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Mit dem Smartphone erledigen wir heute weit mehr als das Telefonat; wahrscheinlich ist dies gegenüber E-Mail, Messenger, SMS, Foto, Musik und Kalender die selten genutzte Anwendung. Zahlreiche Apps wie die für Notizen in der Cloud peppen das Telefon endgültig zur Mini-„Workstation“. Dazu gehört „Google Keep/Notizen„. Hier ist mein Erfahrungsbericht.

Was eine Notiz-App leisten sollte

Als Mehrwertcoach befasse ich mich berufsmäßig mit Effektivitätstools, auch wenn ich mich nicht als berufsmäßiger Werzeugtester verstehe. Natürlich hatte ich auch vor diesem Test ein System, mit meinen Notizen unterwegs umzugehen: Das Generalbuch. Dies ist bei mir papiergebunden. Es ist für mich eine Art Zwischenspeicher, um keine Zettelwirtschaft zu pflegen. Eine Nachbearbeitung wie Archivieren oder Löschen, Übertrag in den Kalender, Definition einer eigenen oder zu delegierenden Aufgabe erfolgt stets am Schreibtisch.

Google „Keep“ oder „Notizen“ teste ich nun seit vier Monaten. Zeit für eine Bilanz. (Nachtrag am 26.02.2016: Ich bin so begeistert, dass ich Keep weiterhin nutze.)

Das bietet Dir die App

Die App läuft auf Smartphone und Tablet. Für PC oder Notebook gibt es eine Webversion. So kannst Du von verschiedenen Geräten auf Deine Notizen zugreifen. Diese Notizarten sind möglich:

  • Text-Notiz: Die einfachste Form ist die Textnotiz, die auch mit drag & drop funktioniert. Eine weitere Formatierung wie fett oder kursiv ist nicht möglich.
  • Listen-Notiz: Die Liste ist praktisch für Aufzählungen oder To-To-Listen. Hier überrascht Googel Keep/Notizen mit einem Kontrollkästchen. Allerdings sind ToDo-Listen nicht Haupteinsatzzweck von Keep/Notizen – wie der Name schon sagt.
  • Freihand-Zeichnung: Diese funktioniert auch mit dem Finger auf dem Smartphone. Zur Verfügung stehen verschiedene Strichstärken und Farben.
  • Audio-Notiz: Diese werden direkt als Text und Audio gespeichert. Der Text lässt sich am am Smartphone im Anschluss an die Aufnahme verändern, weil beispielsweise die Spracherkennung ein anderes als das gesprochene Wort erkannte.
  • Bild-Notiz: Die schnellste Notiz ist meist ein Foto. Vorteil: es können mehrere Bilder zu einer Notiz hochgeladen werden. Das erste Bild ist zugleich Beitragsbild. Ich nutze die Bildfunktion gerne in Kombination mit der Textfunktion, damit ich in den Notizen eine visuelle Orientierung habe.

Mit der Notiz allein ist es nicht getan. Zusätzliche Funktionen erleichtern das Notizmanagement:

  • Farbliche Markierung: Die insgesamt acht Farben helfen, die Notizen nach Prioritäten oder Projekten zu gliedern. Es empfiehlt, entweder das eine oder an das andere als Kriterium zu nutzen. Eine Farbkombination wie beispielsweise bei MS-Outlook, ist nicht möglich. – Ich nutze die Farben für die Trennung von privat, ehrenamtlich und beruflich; dabei differenziere ich beruflich in drei Farben: Marketing, Organisation, Kunden. Somit nutze ich fünf Farbkategorien und die vorgegebene Standardfarbe (weiß) für die bei der Erfassung nicht-kategorisierten Notizen.
  • Labels bzw. Tags: Du kannst diese nach eigenen Vorgaben erstellen und mehrfach vergeben. So wäre eine Einordnung in beispielsweise „Projekts 1“ sowie  „Delegation“ zeitgleich möglich. – Ich nutze die Labels für eine weitere Differenzierung wie Delegation, Investition, Idee usw. und beachte das 7±2-Prinzip.
  • Erinnern: Du kannst Dich an einzelne Notizen erinnern lassen. Damit steht Dir prinzipiell ein Aufgabenmanagement zur Verfügung. Da hier der Bezug zum Kalender fehlt, solltest Du diesen Einsatzzweck gut überdenken. – Ich persönlich nutze die Erinnerungsfunktion nur, wenn ich mir sicher bin, dass ich im Tagesverlauf vergessen könnte, etwas noch heute und außerhalb meines üblichen Zeitfensters weiter zu bearbeiten, denn für Termine habe ich die Erinnerungsfunktion im Terminkalender und für Aufgabenbearbeitung nutze ich routinierte Zeitfenster.
  • Teilen (per E-Mail oder Google+): Sehr praktisch ist das Teilen per E-Mail oder Google+-Kontakten. Die so Beteiligten können über ihre Google-Keep/Notizen-App oder das Web-End die jeweilige Notiz mitgestalten. Wenn nicht allzu viele Aufgaben zu einem Projekt zu vergeben sind, dann wäre auch hiermit ein Teamwork möglich.
  • Senden, z.B. an eine andere App.

