi bestimmt nicht lange benötigt, dass ich vorbei fahre, vielleicht zwanzig Minuten warte, zahle und mein Problem gelöst ist. Pustekuchen!

»Zurzeit haben wir eine Woche Vorlauf« meinte der Mechaniker und ich dachte »wie?!?«. Ein zweiter Gedanke schlich in mir hoch: wenn es dauert, wird es wahrscheinlich auch noch teuer. Aber alleine habe ich das Problem nicht gelöst. Also, ab auf das Fahrrad und hin zum Fachmann. Auf der Fahrt dorthin schmunzelte ich innerlich über meine Erwartungshaltung: sofort. Ausgerechnet ich, die dauernd Gelassenheit und Geduld verkündet … 🙂

Ich habe mit dem Inhaber darüber gesprochen: dass ich es durchaus sinnvoll finde, den Betrieb für die Mittagspause (zwei Stunden) zu schließen und auf kein »sofort« einzugehen. Denn mal ehrlich: wer stirbt, wenn das Fahrrad erst später einsatzbereit ist? Für die ernsthaft dringenden Fälle wird dieser Betrieb ohnehin eine smarte Lösung finden, oder?!?

Entspannt warte ich nun auf den nächsten Mittwoch. Denn dann hole ich das Fahrrad ab. – Was hättest Du gemacht? Mehrere Betriebe angerufen, um denjenigen zu finden, der sofort Dein Problem löst?

Was die Schnellsucht mit Dir macht

»Jetzt, sofort, alles, immer und überall« – die Ubiquität von Menschen, Informationen, Dingen und Prozessen hat negative Folgen: kein Abwägen, kein Überlegen auf der Seite der Erwartenden und totale Fremdbestimmung, Arbeitsunterbrechungen oder gar Multitasking auf der Seite der Liefernden. Und das sind die Folgen:

  1. Mit der Erwartungshaltung »sofort« erhöhst Du die Schlagzahl, den Stress – für Dich selbst und für andere.
  2. Wer sich selbst und anderen keine Zeit für ein Nachdenken, Reflexion und mentale Verarbeitung lässt, fordert Flüchtigkeitsfehler und Qualitätsmängel nahezu heraus.
  3. Im Multitaskingmodus nimmt das Hirn tatsächlich Schaden. Die Vergesslichkeit nimmt zu, denn jeder Versuch des Multitasking ist eine Abfolge von Unterbrechungen.
  4. Dauerhafte Höchstleistung im verzweifelten Versuch, alles sofort zu erledigen, raubt dem Körper die Energie, der Seele den Lebenssinn und dem Geist die Konzentration: Burnout (trotz aller Richtlinien zum Gesundheitsschutz)

Echtzeit ist für die Maschinen, das Internet der Dinge, nicht für den Menschen gemacht. Schalte innerlich von Maschine auf Mensch, damit nicht Deine Biografie einmal lautet: »Ich war ein Roboter«. 😉

Sofortness mit Gelassenheit begegnen

Entschleunigung ist das Zauberwort gegen die Forderung »real time«, alles in Echtzeit erledigt haben zu wollen. Und mit diesen Methoden funktioniert es:

  1. Die einfachste Methode, sich zu entschleunigen, ist die Frage »muss es gerade JETZT sein?«. So wie der kleine Zettel mit der Erinnerung »willst du das wirklich kaufen?« in der Geldbörse den einen oder anderen Kaufrausch bremst, hilft dieser einfache Reminder. Es ist übrigens eine der vier Entlastungsfragen zugleich.
  2. Übungen in Achtsamkeit entschleunigen nicht nur, sondern sind auf für das Gehirn sehr gut. 30 Minuten täglich konzentriert auf eine Aufgabe lässt messbar mehr Zellen schon nach acht Wochen entstehen.
  3. Slow Food und bewusste Pausen sind das Gegenstück zum Multitasking. Bei diesem Slow Making gilt es, nur eines zu tun: Monotasking.
  4. Unplugged: Stille und Natur genießen, ohne Smartphone und Musik fördert die Erdung, die Wahrnehmung dessen, was ist und den Genuss des einzigen Moments, in dem wir leben: dem Jetzt. Für Städter gibt es keine Ausrede. Parks und Wiesen gibt es überall. Man muss sie nur finden wollen.
  5. Gemeinsame und persönliche Aktivitäten ohne Ablenkung durch Medien, also echte Gespräche und weder Telefonate noch Chats entschleunigen und sind stets Übungen in aktivem Zuhören.

