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E-Mail-Benachrichtigung (c) Sylvia Nickel

Outlook: E-Mail-Benachrichtigung deaktivieren3 Minuten Lesezeit

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In meiner heutigen Sprechstunde kristallisierte sich ein vermeintliches Nebenthema mit großem Stressfaktor heraus: Die E-Mail-Benachrichtigung. Wie Du diese in Outlook (2003 bis Office 365) abstellst erfährst Du hier.

Doch erst einmal zum Hintergrund: Die Person hat eine Schlüsselposition der Informationsverteilung und Koordination inne. Alle Nachrichten mit „info@ …“ laufen auf diesem Account auf.  Der tägliche Posteingang umfasst mehr als 100 E-Mails. Hinzu kommen schriftliche, hausinterne Abstimmungen per Mail sowie eine gemeinschaftliche Kalender- und Ressourcenpflege (hier: Besprechungsräume). Das sind viele Informationen, die auf diese Person einprasseln und welche alle nach „wichtig & dringlich“ rufen. Größter Stressor: Die Unterbrechung.

Ich bin Teamassistenz …

Okay. Du sitzt an Deinem Arbeitsplatz und hast von Berufs wegen Outlook permanent offen: Termine koordinieren,  die Aufgabenliste abarbeiten, Kontakte pflegen. Du wirst jedoch Deine Rolle nicht besser ausfüllen können, wenn Du Dich ständig von der E-Mail-Benachrichtigung ablenken lässt. Besser ist folgende Vorgehensweise:

  1. Eine Aufgabe zu Ende bearbeiten, also beenden (setze bei größeren Aufgaben die Pomodorotechnik ein);
  2. einen Blick in den Posteingang werfen und alle mittlerweile neu eingetroffenen E-Mails bearbeiten, indem Du Sie
    – sofort löschst (irrelevant: Werbung etc.),
    – sofort beantwortest,
    – sofort delegierst oder aus dem Posteingang entfernst und auf Wiedervorlage legst (z. B. in die Outlook-Aufgaben, im Todoist oder einem anderen Werkzeug für das Aufgabenmanagement);
  3. dann widmest Du Dich der nächsten Aufgabe.

Damit Du nicht durch das Popup in Deinem Workflow unterbrochen wirst, solltest Du die Benachrichtigungen deaktivieren, denn schließlich gilt:

Benachrichtigung deaktivieren

So schaltest Du die Benachrichtigung unter Outlook 2003/2007 aus

  1. wähle den Menübefehl „Extras/Optionen
  2. wähle „E-Mail-Optionen
  3. klicke auf „erweiterte E-Mail-Optionen“ und
  4. deaktiviere die Kontrollkästchen unter „beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang

So deaktivierst Du die Benachrichtigung unter Outlook 2010/2013 sowie Office 365:

  1. Wähle auf der Registerkarte „Datei“  die „Optionen„,
  2. klicke im Dialogfeld „Outlook-Optionen“  links oben auf „E-Mail„,
  3. deaktiviere die Kästchen im Bereich „Nachrichteneingang„.

Mit dem Mailmanagement befasst sich auch das Kompakt-Webinar „E-Mail xs“ sowie der gleichnamige Tagesworkshop. Das Video findest Du –> hier. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir ein entspanntes Arbeiten mit Outlook,
Sylvia Nickel
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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> NiCKEL Business Performance (http://2nc.de/).

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