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Eisenhower I: Über Dringlichkeit und Wichtigkeit6 Minuten Lesezeit

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Über die Wichtigkeit: eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil 1 befasst sich mit den Dimensionen der Matrix.

Zwei Dimensionen für die Priorität

Wie so jeder 4-Feld-Simplizissiums stützt sich auch die Eisenhower-Matrix auf zwei Dimensionen:

  1. Dringlichkeit und
  2. Wichtigkeit.

Daraus ergeben sich vier Kombinationsmöglicheiten mit entsprechenden Empfehlungen für Prioritäten, Arbeitsschwerpunkte und Ökonomisierungsmaßnahmen. Doch woher kommen diese Dimensionen?

Woher kommt die Dringlichkeit?

Dringend ist das, was es notwendig macht, kurzfristig zu handeln. Dringend sind Termine oder Anfragen, Störungen im Betriebsablauf oder einfach das, was andere für wichtig halten, denn allzu oft wird eine Aufgabe mit einer Frist versehen, obwohl diese nicht notwendig ist. Die Dringlichkeit kommt immer von Außen: es sind die Dinge, die anderen wichtig sind.

Übrigens: eine Regel für Rettungseinsätze lautet »Wer laut schreit und stöhnt braucht nicht die erste Hilfe; es sind die Stillen, um die wir uns sofort kümmern.« 😉

Wichtigkeit kommt von der Rolle

Die Wichtigkeit wird vom Ziel in der jeweiligen Rolle bestimmt. Daher gibt es den schönen und wahren Spruch

Das Geld übrigens auch 😉 Hierzu ein kleines Beispiel: Wenn Du Dich verletzt hast und Deine Bewegung dadurch eingeschränkt ist, wirst Du dies nicht wochenlang ignorieren. Im Gegenteil: Du wirst Termine verschieben, um Zeit für Sport oder die Physiotherapie zu gewinnen und so wieder schnell voll einsatzfähig zu sein. Das Ziel »Gesundung« hat in diesem Moment die größte Wichtigkeit.

Leider sind wir nicht nur in einer Rolle in unserem Leben unterwegs. Wir sind im Beruf in einer Rolle, sind Kinder, Eltern, Partner und Freunde; wir engagieren uns in Vereinen und in der Nachbarschaft und einen Lebenssinn verfolgen wir auch. In all diesen Bereichen habe wir Ziele, die uns wichtig sind. Welches sind Deine wichtigen Ziele und: passen Sie zusammen?

Aber bevor wir uns den Zielbeziehungen widmen geht es um die Zielhierarchie. Jedes große Ziel hat viele Teil- bzw. Mittelziele und jedes Ziel besteht aus Aufgaben. Und genau diese stehen im Mittelpunkt der Eisenhower-Matrix: neue Aufgaben. Dienen Sie in großen Maße der Zielerreichung in der jeweiligen Rolle?

Zielkonflikte in der Wichtigkeit

Um Prioriäten bei Entscheidungen setzen zu können müssen die Ziele klar sein. Das ist ist die notwendige Bedingung; hinzu kommt, dass die Ziele sich nicht gegenseitig ausschließen. Ziele können in unterschiedlichem Verhältnis zueinander stehen:

  • konkurrierende Ziele: hier bedeutet die Zielerreichung des einen Ziels eine Nichterreichung des anderen Ziels. Beide (oder mehrere) Ziele lassen sich nicht gleichzeitig verfolgen. Beispielsweise kannst Du nicht zugleich mit dem Auto von A nach B fahren (Ziel 1) während Du ein Workout für Deine Fitness unternimmst (Ziel 2). Dies funktioniert nur nacheinander, manchmal auch gar nicht.
  • komplementäre Ziele: diese ergänzen sich, ja: fördern sich sogar. Wenn Du beispielsweise die Ernährung auf viel Obst und Gemüse statt Fastfood und Süßkram umstellst (Ziel 1), wirst Du sehr wahrscheinlich auch Dein Gewicht reduzieren (Ziel 2).
  • antinomische bzw substituierende Ziele: die Verfolgung des einen Ziels schließt die Zielerreichung des anderen aus. Es geht also nicht um graduelles oder zeitliches Abwägen wie bie konkurrierenden Zielen. Es funktioniert nicht. Wenn Du beispielsweise nur Fastfood, Chips und Schokolade isst (schnelle, kalorienhaltige Kost unterwegs), wirst Du das Ziel »gesunde Ernährung« nicht verfolgen können – und umgekehrt.
  • indifferente Ziele: bei diesen Zielen besteht kein Einfluss aufeinander. Sie sind zielneutral. Du kannst beispielsweise sowohl einer gesunden Ernährung folgen als auch bei der nächtlichen Party feiern (mit gesundem Input).