de-stress yourself © Sylvia NiCKEL

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Ich wünsche Dir eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel

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Mikromanager © Sylvia NiCKEL

13. April 2018
von Sylvia Nickel
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Verzettelus Morbitus im Team: erkenne den Mikromanager2 Minuten Lesezeit

Wer sich zu sehr um das Detail kümmert, sich verzettelt, verliert den Blick für’s Ganze. Das sagt man dem Mikromanager nach. Dabei ist der Verzettelus Morbitus nicht nur Führungskräften vorbehalten. Auch im Team fällt es schwer, andere die Entwicklung des eigenen »Babies« zu überlassen. Die Folge: der Mikromanager schmeißt Sand ins Produktivitätsgetriebe anderer und erzeugt unnötig Stress. Hier einige Anhaltspunkte für Mikromanagement.

Bist Du ein Mikromanager?

Als Mikromanagement bezeichnet man das Management der Details statt des großen Ganzen. Und dies bezieht sich vor allem auf die ureigensten Aufgaben anderer im Team. Du erkennst Mikromanagement an folgenden Verhaltensweisen: Weiterlesen →

EisenhowerApps © Sylvia NiCKEL

6. April 2018
von Sylvia Nickel
3 Kommentare

Eisenhower VIII: Methodische und technische Unterstützung6 Minuten Lesezeit

Das neue Zeitmanagement: eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«Teil II analysiert dieStandardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten, während Teil V dem Tagesrhythmus gilt. Teil VI befasste sich mit der Optimierung. In Teil VII prüften wir Eisenhower auf die Anforderungen des neuen Zeitmanagements. In diesem letzten Teil steht die methodisch-technische Unterstützung im Mittelpunkt.

Prioritäten und Aufgabenlisten

Das Eisenhower-Prinzip hilft insbesondere bei der Priorisierung der Aufgabe, und zwar

  1. bei der Aufgabeneingang und
  2. bei der Entscheidung, welche die nächste wichtige Aufgabe ist.

Der dynamische Arbeitsalltag sieht kein sukzessives Abarbeiten aller einmal aufgelisteten Aufgaben vor, denn einige verlieren im Zeitablauf an Bedeutung, andere werden überflüssig und wieder andere sind aufgrund der geänderten Umstände wichtiger als zuvor. Dies zeigte das große Missverständnis um den Workflow. Aufgabenlisten sind daher stets Instrumente der Selbstführung, jedoch kein Arbeitsdiktat.

Die manuelle Tagesliste

Die einfachste Methode ist, die wesentlichen drei, maximal fünf Aufgaben für den nächsten Tag zu notieren, wie etwa beim Bullet Journaling. Alle anderen Aufgaben gehören auf andere Listen oder Einzelvermerke. Dies hat einen psychologischen Sinn, denn alles, was wir sehen, löst bewusste und unbewusste Denkprozesse aus. Wenn wir wiederholt auf die Aufgabe schauen, die erst in vier Wochen fällig ist, wird diese deshalb kein Stück weiter bearbeitet. Im Gegenteil: es erzeugt Stress, ganz automatisch unterbewusst, denn unser Unterbewusstsein will uns ja vor Gefahren warnen. Diese Arbeitsgefahr verarbeitet es und setzt das Überlebensprogramm namens Stress in Gang.

Alternativ zur Liste ist die Lösung kleiner DIN A7-Karteikarten schön. Diese lassen sich einfach zusammenklammern oder man schafft sich gleich die Mind Papers samt Mäppchen an. Insbesondere für haptisch Orientierte ist dies eine gute Methode, ohne in der Zettelwirtschaft zu landen und sich buchstäblich zu verzetteln.

