Last Updated on 5. Oktober 2019 by Sylvia Nickel

Nicht jeder Tag gleicht dem anderen. Die meisten Dinge aber müssen einmal in der Woche erledigt werden. Eine gute Gelegenheit, jetzt über deinen Wochenrhythmus nachzudenken.

… ist das nicht ein Stundenplan?

Zu Schulzeiten war er klar: der Stundenplan. In den ersten Berufsjahren machen dann viele Menschen die Erfahrung, den Kalender als Stundenplan zu begreifen und tragen all das ein, was im Grunde »nur« in den Wochenplan gehört, beispielsweise

• »09:00—09:30 Uhr: E-Mail-Bearbeitung« oder
• »18:00—19:00 Uhr: Lernen für die Weiterbildung« oder
• »13:00—13:45 Uhr: Mittagspause.«

Die Folge: wir sind gehetzt von all diesen »Terminen« und können an unsere Belastungsgrenze kommen, denn wenn der Kalender voller Termine ist, wann wollen wir dann vor- und nachbereiten, strategische Überlegungen vornehmen, entspannen, zu uns selbst finden usw.? Diese Beispiele sind keine festen Termine mit Dritten, sondern Termine mit Dir selbst. Allein die Tatsache, dass sie im Kalender stehen, baut Druck auf und erweckt den Eindruck, von Terminen gehetzt zu sein. Daher gehören sie nicht in den Kalender, sondern in deine Vorstellung vom Wochenrhythmus. Denn wenn du ein leeres Zeitfenster siehst und weißt, was für dich an diesem Tag wichtig ist, fühlt es sich freier an, sich bewusst in diesem freien Zeitfenster die Aktivität aufzunehmen.
— Kleine Einschränkung: bei gemeinsam genutzten oder frei gegebenen Kalendern empfiehlt sich die Reservierung der Stillarbeitszeiträume.

Was ist ein Wochenrhythmus-Plan?

Der Wochenrhythmus-Plan gibt dir eine Orientierung für regelmäßig wiederkehrende Aktivitäten. Er steht nicht im Kalender, sondern ist ein Template, eine Vorlage für eine typische Woche. Wenn du ihn erlernt hast, wirst du dir optimale Zeitfenster für wichtige Aufgaben nicht selbst durch unüberlegte Terminzusagen torpedieren. Übergangsweise kannst du daher dieses typischen Zeitfenster im (gemeinsamen) Kalender als »Stillarbeit« oder »abwesend« bzw. »beschäftigt« markieren. Wichtig ist jedoch, ein Grundmuster für die optimale Woche einmal bewusst zu durchdenken.

Als Homeworker sind bei mir die Übergänge zwischen Berufs- und Privatleben fließend und so habe ich für alle Bereiche Zeitblöcke integriert, beispielsweise

• Weiterbildung: Lesen von Fachliteratur und Blogs, Hören von Podcasts,
• Daten & Zahlen: Buchhaltung, Planung, Datensicherung und -abgleich,
• Marketing: Social Media, Website, Blog, Newsletter,
• Produktentwicklung: Planung von Webinaren und Workshops, Gestaltung von Guided Coworking sowie Walk & Talk,
• Versorgung: Lebensmitteleinkauf, Fuhrparkpflege,
• usw.

Hinzu gesellen sich in meinem Fall Blöcke für Kundentermine, Webinare und Webmeetings und alles, was mit dem Umsatz zu tun hat. Was sind deine wiederkehrenden Aktivitäten und wie groß sind die typischen Zeitfenster?

Tipp 1: Lege grobe Zeitfenster fest

Gerade für wichtige, nicht dringende Aufgaben fehlen häufig feste Zeitfenster. Statt jedoch diese genau von 08:00 bis 09:00 Uhr zu legen ist es besser, sich »Vormittag« zu merken. Das erhält die mentale Anpassungsflexibilität für die ungeplanten Aufgaben, die zusätzlich im Laufe eines typischen Tages herein rauschen. Daher kursiert der Zeitmanagement-Tipp in der Literatur, nicht mehr als 60% der Zeit zu terminieren.

Ich persönlich habe früher gerne etwas auf »am Wochenende« geschoben, weil ich im Wochenverlauf durch diese unvorhergesehenen Aktivitäten meine großen Zeitblöcke gen Minutentakt schwinden sah. Das führt natürlich dazu, dass entweder die Aufgabe geschoben wird oder das Wochenende mit Arbeit gefüllt ist — äußerst blöd und nicht empfehlenswert.

Tipp 2: Berücksichtige Deine Energiequellen

Es ist verführerisch, eine Woche kalendarisch zu optimieren und so viel wie möglich darin einzupacken, um beruflich voran zu kommen und geschäftlich Erfolg zu haben. Was aber ist mit deinen Energiequellen: Sport, Freunde, Familie, Hobbies? Berücksichtige Zeitblöcke, um diesen Lebensbereichen nachgehen zu können.

Ich habe mich beispielsweise zehn Jahre lang ehrenamtlich sehr stark engagiert und da war der Montag Abend ein feste Größe, ob ich beim Termin vor Ort war oder andere damit verbundene Tätigkeiten aus dem Homeoffice erledigt habe.

Tipp 3: Plane Pufferzeiten ein

Wer häufig Außentermine hat, kennt das Problem der unvorhergesehenen Terminsaboteure: Stau, Ausfall der Bahnlinie, Verspätungen jedweder Art. Dafür gibt es Zeitpuffer. Aber auch für die Entspannung und die ganz persönlichen Bedürfnisse.

Ein guter Wochenrhythmus-Plan lässt dir gemeinsam mit dem Terminkalender Freiräume, auch mal 20 Minuten länger zu pausieren oder einfach das schönen Wetter durch einen Umweg vom Büro nach Hause zu genießen.

So erstellst Du Deinen Wochenrhythmus-Plan

So kommst du zu deinem Wochenrhythmus-Plan:

1. liste alle Tätigkeiten auf, die wöchentlich ein- oder mehrfach anfallen;
2. prüfe, ob die bisherige Anordnung optimal ist;
3. erstelle den Plan.

Beherzige dabei:

• Verplane nicht 100% deiner Arbeitszeit mit Meetings, Präsentationen usw.
• Lass rund 40% deiner Zeit als Puffer für Unvorhergesehenes, nicht für die Rhythmus-Blöcke.
• Behalte mit dem Wochenrhythmus die für dich wichtigen Aktivitäten im Fokus.

Nun gilt es, sich an diesen Rhythmus zu gewöhnen bzw. diesen zu verfestigen. Lege dazu ein Bild auf dein Smartphone, Tablet, Desktop oder drucke diesen einfach aus. Viel Erfolg.

Eine Vertiefung bietet das Webinar Wochenrhythmus im Home Office. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Ein entspanntes mobiles Arbeiten:
just plan it & N.JOY your life,
Sylvia Nickel

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