Weniger ist Mehrwert.

Blog | Einfach produktiv & glücklich im Büro 4.1

Inbox Zero © Sylvia NiCKEL

22. Juni 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Inbox Zero: 3 Typen, 3 Methoden6 Minuten Lesezeit

Isa Sonnenfeld berichtet in der t3n vom 15.06.2018 über ihre Methode der Inbox Zero. Aber gibt es eine Universalmethode für alle? Hier drei Varianten für verschiedene Arbeitstypen.

Warum nichts im Posteingang bleiben sollte

Der schlechteste Weg zur Inbox Zero ist es, alles im Posteingang zu belassen, auch wenn das Mail-Programm die Möglichkeit bietet, »gelesen« von »ungelesen« zu unterscheiden, Wichtigkeit und Dringlichkeit per Klick zuzuordnen und für die Adressbuchverweigerer den Fundus aller E-Mail-Kontaktadressen bietet. – Warum? Jedes Mal, wenn Du in die Inbox schaust, siehst Du auch schon die »gelesenen« Betreffzeilen.

Dein Gehirn kann nicht anders, als diese ganzen Botschaften zu verarbeiten, auch wenn Du diese auf »gelesen« gesetzt hast. Der Stressfaktor steigt, denn eine Aufgabe ist schlichtweg »Gefahr« für die eigene Zeiteinteilung. Die Amygdala (unser »Reptiliengehrin«) kommt voll auf ihre Kosten und ihr Urprogramm: fertig machen für Flucht oder Angriff, Blutdruck rauf, Verdauung einstellen, Herzfrequenz nach oben, Blut vom Hirn in die Muskulatur. Herzlichen Glückwunsch! So erreicht man mit doppeltem Stress nur 50% seiner Arbeitskapazität.  Aber es gibt noch weitere Gründe dafür, die Inbox zu leeren:

  • Kapazität: irgendwann ist auch die größte Mailbox voll. Also lieber gleich diszipliniert frei räumen statt irgendwann eine Universalentrümpelung machen zu müssen.
  • Datenschutz: Allein aus Sicht der DSGVO sollten Mails nicht ewig aufbewahrt werden. Was Du noch bis zum Projektabschluss oder aus Sicht der Finanzbuchhaltung aufbewahrst oder was Du sofort löschen kannst, sollte Dir klar sein. So entlastest Du auch das (idealerweise: automatisch erstellte) Archiv.
  • Logik: In keinem Bereich weichen viele mehr von alten Arbeitsweisen ab als bei der E-Mail. Den realen Briefpostkasten leeren wir doch auch 🙂

Posteingang bearbeiten heißt aber auch, die darin gebundenen Aktivitäten zu erledigen. Für welche der drei folgenden Varianten Du Dich entscheidest:

Inbox Zero – 3 Varianten

E-Mail xs oder Inbox Zero bedeutet, effektiv die Mailbox zu leeren, und ist allen Varianten gemeinsam. Doch sie sind abhängig vom Arbeitstyp bzw. den Möglichkeiten der Postbearbeitung aufgrund Reisetätigkeit, Homeoffice, Kollaboration usw.

Inbox Zero © Sylvia NiCKEL

#1   Automatische Vorsortierung

Je nach Projekt oder Arbeitsgebiet lassen sich eingehende E-Mails bei den meisten Mailprogrammen automatisch vorsortieren, etwa nach Absender, Betreff oder Schlagworten im Inhalt. Das ist praktisch, wenn man sich in den einzelnen Zeitfenstern gezielt mit einer bestimmte Rolle (z. B. als Koordinator des Onboardig-Programm, als Fachkraft für XY oder als Spezialist im Team Z) befassen will.

So rufst Du den Eingangsordner auf und sortierst gegebenenfalls die nicht automatisch vorsortierten E-Mails in die einzelnen Ordner oder reagierst idealerweise sofort. Im Anschluss kannst Du Dich dem jeweiligen Sortierordner widmen.

Diese Vorgehensweise ist sehr effektiv, wenn Du in vielen Projekten zeitgleich arbeitest (beispielsweise als Freelancer oder Solopreneur), und Dein Arbeitsumfeld – (Home-)Office – recht konstant ist.