Für welche Methode, welches Programm oder App Du Dich auch immer entscheidest: nutze die Ansicht »heute« oder »Tagesliste« für den Tag. Schaue nur beim Einpflegen neuer Aufgaben auf die Gesamtliste. So kannst Du abschätzen, wann Du Dir die notwendige Zeit nehmen willst und gegebenenfalls eine Erinnerung für die Aufgabenbearbeitung einrichten.

Digitale Helferlein

Die Tagesliste ist eine der Anforderungen an Apps oder Software. Die Tagesliste ist wesentlich beim Aufgabenmanagement. Diese wird bei vielen Programm bzw. Apps geboten.EisenhowerApps © Sylvia NiCKEL

  • Microsoft Outlook verfügt über detaillierte Ansichtsmodi und ist ein sehr ausgeklügeltes Aufgabenmanagement. Allerdings ist die Notebook-/PC-Variante auch optisch ein Dinosaurier und mag Dir von daher nicht zusagen.
  • Microsoft To-Do ist die abgespeckte und sehr smartphone-geschmeidige Variante des Dinausaurieres unter den Aufgabenmanagementprogrammen. Ich habe Microsoft To-Do hier rezensiert.
  • Todoist ist optisch und funktional mit Microsoft To-Do vergleichbar, bietet jedoch einige Verfeinerungen und – im Gegensatz zu Microsoft To-Do – ein Outlook-Plugin.
  • Wunderlist gilt als Pendant zum Todoist und ist durch die vorinstallierten Icons sehr grafisch orientiert.
  • Trello bietet noch mehr, insbesondere kollaborative Optionen, wodurch ein Workflow im Team abgebildet werden kann. Letzteres kann im Prinzip auch der Dinosaurier Outlook Aufgaben, jedoch kennt dieser standardmäßig nur die Einstellung »Aufgabe fertig gestellt«; mit ein paar Tricks lassen sich auch Zwischenstufen delegierter Aufgaben melden bzw. einpflegen.
  • Asana ist ebenfalls auf Teamwork ausgelegt und verfügt über eine Statusberichtintegration.
  • Eisenhower.me und My Effectiveness greifen auch optisch die vier Felder der gleichnamigen Matrix auf. Ich habe my Effectiveness im Test gehabt; meine Erfahrung kannst Du hier nachlesen.

Welches Deine App wird hängt von Deinen Bedürfnissen und auch von Deinem Geschmack ab. Die App muss Dir gefallen wie dem Fisch der Köder. Mein Tipp: beschäftige Dich mehrere Tage testweise mit der (zunächst) gewählten App. Teste diese auf Notebook/PC, Tablet und Smartphone, ohne direkt konsequent umzusteigen. Und bitte: notiere nicht im Enthusiasmus alle Nice-to-Do in der neuen App 🙂

