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Toolbox |►► Textbausteinverwaltung Deluxe4 Minuten Lesezeit

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Wäre es nicht schön, nicht stets das gleiche zu tippen? Das funktioniert für Satzfragmente, Floskeln und sogar längere Texte. Neben den aus dem Office-Paket bekannten und leider auch darauf beschränkten Schnellbausteinen lässt sich dies mit Textbausteinprogrammen realisieren.

Was sind Textbausteine?

Textbausteine sind Absätze, Sätze oder Satzfragemente, die Du häufig verwendest. Damit nicht derselbe Text noch einmal getippt werden muss, wird er in einer Textbausteinverwaltung hinterlegt; dies kann einen spezielle Software, eine Office-Komponente wie die Schnellbausteine im Microsoft Office oder eine schlichte Textdatei sein (die Grundlagen erläutere ich –>hier).

Textbausteinverwaltung Deluxe (c) Sylvia Nickel

Textbausteinverwaltung Deluxe (c) Sylvia Nickel

Eine Textbausteinverwaltung nimmt Dir die Organisation der Texte nicht ab. Idealerweise bietet eine Textbausteinverwaltung die Möglichkeit, Ordner anzulegen und darin Texte zu organisieren. Dabei gilt: Die Struktur Deiner Textbausteinverwaltung – unabhängig von der genutzten Lösung – muss für Dich funktionieren. Es bietet sich an:

  • keine Struktur – bei wenigen Textbausteinen
  • Funktionen (z. B. E-Mail, Akquise, Seminarorganisation usw.) oder Projekte (z. B. Projekt A, B, C – nach Deiner Rolle im Projekt) bei verschiedenen Funktionen bzw. Rollen in der Organisation.
  • Apps und Anwendungen (z. B. Facebook, Linkedin, XING, Outlook usw.)
  • Funktionen bzw. Projekte mit Unterordern bei einer Vielzahl an vorhandenen Textbausteinen.
Organisation der Textbausteine (c) Sylvia Nickel

Organisation der Textbausteine (c) Sylvia Nickel

Meine Textbausteinverwaltung folgt einem gemischten System und verfügt beispielsweise über die Ordner:

  1. Ehrenamt (Signatur, Kurzbeschreibung des Vereins, Standardeinladungstext, Veranstaltungsreminder usw.);
  2. Netzwerken (Kontaktanfrage, Kontaktbestätigung, Vernetzung usw.);
  3. E-Mail-Effizienz – zur „Erziehung“ meiner Korrespondenzkontakte (EOM, NNTR, 5-Sentences usw.);
  4. E-Mail-Struktur (Anrede, Dateianhang, Ausstieg, Terminbestätigung usw. sowie Grußformeln);
  5. Events (facebook, edudip, linkedin, sofengo, Xing usw.);
  6. Templates (Blogartikel, Seminarbeschreibung, Buch-Exposée, Personenbeschreibung etc.).

Es empfiehlt sich, die 7±2-Regel bei der Ordner- und Textbausteinorganisation zu befolgen, damit die Nutzung einfach ist.

Was leistet die Textbausteinverwaltung Deluxe?

Die Textbausteinverwaltung Deluxe von JBSoftware ist eine Freeware mit erstaunlich guter Funktionalität. Sie bietet – für mich – alles, das ich benötige:

  • Mit Klick auf die linke Mousetaste erscheinen alle Textbausteine, rechts: die Datenbankoptionen;
  • Unterordner,
  • Formatierter und unformatierter Text,
  • Verknüpfung von Textbausteinen,
  • Anwendung in allen Apps (ich bin versucht, „Applikationen“ zu schreiben, so wie es einmal hieß),
  • Hotkeys – per Tastaturkombinaton häufig genutzte Texte einfügen.

Das hat mich positiv überrascht

Die Texbausteinverwaltung Deluxe weist einige Funktionen auf, die mich besonders begeistern. Hier eine kleine Auswahl:

  • Cloud-unterstützt (z. B. Dropbox), dadurch Mehrgeräteeinsatz, aber auch die Nutzung durch mehrere Personen möglich;
  • Automatisches Anknüpfen von Dateianhängen;
  • Code-Modus für HTML und andere Codes;
  • Kalkulationsmodule für bedingte Textbausteine (hierfür werde ich ein separates Webinar anbieten; einen Überblick gibt das Demo-Video von JBSoftware);
  • Verknüpfung mit der MemoMaster-Wissensdatenbank (optional).

Kriterien zur Auswahl einer Textbausteinverwaltung

Die Textbausteinverwaltung Deluxe von JBSoftware ist eine vieler möglicher Lösungen. Beantworte folgende Fragen für Dich und Du wirst die geeignete Textbausteinverwaltung finden:

  • alleine oder gemeinsam nutzen?
  • viele Elemente oder wenige?
  • Cloud-Support (Notebook, Tablet etc.) oder lokal?
  • Hotkeys?
  • Office-Applikationen oder auch Web?
  • Weitere Anwendungen bzw. Anwendungsverküpfungen?
  • Code, formatiert oder einfach Text?
  • Kalkulationselemente oder Nur-Text?
  • Verküpfung mehrer Bausteine oder einzelne Ablage?
  • Dateianhang oder nicht?
  • Viele (alle) Porgramm oder nur spezielle Anwendungen?

Dieses Thema ist Teil des Webinars Tooltime |►► Textbausteinverwaltung Deluxe„. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir effektive Textbausteine und viel Zeit für das Wesentliche,
Sylvia Nickel

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> Nickel | Business Performance (http://2nc.de/).

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