#2   Auf »später« verschieben

Nicht in die Mailbox schauen, ist auch keine Lösung. Daher empfiehlt sich gerade für diejenigen, die häufig unterwegs sind, der kurze Check mit Aktion. Sortiere die Inbox in die Unterordner:

  • dringend: gleich nach dem nächsten Termin/Workload erledigen bzw. reagieren;
  • heute: auf jeden Fall vor Feierabend (re-)agieren;
  • diese Woche: heute nicht dringend, aber innerhalb der nächsten Tage;
  • später: dies ist eine unformulierte Aufgabensammlung für die nächsten Tage. Achtung: Meist ist hier richtig viel Zeit versteckt.

Eine Variante stellt Joachim Schlosser in seinem Artikel »5 Ordner genügen« vor und begründet seine Vorgehensweise: gerade unterwegs kann nicht alles bearbeitet werden. Einiges ist für später am Tage (Ordner »heute«) oder lediglich zum Lesen (Ordner »lesen«) sinnvoll. Auch hier gilt: Du benötigst ein Zeitfenster für die Bearbeitung der verschobenen Posteingänge, durch Rhythmen oder feste Termine.

#3   Sofort erledigen oder Aufgabe anlegen

Die dritte Methode beruht auf dem Eisenhower-Prinzip und erfordert – aus meiner Sicht – etwas mehr Selbstdisziplin. Entscheide beim E-Mail-Check bei jeder E-Mail in der Inbox sofort:

  1. Dringend und wichtig, dann jetzt. Nimm Dir die Zeit (häufig nur 2-5 Minuten, manchmal auch bis zu 15 Minuten), um dies endgültig und sofort zu erledigen.
  2. Wichtig, aber nicht dringend: Mache eine Aufgabe daraus und terminiere – wenn möglich – die notwendige Bearbeitungszeit.
  3. Dringend, aber nicht wichtig: diese Aufgaben solltest Du möglichst delegieren oder zumindest automatisieren.

Je mehr Du jetzt – beim Check der Inbox – erledigen kannst, desto weniger fällt Dir später auf die Füße. Eine gute Schätzung, wie viel Zeit in den verschobenen bzw. terminierten Aufgaben der To-Do-Liste gebunden ist, ist Basis eines guten Aufgabenmanagements. Dazu gehört übrigens auch der Übertrag auf die Tagesliste für morgen.

Fakt: Du brauchst Zeitfenster

Allen Methoden ist gemeinsam, dass die Bearbeitung der einzelnen Mail gegebenenfalls auf »später« verschoben wird. Und damit daraus dann auch erledigte Mails und Aufgaben werden, benötigt man:

  1. ein Aufgabenmanagement, das den Blick auf das Wichtige nicht verlieren lässt, und einen
  2. Arbeitsrhythmus, welcher die Zeitfenster zur Bearbeitung ermöglicht.

Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben © Sylvia NiCKELKurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit Deiner Aufgabenliste verbringen und dennoch mehr erreichen.  Mehr erfahren …