Eisenhower-Webinar © Sylvia NiCKELDieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Dies war der letzte Teil der kleinen Serie zum Eisenhower-Prinzip. Hat sie Dir gefallen? Hinterlasse einfach einen Kommentar unter diesem Beitrag. Danke und entspanntes Arbeiten an den wichtigen Aufgaben,
Sylvia Nickel

~~~ Alle Artikel dieser Serie ~~~

  1. Eisenhower I: über Dringlichkeit und Wichtigkeit
  2. Eisenhower II: die Standardempfehlungen
  3. Eisenhower III: das große Missverständnis »Workflow«
  4. Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten setzen
  5. Eisenhower V: Tagesablauf einrichten
  6. Eisenhower VI: Optimierungen erkennen
  7. Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement
  8. Eisenhower VIII: methodische und technische Unterstützung des Prinzips

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Die perfekte To-Do-Liste © Sylvia NiCKEL

30. März 2018
von Sylvia Nickel
2 Kommentare

5 Tipps für weniger To-Do7 Minuten Lesezeit

Wenn in den Aufgaben mehr Zeit steckt als der Tag Stunden hat, dann darf man sich zurecht fragen: »Will ich zuviel?« So identifiziert Stephan List in seinem gleichnamigen Artikel einige Anhaltspunkte für ein Zuviel. Ich kehre die Fragestellung um.

Wie Du Aufgaben richtig reduzierst

Eine Aufgabe ist eine Aufgabe, weil Sie dringend oder/und wichtig ist. Aber dies heißt nicht, dass wir alle Aufgaben selbst oder gar in dieser Form erledigen müssen. Ganz klar, David Allen packt es in diesen knackigen Satz:

Hier also die fünf Tipps für weniger To-Do. Erkenne die richtigen Aufgaben erkennen und fokussiere Dich.

#1  Prüfe Deine 2–3 »Most Important Tasks« für den Tag.

Konzentriere Dich auf zwei bis drei Aufgaben, die Dich heute am meisten voran bringen. Das mag Deine Rolle in der Organisation betreffen oder gar direkt mit Umsatz, Absatz oder Einkommen zusammenhängen. Es sind die sogenannten »High Value-Added Tasks« oder »High-Value Activities«. Sie verfügen über einen hohen Wertbeitrag für Dein Ziel (in Deiner Rolle in der Organisation). Zugleich sollten diese Aufgaben zu jenen gehören, die Du gut beherrschst. Suche Dir gegebenenfalls für die anderen Aufgaben Spezialisten, die es besser können. Dies ist nicht immer möglich, aber die Aufgabe(n) mit hohem Erfolgsbeitrag, die Du am besten beherrschst, gehören ganz klar nach oben auf die Tagesliste. bearbeite Sie zuerst.

#2  Trenne Dich von Aufgaben

Nicht jede Aufgabe in Deinem Aufgabenmanagementsystem oder auf Deiner Aufgabenliste musst Du selbst erledigen. Prüfe, ob andere diese besser können. Vielleicht verfügen andere über bessere Fähigkeiten oder die besseren Kenntnisse? Oder vielleicht halten Dich diese Aufgaben – meist aus dem Quadranten der Dringlichkeit und Nicht-Wichtigkeit – von wichtigeren ab? In der Ökonomie kennen wir das Prinzip der Funktionenverlagerung. Man kann Funktionen an vor- und nachgelagerte Prozessschritte delegieren oder durch Rationalisierung überflüssig machen. Denke an das schwedische Möbelhaus: einer der Erfolgsfaktoren ist es, dass Kunden die Möbel selbst aufbauen. Das Möbelhaus kann sich so auf seine Kernkompetenzen (Sortimentsbildung, Logistik, Präsentation) konzentrieren.

#3  Erkenne Nice-to-do-Aufgaben

Ganz besondere Kandidaten sind die Aufgaben, die das ganze schöner, ja nahezu perfekt machen. Perfektion wird jedoch selten verlangt, sondern eher »erledigt«. To-Do-Listen sind häufig voll von diesen »Schön wäre es«-Aufgaben. Es ist auch kein Fehler, sich über die Perfesktion Gedanken zu machen. Diese Aufgaben gehören auf die Nice-To-Liste und nicht auf die Tages- oder Wochenliste. Prüfe Deine Aufgaben auf den Nice-To-Faktor und verschiebe Sie in einen anderen Ordnern, auf eine andere Liste. Ich persönlich habe in 25 Berufsjahren nie wieder eine Aufgabe angepackt, die auf Nice-to gelandet ist. Dies ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass mir Zeit und Energie fehlten auf die offensichtlich nicht wichtigen Dinge noch einen Blick zu werfen. 🙂

