Last Updated on 4. Oktober 2019 by Sylvia Nickel
Wenn in den Aufgaben mehr Zeit steckt als der Tag Stunden hat, dann darf man sich zurecht fragen: »Will ich zuviel?« So identifiziert Stephan List in seinem gleichnamigen Artikel einige Anhaltspunkte für ein Zuviel. Ich kehre die Fragestellung um.
Wie Du Aufgaben richtig reduzierst
Eine Aufgabe ist eine Aufgabe, weil sie dringend oder/und wichtig ist. Aber dies heißt nicht, dass wir alle Aufgaben selbst oder gar in dieser Form erledigen müssen. Ganz klar, David Allen packt es in diesen knackigen Satz:
Hier also die fünf Tipps für weniger To-do. Erkenne die richtigen Aufgaben erkennen und fokussiere Dich.
#1 Prüfe Deine 2–3 »Most Important Tasks« für den Tag.
Konzentriere Dich auf zwei bis drei Aufgaben, die Dich heute am meisten voran bringen. Das mag Deine Rolle in der Organisation betreffen oder gar direkt mit Umsatz, Absatz oder Einkommen zusammenhängen. Es sind die sogenannten »High Value-Added Tasks« oder »High-Value Activities«. Sie verfügen über einen hohen Wertbeitrag für Dein Ziel (in Deiner Rolle in der Organisation). Zugleich sollten diese Aufgaben zu jenen gehören, die Du gut beherrschst. Suche Dir gegebenenfalls für die anderen Aufgaben Spezialisten, die es besser können. Dies ist nicht immer möglich, aber die Aufgabe(n) mit hohem Erfolgsbeitrag, die Du am besten beherrschst, gehören ganz klar nach oben auf die Tagesliste. bearbeite Sie zuerst.
#2 Trenne Dich von Aufgaben
Nicht jede Aufgabe in Deinem Aufgabenmanagementsystem oder auf Deiner Aufgabenliste musst Du selbst erledigen. Prüfe, ob andere diese besser können. Vielleicht verfügen andere über bessere Fähigkeiten oder die besseren Kenntnisse? Oder vielleicht halten Dich diese Aufgaben – meist aus dem Quadranten der Dringlichkeit und Nicht-Wichtigkeit – von wichtigeren ab? In der Ökonomie kennen wir das Prinzip der Funktionenverlagerung. Man kann Funktionen an vor- und nachgelagerte Prozessschritte delegieren oder durch Rationalisierung überflüssig machen. Denke an das schwedische Möbelhaus: einer der Erfolgsfaktoren ist es, dass Kunden die Möbel selbst aufbauen. Das Möbelhaus kann sich so auf seine Kernkompetenzen (Sortimentsbildung, Logistik, Präsentation) konzentrieren.
#3 Erkenne Nice-to-do-Aufgaben
Ganz besondere Kandidaten sind die Aufgaben, die das ganze schöner, ja nahezu perfekt machen. Perfektion wird jedoch selten verlangt, sondern eher »erledigt«. To-do-Listen sind häufig voll von diesen »Schön wäre es«-Aufgaben. Es ist auch kein Fehler, sich über die Perfektion Gedanken zu machen. Diese Aufgaben gehören auf die Nice-to-Liste und nicht auf die Tages- oder Wochenliste. Prüfe Deine Aufgaben auf den Nice-to-Faktor und verschiebe Sie in einen anderen Ordnern, auf eine andere Liste. Ich persönlich habe in 25 Berufsjahren nie wieder eine Aufgabe angepackt, die auf Nice-to gelandet ist. Dies ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass mir Zeit und Energie fehlten auf die offensichtlich nicht wichtigen Dinge noch einen Blick zu werfen. 🙂
#4 Vereinfache Aufgaben
Dies gilt vor allem für Routinen, also wiederkehrende Aufgaben. Denn was, Du hier durch einmalige Überlegung sparst, erntest Du mehrfach in der Folgezeit. Vereinfache Aufgaben durch Stapelverarbeitung, Delegation, Automatisierung oder Digitalisierung.
Die schwächste, dennoch wirkungsvolle Form der Vereinfachung ist die Stapelverarbeitung: lege gleichgeartete Aufgaben hintereinander in ein festes Zeitfenster. Die Delegation ist nicht ausschließlich von der Weisungsbefugnis der Rolle in einer Organisation abgängig; dennoch bleibst Du bei Delegation »Process Owner«. Hier gilt nicht »aus den Augen – aus dem Sinn«. 😉
Die Automatisierung verlagert manuelle Vorgänge auf computergestützte. Der Autoresponder ist ein einfaches Beispiel für Automatisierung. Die Office-Programme bieten zahlreiche Möglichkeiten der Automatisierung und Arbeitserleichterung, beispielsweise durch Shortcuts oder Schnellbausteine. Es lohnt, ein wenige Zeit in die Hilfefunktion zu investieren. Damit befindest Du Dich an der Schnittstelle zur vierten Möglichkeit: gerade die Digitalisierung bietet einen willkommenen Anlass neue Instrumente zu entdecken wie beispielsweise Microsoft Flow oder IFTTT (»if this than that«): mit diesen Tools kannst Du Aktivitäten aus verschiedenen Programmen verknüpfen.
#5 Behalte die Tagesaufgaben im Blick
Weniger ist mehr – auch bei der Aufgabenliste. Definiere 2–3 »Must-« und maximal 10 »Should-Aufgaben« für den Tag. Nutze dafür die Funktion »Heute« oder »Tagesliste« in Deiner To-do-App oder notiere diese Aufgaben auf einen Zettel oder in Deinem Generalbuch.
Ziehe abends Bilanz und übertrage die nicht erledigten Should-Aufgaben auf den nächsten Tag, ein anderes Zeitfenster oder verabschiede Dich auch von diesen.
Ich hoffe, Deine Aufgabeliste ist jetzt schon schlagartig kleiner. Es gilt:
Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben
Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit Deiner Liste verbringen und dennoch mehr erreichen. Mehr erfahren …
Videolektion ♦ Die perfekte To-do-Liste
Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars die perfekte TDL. Die Videolektion findest du hier. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.
Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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