Welche sind Deine Ziele in Deinen Rollen, heute beispielsweise?

Zeit ist die Währung der Zielerreichung

Wenn man das Ziel kennt, dann kann man entscheiden, wie viel Zeit man in die wichtigen und die nicht so wichtigen Dinge investiert. Drei Heuristiken geben hier Orientierung:

  • Der Pareto-Hebel: die 80/20 Regel besagt, dass 20 Prozent der Zeitinvestition in die richtige, wertschaffende Aufgabe für 80 % der Ergebnisse verantwortlich ist. Daher sind dies »high value activities« und enthalten zugleich die »most important task«. Bei einem Achtstundentag hast Du so mit  knapp eineinhalb Stunden Zeiteinsatz Dein Tagesziel zu vier Fünftel erreicht. Klasse, bloß wissen, was ist die 80-Prozent-Aufgabe? Ganz häufig ist es die »Froschaufgabe« (»eat the frog first«). Daher empfiehlt es sich, stets mit dieser wichtigen Aufgabe den Tag zu beginnen, möglichst ohne Unterbrechungen oder Ablenkungen.
  • Die ABC-Einordnung: auch nach der ABC-Analyse erfolgt eine Einordnung der Aufgaben nach ihrem Wertbeitrag zum Ziel: A-Aufgaben können in der Regel nur von Dir selbst erledigt werden, B-Aufgaben sind wichtige Aufgaben, die sich teilweise auch delegieren lassen, und C-Aufgaben haben den geringsten Wert. Hier lohnt es sich, über Rationalisierung, etwa durch Automatisierung oder Digitalisierung nachzudenken, denn meist sind es Routineaufgaben.
  • Aktivitätspyramide: nach dieser Heuristik lassen sich vier Pyramidenebenen unterscheiden. Unten befinden sich Aktivitäten, die geringen oder einen Wert bringen wie Surfen und Chatten aus Langeweile beispielsweise. Auf der nächsten Ebene sind Aktivitäten mit geringem Wert(beitrag) zu finden. Darüber befinden sich die Aktivitäten, die mittel- oder kurzfristig einen hohen Wert(beitrag) aufweisen und auf der obersten Ebene sind die Aktivitäten mit strategisch hohem Wert (high value activities), beispielsweise täglich etwas für die Fitness zu tun anstatt sporadisch einmal im Monat.

All diese Ansätze stehen bereits in der Eisenhower-Matrix. Diese hilft Dir, bei jeder Aufgabe die Priorität einzuschätzen. Aber die Eisenhower-Matrix kann noch mehr …

Eisenhower-Webinar © Sylvia NiCKELDieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Im nächsten Teil befassen wir uns mit den Standardempfehlungen für die Felder, auch und gerade im neuen Zeitmanagement.

Ich wünsche Dir ein gelassenes Abwägen von Wichtigkeit und Dringlichkeit,
Sylvia Nickel

~~~ Alle bisherigen Artikel dieser Serie ~~~

  1. Eisenhower I: über Dringlichkeit und Wichtigkeit
  2. Eisenhower II: die Standardempfehlungen
  3. Eisenhower III: das große Missverständnis »Workflow« (folgt am 26.01.2018)

~~~

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> NiCKEL Business Performance (http://2nc.de/).

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