#4  Vereinfache Aufgaben

Dies gilt vor allem für Routinen, also wiederkehrende Aufgaben. Denn was, Du hier durch einmalige Überlegung sparst, erntest Du mehrfach in der Folgezeit. Vereinfache Aufgaben durch Stapelverarbeitung, Delegation, Automatisierung oder Digitalisierung.

Die schwächste, dennoch wirkungsvolle Form der Vereinfachung ist die Stapelverarbeitung: lege gleichgeartete Aufgaben hintereinander in ein festes Zeitfenster. Die Delegation ist nicht ausschließlich von der Weisungsbefugnis der Rolle in einer Organisation abgängig; dennoch bleibst Du bei Delegation »Process Owner«. Hier gilt nicht »aus den Augen – aus dem Sinn«. 😉
Die Automatisierung verlagert manuelle Vorgänge auf computergestützte. Der Autoresponder ist ein einfaches Beispiel für Automatisierung. Die Office-Programme bieten zahlreiche Möglichkeiten der Automatisierung und Arbeitserleichterung, beispielsweise durch Shortcuts oder Schnellbausteine. Es lohnt, ein wenige Zeit in die Hilfefunktion zu investieren. Damit befindest Du Dich an der Schnittstelle zur vierten Möglichkeit: gerade die Digitalisierung bietet einen willkommenen Anlass neue Instrumente zu entdecken wie beispielsweise Microsoft Flow oder IFTTT (»if this than that«): mit diesen Tools kannst Du Aktivitäten aus verschiedenen Programmen verknüpfen.

#5  Behalte die Tagesaufgaben im Blick

Weniger ist mehr – auch bei der Aufgabenliste. Definiere 2–3 »Must-« und maximal 10 »Should-Aufgaben« für den Tag. Nutze dafür die Funktion »Heute« oder »Tagesliste« in Deiner To-Do-App oder notiere diese Aufgaben auf einen Zettel oder in Deinem Generalbuch.
Ziehe abends Bilanz und übertrage die nicht erledigten Should-Aufgaben auf den nächsten Tag, ein anderes Zeitfenster oder verabschiede Dich auch von diesen.

Ich hoffe, Deine Aufgabeliste ist jetzt schon schlagartig kleiner. Es gilt:

 

Microsoft Outlook Aufgaben-Kurs © Sylvia NiCKELKurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit Deiner Liste verbringen und dennoch mehr erreichen.  Mehr erfahren …

Die perfekte To-Do-Liste © Sylvia NiCKELVideolektion ♦ Die perfekte To-Do-Liste

Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars die perfekte TDL. Die Videolektion findest du hier. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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Tagesablauf mit Eisenhower © Sylvia NiCKEL

23. März 2018
von Sylvia Nickel
2 Kommentare

Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement6 Minuten Lesezeit

Das neue Zeitmanagement: eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten, während Teil V dem Tagesrhythmus gilt. Teil VI befasste sich mit der Optimierung. In diesem Teil VII prüfen wir Eisenhower auf die Anforderungen des neuen Zeitmanagements.

Das neue Zeitmanagement: Flexibilität für alle Fälle

»Eisenhower? – Das mag für den Arbeitsplatz aus dem vergangenen Jahrhundert gelten (…)« – Ist dies auch Dein Gedanke? Dann wird es Zeit, die Zeitlosigkeit dieses Prinzips der Selbstführung zu erkennen. Weiterlesen →

Digitaler Frühjahrsputz © Sylvia NiCKEL

20. März 2018
von Sylvia Nickel
1 Kommentar

Digitaler Frühjahrsputz5 Minuten Lesezeit

Angeregt durch Stephan List möchte ich die Liste zum digitalen Frühjahrsputz ergänzen und nach Themen bzw. Orten sortieren. Heute ist Frühlingsbeginn; ein willkommener Anlass für den gleichnamigen Putz. Es tut auch nicht weh und dauert nur wenige Minuten.

Der digitale Frühjahrsputz in 4 Bereichen

1. Mailbox

Wie viel digitaler Müller sammelt sich in der Inbox? Häufig ist uns dies nicht bewusst. Also ran an den Frühjahrsputz:

