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Aufgaben mit Zeitangabe (c) Sylvia Nickel | 2nc.de

Outlook: Aufgaben mit Zeitangabe4 Minuten Lesezeit

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Wer Outlook oder ähnliche Systeme für den Workflow nutzt wird einen Überblick über die Zeit vermissen, die in den gespeicherten Aufgaben steckt. Die fehlende Zeitangabe erschwert die Tagesplanung und kann auch demotivieren, da man beim Stichwort bereits denkt »oh, das ist umfangreich – jetzt lieber nicht«. Eine effektive Zeitsteuerung und Aufgabenmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip benötigt Informationen zum Workload.

Bearbeitungszeit in Outlook zuweisen

Aufgaben mit Zeitangabe (c) Sylvia Nickel | 2nc.deWenn Du eine Aufgabe anlegst oder eine E-Mail in die Aufgaben ziehst, dann nutze das Potenzial der Betreffzeile.

Zeitangabe in Aufgaben: und so gehst Du vor:­

  1. Ziehe die E-Mail in die Aufgaben oder lege diese an. Beschreibe die Aufgabe so, dass du auch in 72 Stunden etwas damit anfangen kannst. Notiere dir den Dokumentverweis, – falls vorhanden.
  2. Schätze die Bearbeitungszeit (Workload) und gebe der Aufgabe einen ausdrucksfähigen Betreff, beispielsweise »Newsletter erstellen«, »Präsentation zusammenstellen« usw. Nutze Verben; dies unterstreicht den Aktivitätscharakter. Die geschätzte Bearbeitungszeit stellst Du dem Betreff voran: »15 Min | … «
  3. Kategorisiere die Aufgabe nach Bedarf (mit der Farbe).
  4. Falls Du mit Erinnerungsfunktion arbeitest: weise eine realistische Erinnerungszeit zu, beispielsweise einen bis zwei Tage vor der Deadline oder dem Wunschtermin.

Vorteile der Zeitangabe im Aufgabenbetreff

Die Vorteile dieser Methode sind:

  • Du hast einen Überblick darüber, wie viel Arbeitszeit in Deinen geplanten Aufgaben gebunden ist.
  • Die Aufgaben lassen sich nach Bearbeitungszeit sortieren, beispielsweise um zwischen zwei Teminen kleinere Aufgaben mit bis zu 15 Minuten Bearbeitungszeit zu erledigen.
  • Du musst Dich bereits bei Aufgabenanlage mit dem Arbeitsaufwand befassen – kein leichtes Aufschieben durch das Ziehen einer E-Mail in die Aufgaben.

Dies gilt natürlich auch für die Delegation von Aufgaben via Outlook sowie das Arbeiten mit anderen AufgabenmanagementsystemenTo-Do-Listen«).

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Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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