Ein entspanntes To-do in der Inbox – bis zum Zero,
Sylvia Nickel

~~~

Diese Artikel könnten auch interessant für Dich sein:

Digitales Arbeiten im Team © Sylvia NiCKEL

15. Juni 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Digitalisierung oder Automatisierung?4 Minuten Lesezeit

Anlässlich meines Tests von Microsoft Flow und IFTT (If this than that (dieser Tooltime-Bericht folgt) stellt sich mir die Frage, ob »Digitalisierung« nicht vielerorts mit »Automatisierung« gleichgesetzt wird. Das wäre fatal, denn dann würden wir dieselben Probleme mit ähnlichen Mitteln zu lösen versuchen, bloß auf einem anderen Level. Geht es jedoch nicht vielmehr, darum das nunmehr Unsinnige, nicht-wertschöpfende los zu lassen und stattdessen den Prozess der Wertschöpfung neu zu überdenken? Weiterlesen →

Microsoft Flow © Sylvia NiCKEL

8. Juni 2018
von Sylvia Nickel
2 Kommentare

Tooltime |►► Microsoft Flow | Weniger arbeiten, mehr erledigen3 Minuten Lesezeit

Wenn dies, dann das – den Anspruch des gleichnamigen Konkurrenzproduktes If this than that hat auch Microsoft Flow. Die kostenfreie App hilft, Aufgaben zwischen E-Mail- und Social Media Accounts sowie cloudbasierten Diensten zu automatisieren. Weiterlesen →

TIPP ✿ Outlook-Aufgaben © Sylvia NiCKEL

1. Juni 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Outlook-Aufgaben Ansicht: 3 wichtige Optionen5 Minuten Lesezeit

Wer mit Outlook 2016/365 lokal in Verbindung mit einem synchronisiert auf allen Geräten funktionierenden Exchange-Konto oder geräteabhängig einem Pop3-Konto arbeitet, wird sich fragen, warum so viele Optionen bereit stehen für »Outlook-Aufgaben Ansicht«. Insgesamt werden standardmäßig elf Ansichten angeboten. Doch mit welcher arbeitet es sich am besten? Darum geht es in diesem Artikel. Weiterlesen →

DSGVO und Netzwerken © Sylvia NiCKEL

25. Mai 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

DSGVO: Der Tod der Visitenkarte?4 Minuten Lesezeit

Bei den unendlich erscheinenden Debatten rund um die ab dem 25.05.2018 geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen sich mir ganz andere Fragen als die des DV-Konzepts oder von AV-Verträgen. Wie viele Notizen sind denn erlaubt? Was ist geschäftlich bzw. geschäftsvorbereitend und was eher privat, nämlich des persönlichen Netzwerkens geschuldet? – Der Versuch einer Lösungserarbeitung. Weiterlesen →

Gelesen & notiert © Sylvia NiCKEL

18. Mai 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Nie wieder Stapel – im aussterbenden Arbeitshabitat6 Minuten Lesezeit

Chaotisch war gestern, New Work ist heute. Meine Gedanken zu »Nie wieder Stapel« von Nicole Sehl, erschienen 2015 bei Wiley (3. Auflage 2018).

Als kreativer Chaot griff ich dankbar zu und stürzte mich in die Lektüre, denn ich liebe Inspirationen wie »Simplify your life« oder »für immer aufgeräumt«. Sie lassen sich in der Regel auch digital umsetzen. Weiterlesen →

Eisenhower in Icons © Sylvia NiCKEL

11. Mai 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Präsentationen: Zeitfresser Powerpoint6 Minuten Lesezeit

Powerpoint ist seit 1987 im Einsatz bei Meetings und Vorträgen. Laut Meinald Thielsch sollen sogar 96 Prozent aller digitalen Vorträge Powerpointfolien enthalten (Nowroth 2016). Die Vorträge sind häufig Bulettpointschlachten. Das Füllen der vorgegebenen Listenpunkte ist auch einfach. Aber nicht nur, dass es langweilig ist: es verführt zum Ablesen durch den Vortragenden, weshalb in gut meetenden Kreisen gerne von »betreutem Lesen« gesprochen wird, wenn es um Powerpointschlachten geht. Weiterlesen →

Gesetz der Hand (c) Sylvia Nickel | 2nc.de

4. Mai 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

3 Zeit-Quickies für Dich3 Minuten Lesezeit

Zeit-Quickies für Ungeduldige: Wenn Du schnell Zeit aus dem Quadtranten der Täuschung oder gar der Verschwendung zurück gewinnen willst, helfen Dir diese Tipps.

Mein letzter Beirag befasste sich mit der Sofortness und damit mit fehlender Geduld. Aber für viele ist es ein (langer) Weg dahin. Daher habe ich heute drei Tipps für Dich mit direkt spürbarem Erfolg. Weiterlesen →

Geduld © Sylvia NiCKEL

27. April 2018
von Sylvia Nickel
2 Kommentare

Sofortness – Folgen der Schnellsucht6 Minuten Lesezeit

Der Österreicher Peter Glaser kreierte das Wort »Sofortness« 2007 in einem Artikel für für die Zeitschrift Technology Review»Früher war alles später«, titelt neun Jahre später Manfred Spitzer und ich ergänze »und heute ist alles sofort«. Dass dieser Wunsch, alles sofort haben zu wollen, eine dunkle Seite hat, darum geht es in diesem Artikel. Weiterlesen →

Mikromanager © Sylvia NiCKEL

13. April 2018
von Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Verzettelus Morbitus im Team: erkenne den Mikromanager2 Minuten Lesezeit

Wer sich zu sehr um das Detail kümmert, sich verzettelt, verliert den Blick für’s Ganze. Das sagt man dem Mikromanager nach. Dabei ist der Verzettelus Morbitus nicht nur Führungskräften vorbehalten. Auch im Team fällt es schwer, andere die Entwicklung des eigenen »Babies« zu überlassen. Die Folge: der Mikromanager schmeißt Sand ins Produktivitätsgetriebe anderer und erzeugt unnötig Stress. Hier einige Anhaltspunkte für Mikromanagement. Weiterlesen →