Weniger ist Mehrwert.

Effektive Strukturen für effiziente Prozesse im Büro 4.0

Zwischen Tür und Angel

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FRAGE: „äääh … übrigens … Du hast doch am Dienstag um 11 Uhr  Zeit für das Meeting?“ – ICH: „[Ägypten?!?] … jaaaaa…, kann ich einrichten“ [hoffe ich].  – Kennst Du die kleinen Terminerpresser am Kopierer, auf dem Gang zur Kantine, zwischen Tür und Angel? Dann ist es an der Zeit, dies nicht mehr zuzulassen.

Warum „nett & unkompliziert“ ineffektiv ist

Später, zurück am Arbeitsplatz, sehe ich, dass der Dienstag terminlich heikel ist, zumal ich noch Zeit für ein Projekt mit der Deadline Mittwoch benötige. „Mist“, denke ich, greife zum Telefonhörer und erreiche den Kollegen nicht. Auf die E-Mail erhalte ich die Antwort „Alle vier anderen haben nur dann Zeit.“ „Toll“, denke ich, „das ist ja wieder super gelaufen.“

So ging es mir (sehr viel) früher häufig. Schließlich wollte ich „unkompliziert“ in der Zusammenarbeit sein. Dann mehrten sich die Stunden nach Feierabend, um ungestört die Dinge zu erledigen, wofür der Tag vorgesehen war. Aus meiner „Nettigkeit“ wurden überarbeitete Arbeitstage. In den Meetings saß ich übermüdet mit halber Aufmerksamkeit. Das ist alles andere als produktiv.

Lass Dich nicht erpressen

Terminerpresser (c) Sylvia Nickel

Terminerpresser (c) Sylvia Nickel

Das hört sich ja leicht an. In Workshops erhalte ich an dieser Stelle den Einwand „ich kann das nicht entscheiden“. Nicht? Du hast nicht das Recht, in Deinen Terminkalender zu schauen, bevor Du eine Zusage machst? Doch. Also verweise darauf. – Für Deine Kollegen mag die schnelle Terminvereinbarung eine wunderbare Lösung sein, aber was ist mit Deinem Tagesziel, Deinem Wochenziel und Deiner Rolle im Gesamtgefüge? Du opferst Dein Tages- oder Wochenziel, gar Deine Rolle in der Organisation für die (persönlichen Erledigungs-)Ziele anderer? Wirklich?¿? – Was würden Deine Vorgesetzten dazu sagen? – Es ist höchstgradig unprofessionell, sich in einem flüchtigen und zufälligen Zusammentreffen festzulegen, wenn doch eine Terminplanung existiert.

So gewinnst Du Zeit bei Terminanfragen zwischen Tür und Angel

Den Terminkalender nicht bei sich zu haben, ist der beste Entschleuniger, den es für solche Fälle gibt. „Du, ich habe gerade nicht den Kalender zur Hand. Schickst Du mir die Anfrage gleich per E-Mail? Danke!“ That’s it. Entschleunigung pur.

Wenn die Anfrage dann im Postkasten liegt, ist es eine Anfrage, keine Bestimmung. Du kannst agieren und gegebenenfalls Alternativen vorschlagen. Sehr wahrscheinlich stellt sich heraus, dass ein anderer Termin sogar für alle Beteiligten besser passt.

Ich wünsche Dir Entschleunigung bei der nächsten Terminerpressung zwischen Tür und Angel. Du wirst sehen: Es ist ein Produktivitäts-Booster.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel

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Dieses Thema ist Teil des WebinarsZeitfalle »zwischen Tür und Angel«„. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip.

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der Nickel Consulting (http://2nc.de/).

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