  • Uninteressante Newsletter abmelden. Für Newsletter, Registrierungen und dergleichen lohnt sich ohnehin die Einrichtung einer zweiten E-Mail-Adresse, die Du nicht zur Korrespondenz nutzt. Diese Mailbox kannst Du bei Bedarf besuchen, und zwar dann, wenn Du Zeit und Lust hast, das Informationsangebot zu durchstöbern. Alternativ lassen sich Newsletter per Regel in einen separaten Ordner automatisch umleiten.
  • Einen Newsreader einrichten. Für Blogs empfiehlt sich die Einrichtung eines RSS- oder News-Readers. Hier kannst Du mehrere Blogs und auch die Feeds von digitalen Zeitschriften.
  • Leite E-Mails, in welchen Du im CC oder im BC genannt bist, per Regel automatisch in einen separaten Ordner, denn diese E-Mails erreichen Dich zur Kenntnisnahme und enthalten keinen Workload. So kannst Du diese zielgereichtet in Deinem Zeitfenster namens Information lesen und archiveren oder löschen.
  • Stelle die E-Mail-Benachrichtigung aus, denn diese unterbricht Dich immer bei irgendetwas. Für echte Feuerwehreinsätze kommt auch heutzutage der »Premiumkanal« zum Einsatz: das Telefon. Selbstverständlich solltest Du in Deine E-Mails schauen: dann, wenn Du es willst.

Du wirst konzentrierter und mit weniger Unterbrechungen arbeiten. Dein Gehirn wird es Dir danken.

2. Soziale Netzwerke/Medien

Ob Facebook, Instagram, Pinterest, Google+, Linkedin oder XING: soziale Medien sind der Treiber für Ablenkung und Zeitfresser schlechthin. Prüfe also, ob Du die Zügel in der Hand hast.

  • Deaktiviere Push-Nachrichten und E-Mail-Benachrichtigungen. So bleibst Du Herr der Informationslage und Deiner Zeitsteuerung statt Dich von den Medien ablenken oder gar nervös machen zu lassen.
  • Beende das Abonnement bei Kontakten mit nervigen »News«. Es gilt: was Dich nervt, solltest Du entfernen, ob Katzenbilder, TGIF-Postings, Aufrufe zu Petitionen oder Selbstbeweihräucherungen – entscheide selbst, was Du sehen willst.
  • Entferne den News- bzw. Abo-Haken auf Fanpages, die Du jemandem zum Gefallen geliked hast, Dich jedoch nicht interessieren.
  • Entferne den Abo-Haken zu den News oder verlasse Gruppen, die Dich nicht interessieren bzw. keinen Nutzen für Dich haben.

Dein Stream wird leerer sein und Du wirst weniger das Gefühl haben, etwas verpasst zu haben, wenn Du Dich in Deine sozialen Netzwerke einklinkst: de-stress yourself 🙂

3. Smartphone

Folgende Reinigungstipps gelten selbstverständlich auch für das Tablet.

  • Lösche nicht benötigte und doppelte Telefonnummern. Insbesondere beim Wechsel des Smartphones werden trotz Cloud-Synchronisation manche Kontaktdaten gedoppelt. Hier schleichen sich im Zeitablauf auch noch Fehler ein, beispielsweise, wenn Dein Kontakt die Telefonnummer gewechselt hat.
  • Prüfe über »Einstellungen –> Apps«, welche Apps zurzeit Speicher belegen, und entscheide Dich bewusst, die eine oder andere, nicht benötigte App zu stoppen oder zu deaktivieren bzw. zu entfernen. Was Du sechs Monate nicht genutzt hast, wirst Du vermutlich auch morgen nicht benötigen. Jede App belegt Speicher und fragt unter Umständen Standort oder anderes Nutzerverhalten ab. Es gilt wieder einmal: weniger ist Mehrwert. – Ich verfahre beispielsweise so mit den durchaus zeitweise genutzten Apps 7Weeks und RescueTime: in Zeiten, in welchen ich diese nicht benötige, entferne ich sie vom Smartphone.
  • Entferne alte Fotos und entscheide Dich für einige wenige, die Du auf dem Smartphone mitführen willst. Deine Speicherkarte oder der feste Speicher werden es Dir danken.
  • Leere Chat-Verläufe von Messengern. Du kannst Dir die Konversation zuvor bei den meisten Messengern per E-Mail senden.
