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Text-o-mat (c) Sylvia Nickel

Bau Dir Deine Textmaschine3 Minuten Lesezeit

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25 oder mehr E-Mails und Briefe täglich? Es nervt. Wiederholende Formulierungen, nicht wissen, wie man den Einstieg findet … Schluss damit. Bau Dir Deinen Text-o-mat.

Textbausteine sind ein sinnvolles Hilfsmittel, um ständig wiederkehrende Texte nicht wiederholt tippen zu müssen. Unabhängig von ihrer Verwaltung  – denn sie sollten schnell abrufbar sein – folgen sie einigen Regeln.

Der Aufbau Deines Text-o-mats

Jedes Schriftstück lässt sich grob in drei Abschnitte gliedern: Einleitung, Hauptteil (Aussage), Schluss. Während Begrüßungs- und Grußformeln überschaubar sind, stellt sich die Frage nach der Gestaltung des Hauptteils.
Hier kannst Du Dir Textbausteine für das Übersenden von Anlagen, die Bestätigung von Terminen und Absprachen usw.  bereit legen. Es stellt sich die Frage, wie die Textbausteine verwaltet werden. Je mehr Textbausteine Du verwendest, desto eher empfiehlt sich eine eigenes Werkzeug. Diese ermöglich Dir die Gliederung nach verschieden Aspekten, beispielsweise

  • Einleitung: Persönlich, Altkontakt, Förmlich, Duzend etc.
  • Aussage: Übersenden oder Fordern von Unterlagen, Dank, Hinweis, Entschuldigung, Terminverschiebung etc.
  • Schluss: Freundlich, bestimmt, förmlich, Terminerinnerung, Produkthinweis etc.
Natürlich sind auch andere Kommunikationselemente denkbar wie Dank für den Profilbesuch, Bestätigung einer Kontaktanfrage, Ablehnung einer Einladung. Es hängt von Deiner Situation ab. In den Text-o-mat gehören Bausteine für Texte, die Du häufig nutzt.
Text-o-mat (c) Sylvia Nickel

Text-o-mat (c) Sylvia Nickel

Nutze eine Textbausteinverwaltung

Die Wahl der Textbausteinverwaltung ist abhängig von Deinen Einsatzzwecken:

  • Die einfachste Variante ist das Speichern in einer Textdatei. Allerdings musst Du suchen oder Scrollen, je umfangreicher deine Textbausteinsammlung wird.
  • Schnellbausteine sind im Microsoft Office integriert. Sie ermöglichen auf Hotkeys hin das Einfügen ganzer Satzteile, jedoch nur in Officeprogrammen.
  • Textbausteinverwaltungen bieten häufig den Einsatz sowohl in Office- als auch in Web-Applikationen. Somit ist ihr Einsatzfeld größer. In der Dropbox oder anderen Clouddiensten gespeichert kannst Du überdies von Tablet, Smartphone und Notebook auf Deine Textbausteinverwaltung zugreifen. Ich persönlich arbeite mit Textbausteinverwaltung Deluxe.
Webinar Text-o-mat (c) Sylvia Nickel

Webinar Text-o-mat (c) Sylvia Nickel

 

Dieses Thema war Teil des WebinarsText-o-mat: Brief & E-Mail einfach und gekonnt.“ Hier findest Du die Aufzeichnung und weitere Unterlagen. Die Textbausteinverwaltung Deluxe sowie die Funktionalität von ähnlichen Programmen steht im Mittelpunkt des Webinars „Textbausteinverwaltung mit Deluxe.“
Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> Nickel Consulting | Business Performance (http://2nc.de/).

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