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Zeit im Blick: Wann du eine Zeiterfassung starten solltest3 Minuten Lesezeit

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Eine Ressource ist weltweit gleich verteilt: Die Zeit. Damit wir diese effektiv nutzen ist ein eine Zeitkontrolle sinnvoll. Dabei geht es nicht um eine Selbstoptimierung unter der Prämisse, noch mehr in derselben Zeit zu schaffen, sondern um Ent-Schleunigung für Deine beste Leistung.

Wann du deine Zeit erfassen solltest

Zeiterfassung und damit deren Kontrolle ist kein Selbstzweck, sondern soll dir helfen, deine Zeitinvestition zu reflektieren und für dich sinnvoll zu nutzen. Zeiterfassung bietet sich — abgesehen von organisatorischen Verpflichtungen und kaufmännischen Kalkulationsüberlegungen — immer dann an, wenn du merkst, dass

  • am Ende des Tages  viele Aufgaben übrig bleiben,
  • du dich gehetzt fühlst,
  • du ein Gefühl der Leere verspürst, wenn du auf den Tag zurück blickst.

Genau jetzt ist der Zeitpunkt, die Zeitfallen aufzudecken und zu analysieren. Erst, wenn die Ursachen identifiziert sind, kannst du einen Plan kreieren, um künftig diese zu umgehen und am Ende des Tages mehr Zeit für die Dinge zu haben, die dir wichtig sind.

Ein Leben nach Stoppuhr?

Die Aufzeichnung der Zeit für einzelne Tätigkeiten hat primär eine Aufgabe: Dokumentation für spätere Analyse. Vergiss also das innere Bild eines Trainers, der mit der Stoppuhr neben dir steht, um dich zu noch härter zu noch besserer Leistung anzuspornen. Erst einmal willst du dir einen Überblick verschaffen.

Die Zeiterfassung kann elektronisch oder papiergebunden erfolgen, jedoch in welcher Form?

  1. Zentral für alles: dies hat den Vorteil, dass Sie alles im Überblick haben. Es reicht ein kleine Exceltabelle wie in der Abbildung skizziert. Der Nachteil besteht darin, dass du stets Zugriff auf dein Erfassungsinstrument haben solltest, da ein zeitlich versetztes »Nachtragen« häufig darin endet, dies zu versäumen. Die zentrale Erfassung eignet sich für eine generelle Erhebung nach dem Motto: Worin investiere ich meine Zeit?
  2. Dezentral bei vielen Projekten: Erfassung mittels digitale oder papiergebundene Projektzettel (wie typischerweise in rechtsberatenden Berufen genutzt). Diese Methode eignet sich zur Kontrolle einzelner Arbeitsbereiche oder Projekte.
  3. Mobil. Zahlreiche Apps ermöglichen die Zeiterfassung via Smartphone. Manche Apps wie TimeSheet verfügen über eine Excel-Schnittstelle, so dass die Daten später weiter verarbeitet werden können. Hier erfolgt die Erfassung bei Bedarf für mehrere oder alle Aktivitäten.

Der positive Nebeneffekt einer Zeitaufzeichnung ist, dass Multitasking in verschiedenen Projekten nicht erfasst werden kann. Damit ist die temporäre Zeiterfassung ein Lernwerkzeug, sich der Prioritäten bewusst zu sein.

Ein paar Tipps für deine Zeitaufzeichnung:

  • Erfasse nur Arbeitszeiten und keine Pausenzeiten;
  • Erfasse nur die Zeiten, welche dich besonders interessieren, beispielsweise »Arbeit an Projekt XY« oder »Engagement für den Verein Z«;
  • Lege dir einen Zeitraum für die Erfassung und einen Termin mit dir selbst für die Auswertung fest; häufig genügen ein oder zwei Arbeitswochen, um die Zeitfresser zu erkennen.

Eine Zeiterfassung ist nur dann sinnvoll, wenn die erhobenen Informationen auch ausgewertet werden, beispielsweise um Fragen nach effizienter Bearbeitung, effektiver Organisation, der Delegation oder dem Outsourcing von Tätigkeiten zu stellen und Antworten zu finden. Kurzum: ziehe die Entlastungskarte. Für Selbständige tritt die Kalkulation hinzu. Rechnen sich die angebotenen Leistungen auch unter Berücksichtigung der vollständigen Arbeitszeiten? Bedenke: weniger ist Mehrwert.

Diese Methode sowie weitere flankierende Möglichkeiten werden im Online-Erfolgsteam „de-stress yourself“ vertieft. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der >>> Nickel | Business Performance (http://2nc.de/).

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