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Outlook: Aufgaben mit Zeitangabe1 Minuten Lesezeit

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Wer Outlook oder ähnliche Systeme für den Workflow nutzt wird einen Überblick über die Zeit vermissen, die in den gespeicherten Aufgaben steckt. Dies erschwert die Tagesplanung und kann auch demotivieren, da Sie bei einem Stichwort bereits denken „oh, das ist umfangreich“.
Aufgaben mit Zeitangabe (c) Sylvia Nickel | 2nc.deWenn Sie eine Aufgabe anlegen oder eine E-Mail in die Aufgaben ziehen, dann nutzen Sie das Potenzial der Betreffzeile.

Und so gehen Sie vor:

  1. Ziehen Sie E-Mail in die Aufgaben oder legen Sie diese an. Beschreiben Sie die Aufgabe so, dass Sie auch in 72 Stunden etwas damit anfangen können. Notieren Sie sich den Dokumentverweis, falls vorhanden.
  2. Schätzen Sie die Bearbeitungszeit (Workload) und geben Sie der Aufgabe einen ausdrucksfähigen Betreff, z. B. „Newsletter erstellen“, „Präsentation zusammenstellen“ usw. Nutzen Sie Verben; dies unterstreicht den Aktivitätscharakter. Die geschätzte Bearbeitungszeit stellen Sie dem Betreff voran: “ 15 Min | …
  3. Kategorisieren Sie die Aufgabe nach Bedarf
  4. Falls Sie mit Erinnerungsfunktion arbeiten: Weisen Sie eine realistische Erinnerungszeit zu.

Die Vorteile dieser Methode sind:

  • Sie haben einen Überblick darüber, wie viel Arbeitszeit in Ihren geplanten Aufgaben gebunden ist.
  • Sie können die Aufgaben nach Bearbeitungszeit sortieren, z. B. um zwischen zwei Teminen kleinere Aufgaben mit bis zu 15 Minuten Bearbeitungszeit zu erledigen.

Dies gilt natürlich ach für die Delegation von Aufgaben via Outlook.

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> Nickel | Business Performance (http://2nc.de/).

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