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Die eierlegende Wollmilchsau2 Minuten Lesezeit

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Im Arbeitsfluss lassen sich Aufgaben, Termine und Notizen unterscheiden. Sie benötigen vor allem Entscheidungsfreude, wenn es um die Zuordnung geht.

Notiz

Notizen umfassen Ideen und Informationen, die Sie irgendwann verwenden wollen und die nicht einer Aufgabe oder einem Termin zugeordnet werden können. Z. B. das Kochrezept für einen Auflauf, der Hinweis auf ein Internetportal usw. Notizen lassen sich mit Wissensmanagementsystemen gut verwalten. Ein einfaches, effizientes System ist das Notizbuch, ob digital im Smartphone oder papiergebunden wie ein Moleskine oder ATOMA.

Aufgabe

Aufgaben ergeben sich aus dem Ziel. Sie umfassen Aktivitäten, für welche noch kein Termin fixiert wurde oder die zu einem bestimmten Termin fällig sind. Beispielsweise planen Sie im nächsten Jahr eine Reise in die Tropen; Impfen lassen, Visa beantragen usw. wären die Aufgaben, die sich aus dem Ziel ergeben.

Für sich wiederholende Aufgaben in größeren Zeitabständen ist die Erarbeitung einer Checkliste hilfreich, z.B. Checkliste „Steuererklärung anfertigen“.

Eine einfache Aufgabenverwaltung ist die, alle zu einem Ziel gehörenden Aufgaben auf einem Blatt als To-Do-List, einem Zettel oder in einer Datei zu sammeln. Um die Aufgaben nicht sprichwörtlich aus den Augen zu verlieren sollten das System stets einsatzbereit sein.

Termin

Der Termin verfügt im Gegensatz zu Notizen und Aufgaben über einen vorgegebenen Start- und Endzeitpunkt, z. B. Abgabetermin, Besprechung usw. Eselsbrücke: Termine enthalten Zeitvereinbarungen mit anderen Personen und werden im Kalender verwaltet. Tipp: Wenn Sie ein digitales System nutzen verknüpfen Sie in den Terminen die zugehörigen Aufgaben.

Aufgabe, Notiz oder Termin?

Der größte Fehler, welcher auch das schönste Zeitplanungssystem karrikiert, ist die Vermischung dieser drei Kategorien. Kalender scheinen so schnell überfüllt zu sein und durch die Vermischung von Aufgaben und Notizen wächst der vermeintliche Arbeitsberg in ungeahnte Höhen. Beispiel: Sie wollen dieses Jahr Weihnachtplätzchen backen und legen sich dafür einen Termin inklusive Einkaufsliste und Rezept für den 5.12. an, und zwar genau von 18:00 Uhr bis 20:00 Uhr.

Welches System Sie für die Verwaltung derselben wählen ist für Ihren Arbeitsfluss von Bedeutung. Leider wurde die eierlegende Wollmilchsau in Sachen Notiz-, Aufgaben- und Terminverwaltung noch nicht gefunden. Entscheiden Sie sich für ein System, jeweils für Termine, Aufgaben und Notizen. Ein möglicher Ansatzpunkt ist der Einsatz des Generalbuchs. Mehr dazu in meinem Webinar.

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> Nickel | Business Performance (http://2nc.de/).

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