  • Nutze einen Cleaner für Dein Smartphone. Nicht mehr benötigte Dateifragmente und mittlerweile ungültige Registrierungen durch Updates werden ebenso entfernt wie doppelte oder unscharfe Fotos. Ich arbeite zur Reinigung meines Android-Smartphone mit dem AVG Cleaner.
  • Führe einen Neustart nach abgeschlossenem Frühjahrsputz durch.

Aufgeräumt und geputzt wird Dein Smartphone oder Tablet weniger Energie benötigen und schneller arbeiten.

4. Dateien

Was für Smartphone und Tablet gilt, dient auch Deinem Notebook oder PC.

  • Aufräumen des Desktop. Der digitale Schreibtisch sollte ebenso sauber sein wie der reale. Entferne alle nicht benötigten Dateien und Verknüpfungen und erhalte so den Überblick.
  • Du bist Dir unsicher? Verschiebe die Daten vom Desktop in die Cloud oder ein anderes Verzeichnis. Erstelle eine Desktopverknüpfung mit der Bezeichnung »alter Desktop JJ-MM TT«  oder ähnlich.
  • Aufräumen von Cloud, HDD und Sicherungsmedien.
  • Setze Putzprogramme wie CCleaner ein. Sie beseitigen Fehleinträge in der Registry, die häufig durch Updates entstehen. Außerdem leeren sie den Cache und bieten zusätzliche Reinigungsfunktionen.
  • Lass Notebook oder PC regelmäßig vom Profi reinigen, und zwar physisch. Staub lässt Lüfter laut werden und schneller altern. Eine professionelle Reinigung kostet wenige Euro (unter 100) und verlängert die Lebenszeit Deines elektronischen Freundes.

Dein Rechner wird schneller arbeiten und vielleicht sogar weniger Energie benötigen.

Echtes Archiv

Auch wenn die Cloud viel Speicherplatz bietet: was benötigst Du wirklich? Die Hausarbeit aus dem Studium, das schon zehn Jahre zurück liegt? Räume physisch nicht benötigte Dateien auf ein Sicherungslaufwerk oder zumindest in ein Verzeichnis namens »Archiv«. Am realen Schreibtisch sollten Akten nur aus laufenden Vorgängen und maximal aus dem vergangenen Geschäftsjahr lagern. Wie sieht es mit Deinen Dateien aus?

Weniger Dateien bieten mehr  Überblick und fördern somit den Fokus auf das Wesentliche.

Digitale Putzaktion mit Langzeiteffekt

Führe diesen Putz regelmäßig durch, vielleicht zu Beginn jeder Jahreszeit. Wenn Du Dir unsicher bist, ob die Dateien oder Kontaktdaten usw. noch benötigt werden, dann lege einen Ordner »Alt-JJJJ-MM« an und verschiebe den digitalen Müll dahin. Alles, was Du länger als ein Jahr nicht mehr benötigst, kannst Du getrost entsorgen, – genauso wie im Kleiderschrank und an anderen Orten. 🙂

Ich wünsche Dir einen erfolgreichen digitalen Frühjahrsputz,
Sylvia Nickel

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de-stress yourself © Sylvia NiCKEL

16. März 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Aktiver Gesundheitsschutz nach ISO 45001 im Büro 4.15 Minuten Lesezeit

Dieser Tage tritt die ISO 45001 »Arbeitsschutzmanagementsysteme – Anforderungen mit Anwendungshinweisen« in Kraft. Sie ersetzt die OHSAS 18001 (Occupational health and safety management systems) und ist in Kürze auch in der deutschen Übersetzung erhältlich. – Doch was bringt diese Norm und was haben Selbstführung und  Arbeitsorganisation damit zu tun?

Gesundheitsschutz nach ISO 45001

Arbeitsschutzmanagementsysteme (AMS) sind seit den 1990er Jahren stark verbreitet und werden in das Qualitätsmanagementsystem integriert. Die Regelungen kommen nicht vor ungefähr. Schließlich sind hierzulande die Berufsgenossenschaften an möglichst wenig Schadensfällen interessiert. Daher sind Unternehmen bereits durch die Berufsgenossenschaften verpflichtet, Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen zu dokumentieren, und zwar ab dem ersten Mitarbeiter.

Beim Begriff »Arbeits- und Gesundheitsschutz« denkt man zunächst an die Industrie und das produzierende Gewerbe, an Gefahr für Leib und Leben durch Unachtsamkeit, Unwissenheit oder fehlende Schutzmaßnahmen bei der Bedienung von Produktionsmaschinen. Doch der heutige Begriff geht weit darüber hinaus, wie die Initiative »Antistress-Verordnung« durch die IG Metall im Jahr 2012 zeigt: es geht neben Ergonomie auch um psychische Belastungen.

