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To-do-List | So findest du die passende App4 Minuten Lesezeit

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Aufgabenmanagement mittels Pendenzenlisten ist eine bewährte Methode im Selbstmanagement. Eine Vielzahl an Apps verspricht optimale Unterstützung, doch der persönliche Erfolg hängt von den individuellen Anforderungen und dem Umgang mit der digitalen Unterstützung ab. Dieser Artikel befasst sich damit, welche Fragen du im Vorfeld der App-Auswahl stellen solltest.

Zettelwirtschaft oder digitales Aufgabenmanagement?

Viele Menschen nutzen für die kleinen Aufgaben im Tagesverlauf Post-it oder ein Generalbuch. Das ist vollkommen ok und ausreichend, solange die Anzahl der Zettel oder Einträge überschaubar bleibt.  Schwieriger wird es, wenn die Post-it verblassen, die Einträge überlesen oder gar vergessen werden. Spätestens dann solltest du dir Zeit nehmen, über ein neues Werkzeug und Ihren Umgang damit nachzudenken.

Für die Ordnung muss der Nutzer selbst sorgen, indem er auswählt, was und in welcher Form in die To-Do-List wandert, denn es geht nicht darum, alles zu dokumentieren, sondern durch die To-do-Liste eine Entlastung zu schaffen. Selbstverständlich kommt ein Aufgabenmanagement auch dann zum Einsatz, wenn große Projekte zahlreiche Arbeitspakete nach sich ziehen und diese gegebenenfalls im Team bearbeitet werden.

6 Fragen für die Auswahl deiner To-Do-App

  1. Alleine oder gemeinsam?
    Sollen größere Aufgaben im Team koordiniert werden stellt sich zusätzlich die Frage nach den Plattformen.
    .
  2. Win, IOS, Android & Co.?
    Ist die App für alle genutzten Systeme tauglich? Welche Systeme werden mit eingebunden?
    .
  3. Priorisierung notwendig?
    Inwiefern und wie fein soll eine Priorisierung erfolgen? Die meisten Apps bieten 3 Prioritätsstufen.
    .
  4. Dokumentenverknüpfung?
    Sollen in der Aufgabe auch dazu gehörende Dokumente verwaltet werden, so sprengt dies meist den Rahmen einer App für Smartphones; allerdings reicht häufig ein Link auf die Cloud, in welcher das jeweilige Dokument liegt.
    .
  5. Integration in bestehende Systeme?
    Schwieriger wird es, wenn die Aufgabenverwaltung in ein bestehendes Kalendersystem integriert werden soll. Todoist verfügt beispielsweise über ein Plugin für Outlook, OneNote und Evernote bieten ebenfalls die Koppelung mit bestehenden Systemen.
    .
  6. Datenschutz und Sicherheit?
    Der Datenschutz ist insbesondere bei geschäftlichen Anwendungen von Bedeutung.  Einen Aufschluss geben die Lizenz- und Vertragsbedingungen der Anbieter.

To-do-App (c) Sylvia Nickel

Natürlich kannst du nun mit den so erarbeiteten Kriterien auf die Suche gehen; ich empfehle dir jedoch den Besuch folgender Apps zur Vorauswahl:

  • Trello – eignet sich wunderbar auch zur Teamkoordination im Workflow. Das macht es allerdings auch komplex.
  • Todoist – vergibt Karma und ist damit ein zusätzlicher Motivator; außerdem bietet es eine Outlook-Integration.
  • Wunderlist – einfach und intuitiv; Aufgaben lassen sich teilen.
  • Outlook – der im Office mitglieferte Klassiker erweist sich mobil als Dinosauerier. Dies kann durch Plugins von Evernote, OneNote oder Todoist behoben werden
  • Evernote – Notizen und Aufgaben in einem; dies kann zur Verzettelung führen oder die Produktivität erhöhen.
  • OneNote – Notizen und Aufgaben in einem aus dem Hause Microsoft
  • Keep/Notizen – klein aber fein und auch gruppenfähig ist die Google-Lösung; daher nur für nicht allzu komplexe Aufgabenlisten geeignet.

Dieses Thema ist auch Gegenstand meines Webinars “die perfekte To-do-List“. Weitere Webinare  von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit mit vielen erledigten Aufgaben,
Sylvia Nickel

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> NiCKEL Business Performance (http://2nc.de/).

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