 

Google Keep/Notizen (c) Sylvia Nickel

Google Keep/Notizen (c) Sylvia Nickel

Dies hat mich an Google Keep/Notizen überrascht

Google Keep ist eine einfach gestaltete App mit guter Usability. Die Komfortfunktionen sind mir erst nach einigen Tagen Testlauf aufgefallen. Dazu gehören:

  • Offline-Modus: Die Notizen sind auch offline verfügbar. Fehlt Dir also ein W-LAN oder ist der Datenempfang im Funkloch nicht möglich, kannst Du dennoch an Deinen Notizen arbeiten. Die Cloud fungiert hier als Zwischenspeicher und Synchronisationsinstrument – ähnlich wie beispielsweise bei der Dropbox.
  • Gemeinsames Bearbeiten geteilter Notizen. Dieses Feature finde ich persönlich sehr praktisch, zumal die „Mitarbeiter“ nicht die App installieren müssen, sondern sich über die Webversion einklinken können.
  • Papierkorb: Schön ist die Möglichkeit, das Löschen über den Papierkorb rückgängig zu machen. Standardmäßig werden gelöschte Notizen sieben Tage im Papierkorb zwischengespeichert bevor diese endgültig gelöscht werden.
  • Audio-Notiz. Nachdem ich bei meinem letzten Smartphone erst nach testen vielerlei Apps eine Diktierfunktion mit schnellem Zugriff gefunden hatte, war ich von der Einfachheit bei Keep/Notizen positiv überrascht. Ich nutze die Diktierfunktion gerne dann, wenn mir das Tippen auf dem Smartphone nicht möglich ist, z.B. weil ich meine Lesebrille verlegt habe.
  • Archiv: Das Archiv bietet die Möglichkeiten, Notizen aus dem Sichtfeld zu räumen. Diese Funktion wäre prinzipiell dazu geeeignet, aus der App ein Aufgabenmanagement zu bauen, denn mit Erinnerungsfunktionen, Farbmarkierung und Labeln sind Prioritäten und Projektmarkierungen ebenso möglich wie Delegationskennzeichnungen. Jedoch ist sie dafür nicht gemacht. Hier empfehlen sich insbesondere im Teamwork To-Do-List-Apps, Workflow-Apps oder kassische Aufgabenmanagementsysteme.

Ist das nicht wie Evernote?

Beim Erstellen dieses Testberichts fällt mir auf, dass sich vielleicht Evernote oder OneNote als Konkurrenz-Apps ins Gedächtnis bringen. Diese beiden Programme ähneln sich in der Grundausstattung und sind allein schon aufgrund der Eigenschaft, mehrere Notizbücher gleichzeitig führen zu können, nicht mit Google Keep/Notizen zu vergleichen. Über Plugins wird insbesondere Evernote zu einem umfassenden Selbst- und Wissensmanagementsystem. Gerade diese Vielzahl an Möglichkeiten mag Nutzer überfordern. Google Keep/Notizen bietet einen guten Einstieg in das Thema digitale Notizen und erhebt weder einen Anspruch auf To-Do-Optimierung wie Wunderlist oder Todoist oder Wissens- und Selbstmanagement wie ein aufgerüstetes Evernote. Es geht um Notizen, die, welche früher im gleichnamigen Buch oder später auf den berühmten gelben Klebezetteln ruhten. Der Name ist also Programm.
Mein papiergebundenes Generalbuch führe ich übrigens noch immer mit. Es ist insbesondere beim aktiven Zuhören  ein große Hilfe, da ich mir kleine Wortbilder skizzieren kann, die mich an komplexe Inhalte erinnern. Außerdem empfinde ich es als ungehörig, in einem Gespräch oder bei einem Vortrag auf dem Smartphone herum zu tippen. Da bin ich „Old School“ 🙂

tldr; – Die Eckpunkte in Kürze

Google Keep/Notizen ist praktisch für die kleinen Informationen, die im Tagesverlauf auf Dich einprasseln und die Du im Anschluss in Ruhe verarbeiten möchtest. Du kannst dann entscheiden, ob Du eine Aufgabe oder einen Termin daraus machst, die Information in Dein Wissensmanagementsystem einpflegst oder ob sich der Gegenstand bereits erledigt hat.  Diese App ist Deine mobile Post-it-Sammlung, wobei sich einzelne Notizen teilen und mit anderen gemeinsam bearbeiten lassen.

Download

Google Keep findet sich unter „Notizen“ direkt auf meinem mit Lollipop ausgestattem Smartphone. Wer es hier nicht findet, lädt es sich im App-Store bzw. auf der Website. Für iPhone und iPad empfehlen sich Web-Version und GoKeep als App.

Dieses Thema ist Teil des WebinarsGoogle Keep | Notizen überall verwalten“.  Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der Nickel Consulting (http://2nc.de/).

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