Einige Auszüge aus den Neuerungen entnehme ich dem Fachartikel „Neue ISO 45001“:

  • Nicht nur Risiken sind zu beurteilen, sondern auch Chancen sollen identifiziert und gefördert werden. Diese wird interessant bei mehr selbstbestimmter Arbeit(-szeit) wie etwa im Homeoffice oder im Working Space.
  • Auch psychische Gefährdungen durch Lärm, Stress, unklare Abläufe sind zu identifizieren und zu beurteilen.
  • Die Chancen sind zu beurteilen, die sich aus der Anpassung der Arbeit, der Arbeitsorganisationen oder der Arbeitsumgebung an die Beschäftigen ergeben. Diese Empfehlung greift proaktiv die zu erwartenden Änderungen durch Digitalisierung und Demografie auf.
  • Im Zentrum steht die Bewussteinbildung über die Gefährdungspotenziale. Diese geht weit über Schulungen und Gefährdungsbeurteilungen hinaus. »Arbeite (dich) gesund« wird damit ein wichtiges Ziel in der Mitarbeiterführung, hoffentlich auch für Mitarbeiter mit Führungsverantwortung.
  • Alle Prozesse im Unternehmen werden aus der Perspektive des Arbeits- und Gesundheitsschutzes betrachtet.

Somit rückt auch die »schnöde« Büroarbeit für Kopfarbeiter in den Mittelpunkt der Analysen. Was heißt das für Dich, vielleicht auch als Solopreneuer? Achte auf Deine Gesundheit. Hier ein paar Tipps.

5 Tipps für Deine Gesundheit im Büro 4.1 und beim New Work

  1. Monotasking: konzentriere Dich auf eine Tätigkeit, eine Aufgabe; die die jetzt wichtig ist. Dies bedeutet eine hohe Disziplin, was Unterbrechungen und Ablenkungen angeht. Doch um im flexibel die Prioritäten im Tagesverlauf anpasen zu können, empfiehlt sich die Salamitaktik oder Pomodorotechnik:
  2. Zeitintervalle (Pomodori): gestalte Deine Aufgaben so, dass Du diese nach einer kurzen, festen Zeitspanne nicht nur unterbrechen, sondern den weiteren Teil auf ein anderes Zeitfenster verschieben kannst. So bleibst Du flexibel gegenüber neuen Aufgaben, die beispielsweise jetzt wichtig und wichtig sind. Ich arbeite übrigens gerne mit Zeitintervallen von 20 und 45 Minuten und gehe – wenn es geht – auf Flugmodus an allen Kommunikationskanälen, um Unterbrechungen zu vermeiden. Denn diese kosten mehr Kraft als die bloßen zwei Minuten. In der Regel benötigt man 20 Minuten für den nächsten Anlauf. Danach gönne ich mir aber folgendes:
  3. Bewegungspausen: nach einer Arbeitsphase strecke und recke ich mich. In größeren Pausen geht es an die Luft. In kleineren hole ich ein neues Mineralwasser, räume etwas weg oder suche durch Übungen gezielte Entlastung für Rücken, Nacken und die Handgelenke. Auch ein Blick nach Draußen oder in die Ferne sorgt für Entspannung, nicht nur der Augen. Dann geht es wieder ran, aber mit …
  4. Ergonomie: passe Bildschirm, Sitzhöhe usw. an Deinen Körper an. Die Beine sollten bei einem Schreibtischstuhl beispielsweise im rechten Winkel zur Sitzfläche sein. Der Bildschirm gehört auf Augenhöhe und nicht als Notebook auf den Schoß. Wer die Möglichkeit hat, die Sitzmöbel oder gar die Schreibtischhöhe zu wechseln, sollte dies auch tun, mindestens einmal in der Stunde.
  5. Reflexion: schließe den Arbeitstag mit einer Einminutenreflexion ab. Was war super und was wird demnächst besser ? Was macht den morgigen Tag zum Erfolg? Wenige Stichworte – auch nur gedanklich – genügen. Daher heiße es ja »Einminutenreflexion«.

Runde dies durch regelmäßige Bewegung an der Frischluft und gesunder Ernährung ab. Deine Resilienz wird sich stärken.

de-stress yourself © Sylvia NiCKEL

Gelassen gesund arbeiten ist Gegenstand des Erfolgsteams de-stress yourself. Zwölf Wochen für noch mehr Zeit. Mehr erfahren …

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