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4 Tipps, wie To-Do-Listen funktionieren5 Minuten Lesezeit

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Eine To-Do-Liste (auch: 2do-list oder TDL), Aufgabenliste oder Pendenzenliste enthält offene Punkte zu einer Aufgabe, einem Arbeitspaket oder einem Projekt. Richtig verwendet ist diese Methode ein gutes Hilfsmittel für das Aufgabenmanagement. Und darin liegt die Crux dieser Arbeitstechnik: allzu häufig werden die Listen ausgedehnt und erfassen alle Bereiche. Das führt nicht nur zum Chaos, sondern auch zur Frustration, denn Sie halten sich mit einer Vielzahl an To-Do-Listen vor Augen, was Sie alles nicht geschafft haben, anstatt die Energie auf die Prioritäten zu lenken! Dieser Artikel soll die Methode nicht verteufeln. Es geht vielmehr darum, diese Methodik richtig anzuwenden.

Aufgabenliste ≠ Checkliste

Lange Zeit galt die Aufgabenliste als das ultimative Arbeitsmittel im Selbstmanagement. Vielerelei Methoden wurden entwickelt, um Listen zu führen, zu kategorisieren, zu priorisieren und letztlich einen Erledigungsvermerk dahinter zu setzen. Auch diverse Apps ermöglichen das cloudbasierte Erfassen via Smartphone.
Doch für viele Menschen ist die TDL mit zusätzlichem Streß verbunden. Sie fühlen sich bereits bei der Notiz aller Aufgaben gehetzt.

Das liegt an einem Mißverständnis, denn die TDL beherrscht nicht Ihren Tag, sondern umgekehrt: Eine Aufgabenliste ist eine Gedächtnisstütze, eine Erinnerungshilfe, keine Aufgabenbeschreibung. Letztere gehört in Ihr Qualitäts- oder Prozessmanagement, insofern Sie dieses schriftlich dokumentieren.

Was gehört auf eine Todo-Liste?

Hier gilt: alles, was Ihnen hilft, besser durch den Tag zu kommen. Beachten Sie jedoch folgende Aufgabencharkeristik:
  • must: Diese Aufgabe muss erledigt werden, um das Tagesziel nicht zu gefährden;
  • should: Diese Aufgabe sollte erledigt werden. Sie ist jedoch nicht für das Tagesziel gefährlich;
  • could: Diese Aufgabe könnte erledigt werden und könnte alles „schöner machen“; sie ist Ausdruck unseres Strebens nach einem Perfektionismus, der im beruflichen Alltag selten benötigt wird;
  • won’t: Diese Aufgaben gehören nicht zum Tagesziel oder zum jeweiligen Projekt. Darüber zu diskutieren lohnt sich insbesondere in Teams zu Beginn eines Projekts. Damit lässt sich das Ziel eingrenzen.

Lediglich „Must do“ sollten erfasst werden. Für die anderen Bereiche können Sie bei Bedarf eine separate Liste anlegen, denn einmal notiert entlasten Sie Ihr Gehirn um diesen Gedanken. Sie werden feststellen, dass Sie diese Aufgaben nicht in Angriff nehmen, da sie keine Priorät erfahren.

TDL (c) Sylvia Nickel | 2nc.de

Unübersichtlich lange Listen sind ein Hinweis darauf, dass hier viele should- und could-Tasks notiert wurden. Prüfen Sie in diesem Fall Ihre ToDo-Liste. Auf To Do für die nächsten Tage sollten maximal 7±2 Aufgaben stehen. Legen Sie für die weiteren Aufgaben, die danach hohe Priorität genießen, eine zweite Liste mit max. 25 „Erinnerungshilfen“ an.

Wann wird die Aufgabenliste aktualisiert?

Nehmen Sie sich täglich die Liste vor, um diese zu aktualisieren. Unter Umsänden haben sich bereits Prioritäten geändert und Aufgaben fallen von Must in Should. Andere Aufgaben fallen von Should oder der erweiterten TDL in Must.
– Ich persönlich arbeite mit Google Keep als Pendant zu meinem handschriftlichen Generalbuch. Wenn kein IT-Medium mit ausreichender Tastatur vorhanden ist, notiere ich im Generalbuch, übertrage anschließend in Keep oder erledige dies sofort. Keep ist mein digitaes Post-it, und so, wie die Post-its temporär sind, sind die Keep-Notizen: tagesaktuell und priorisiert.

Erlaubt ist was gefällt

Die hier beschriebene Vorgehensweise ist ein Angebot, eine unter vielen Methoden, mit dem Werkzeug „TDL“ umzugehen. – Vergessen Sie alle Methoden und basteln Sie sich Ihre eigene, denn Ihre Aufgabenliste muss für Sie funktionieren. Diese soll Sie entlasten und nicht belasten. Das gilt umso mehr, wenn Sie die Liste elektronisch führen möchten und entsprechende Programme testen. Verwerfen Sie die Software, wenn Sie sich damit nicht wohl fühlen oder gar Streß aufkommt. Einige Tipps für Ihre Aufgabenliste:

  • Notieren Sie nur das, was Sie tendenziell vergessen. Verzichten Sie auf eine Terminangabe, wenn die Aufgabe keinen festen Termin hat.
  • Teilen Sie Aufgaben nicht kleinteilig auf. Stichworte genügen. Diese können die Tätigkeiten beschreiben wie „Einladung schreiben“ statt „Einladung“. Wählen Sie die für Sie geeignete Formulierung. Der Punkt soll Sie erinnern und nicht Dritten zur Beschreibung dienen.
  • Nutzen Sie Kategorien oder separate Listen, wenn eine Liste unübersichtlich wird.
  • Blenden Sie sich die für die nächsten 72 Stunden wichtigen und dringenden Aufgaben ein. Sortieren Sie später fällige nach Zeiträumen wie Kalenderwoche oder Monat bzw. „Später“.
  • Je weiter die Aufgabe in der Zukunft liegt desto umfangreicher sollten Sie diese beschreiben oder durch entsprechende Stichworte wie Dateifundort, beteiligte Personen, bereits erfolgte Korrespondenz ergänzen.

Dieses Thema erreichte mich in meiner Sprechstunde mit dem Hilferuf „ich halte nicht mal meine TDL ein“. Wie TDL gut funktionieren können und Sie unterstützen anstatt zusätzlich zu stressen habe ich hiermit dargelegt. Ich hoffe, Sie können einige Tipps produktiv umsetzen und wünsche Ihnen eine entspannte Zeit.
Eine Vertiefung finden Sie in meinem Webinar „die perfekte To-do-List„. Weitere Webinare  von mir finden Sie übrigens auf edudip. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ein netspanntes Aufgabenmanagement,
Sylvia Nickel

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> Nickel Consulting | Business Performance (http://2nc.de/).

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