4 Tipps, wie To-Do-Listen funktionieren5 Minuten Lesezeit

8. September 2014 von Sylvia Nickel | 15 Kommentare

Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Eine To-Do-Liste (auch: 2do-list oder TDL), Aufgabenliste oder Pendenzenliste enthält offene Punkte zu einer Aufgabe, einem Arbeitspaket oder einem Projekt. Richtig verwendet ist diese Methode ein gutes Hilfsmittel für das Aufgabenmanagement. Und darin liegt die Crux dieser Arbeitstechnik: allzu häufig werden die Listen ausgedehnt und erfassen alle Bereiche. Das führt nicht nur zum Chaos, sondern auch zur Frustration, denn Du hältst Dir mit einer Vielzahl an To-Do-Listen vor Augen, was Du alles nicht geschafft hast, anstatt die Energie auf die Prioritäten zu lenken! Dieser Artikel soll die Methode nicht verteufeln. Es geht vielmehr darum, diese Methodik richtig anzuwenden.

Aufgabenliste ≠ Checkliste

Lange Zeit galt die Aufgabenliste als das ultimative Arbeitsmittel im Selbstmanagement. Vielerlei Methoden wurden entwickelt, um Listen zu führen, zu kategorisieren, zu priorisieren und letztlich einen Erledigungsvermerk dahinter zu setzen. Auch diverse Apps ermöglichen das cloudbasierte Erfassen via Smartphone.
Doch für viele Menschen ist die TDL mit zusätzlichem Streß verbunden. Sie fühlen sich bereits bei der Notiz aller Aufgaben gehetzt.

Meine To-Do-List beherrscht nicht meinen Tag.

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Das liegt an einem Mißverständnis, denn die TDL beherrscht nicht Deinen Tag, sondern umgekehrt: Eine Aufgabenliste ist eine Gedächtnisstütze, eine Erinnerungshilfe, keine Aufgabenbeschreibung. Letztere gehört in Dein Qualitäts- oder Prozessmanagement und den Abrechnungsbogen, insofern Du dieses schriftlich dokumentierst.

Was gehört auf eine Todo-Liste?

Hier gilt: alles, was Dir hilft, besser durch den Tag zu kommen. Beachte jedoch folgende Aufgabencharkeristika:

must: Diese Aufgabe muss erledigt werden, um das Tagesziel nicht zu gefährden;
should: Diese Aufgabe sollte erledigt werden. Sie ist jedoch nicht für das Tagesziel gefährlich;
could: Diese Aufgabe könnte erledigt werden und könnte alles »schöner machen«; sie ist Ausdruck unseres Strebens nach einem Perfektionismus, der im beruflichen Alltag selten benötigt wird;
won’t: Diese Aufgaben gehören nicht zum Tagesziel oder zum jeweiligen Projekt. Darüber zu diskutieren lohnt sich insbesondere in Teams zu Beginn eines Projekts. Damit lässt sich das Ziel eingrenzen.

Lediglich »Must do« sollten erfasst werden. Für die anderen Bereiche kannst Du bei Bedarf eine separate Liste anlegen, denn einmal notiert entlastest Du Dein Gehirn um diesen Gedanken. Du wirst feststellen, dass Du diese Aufgaben nicht in Angriff nimmst, da sie keine Priorität erfährt.

Unübersichtlich lange Listen sind ein Hinweis darauf, dass hier viele should– und could-Tasks notiert wurden. Prüfe in diesem Fall Deine Todo-Liste. Auf Todo für die nächsten Tage sollten maximal 7±2 Aufgaben stehen. Lege für die weiteren Aufgaben, die danach hohe Priorität genießen, eine zweite Liste mit maximal 25 Erinnerungshilfen an.

Wann wird die Aufgabenliste aktualisiert?

Nimm Dir täglich die Liste vor, um diese zu aktualisieren. Unter Umständen haben sich bereits Prioritäten geändert und Aufgaben fallen von Must in Should. Andere Aufgaben fallen von Should oder der erweiterten TDL in Must.
– Ich persönlich arbeite mit Google Keep als Pendant zu meinem handschriftlichen Generalbuch. Wenn kein IT-Medium mit ausreichender Tastatur vorhanden ist, notiere ich im Generalbuch, übertrage anschließend in Keep oder erledige dies sofort. Keep ist mein digitales Post-it, und so, wie die Post-it’s temporär sind, sind die Keep-Notizen: tagesaktuell und priorisiert. Für längerfristige Aufgaben arbeite ich übrigens mit Outlook und dem Todoist-Plugin.

Erlaubt ist was gefällt

Die hier beschriebene Vorgehensweise ist ein Angebot, eine unter vielen Methoden, mit dem Werkzeug »TDL« umzugehen. — Vergiß alle Methoden und bastele Dir Deine, denn Deine Aufgabenliste muss für Dich funktionieren. Diese soll Dich entlasten und nicht belasten. Das gilt umso mehr, wenn Du die Liste elektronisch führen möchten und entsprechende Programme testest. Verwerfe die Software, wenn Du Dich damit nicht wohl fühlst oder gar Stress aufkommt. Einige Tipps für Deine Aufgabenliste:

Notiere nur das, was Du tendenziell vergisst. Verzichte auf eine Terminangabe, wenn die Aufgabe keinen festen Termin hat.
Teile Aufgaben nicht kleinteilig auf. Stichworte genügen. Diese können die Tätigkeiten beschreiben wie »Einladung schreiben« statt »Einladung«. Wähle die für Dich geeignete Formulierung. Der Punkt soll dich erinnern und nicht Dritten zur Beschreibung dienen. Hilfreich ist eine Abschätzung der gebundenen Zeit wie »15 Min. | Einladungen für XY schreiben«
Nutze Kategorien oder separate Listen, wenn eine Liste unübersichtlich wird.
Blende nur die für die nächsten 72 Stunden wichtigen und dringenden Aufgaben ein. Sortiere später fällige nach Zeiträumen wie Kalenderwoche oder Monat bzw. »später«.
Je weiter die Aufgabe in der Zukunft liegt, desto umfangreicher solltest Du diese beschreiben oder durch entsprechende Stichworte wie Dateifundort, beteiligte Personen, bereits erfolgte Korrespondenz ergänzen.

Dieses Thema erreichte mich in meiner Sprechstunde mit dem Hilferuf »ich halte nicht mal meine TDL ein«. Wie TDL gut funktionieren können und Dich unterstützen anstatt zusätzlich zu stressen habe ich hiermit dargelegt. Ich hoffe, Du kannst einige Tipps produktiv umsetzen und wünsche Dir eine entspannte Zeit.
Eine Vertiefung findest du in meinem Webinar »die perfekte To-do-List«. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ein entspanntes Aufgabenmanagement,
Sylvia Nickel

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