Last Updated on 8. Oktober 2018 by Sylvia Nickel
Im Bereich des Dokumentenmanagements wird der Workflowbegriff sehr gerne genutzt. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter »Flow«? Geht es darum, zu wissen, an welcher Stelle des Prozesses wir gerade arbeiten oder woran andere arbeiten? Workflow im Sinne gleichnamiger Systeme hat wenig mit Flow beim Arbeiten zu tun. Um letzteres geht es in diesem Artikel: Energie aus der Tätigkeit schöpfen, ob Buchhaltung, Abgleich von Kundendaten, Gespräche mit Interessenten oder einfach die Anfertigung von Texten wie diesen,, auch im Büro 4.1.
Aus der Psychologie kennen wir »Flow« als Zustand zwischen Über- und Unterforderung, der durch eine Tätigkeit ausgelöst wird, die ihre Zielsetzung bei sich selbst hat. Folge ist die Verschmelzung von Handlung und Bewusstsein: Du denkst nicht mehr darüber nach und genießt, dass Du die Tätigkeit beherrschst. Energetisch lädst Du auf. Dies klingt nun sehr theoretisch. Dabei kennst Du den Zustand des Flow: dann, wenn Du etwas tust, um zu entspannen, häufig verbunden mit einer für Außenstehende gewissen Art an Monotonie, zum Beispiel beim Joggen oder beim Üben eines Instruments. Du befindest Dich in einem Zustand zwischen Überforderung und Langeweile und allein die Tätigkeit ist präsent. Diese Zeit- und Selbstvergessenheit kann man auch im Büro erreichen.
So gelangst Du Sie in den Flow im Büro 4.1
- Zeige Dir das Ziel der Tätigkeit auf, beispielsweise die fertige Reisekostenabrechnung. Konstruiere ein Bild vom Endzustand. Wie gut wird es sich anfühlen, diese Aufgabe erledigt zu haben? Was ist zu tun?
- Verdeutliche Dir die Anforderungen. Nimm eine wertschätzende Haltung ein. Diese Aktivität ist wichtig, weil …. Warum ist es zu tun?
- Strukturieree die Tätigkeit in kleine Einheiten, die Du im Stapel verarbeiten kannst. Zum Beispiel das Sortieren aller Belege, das Scannen aller Belege usw. Dies hat den besonderen Nebeneffekt, dass Du nach jedem Stapel eine Pause einlegen kannst ohne Dich mit großem Aufwand wieder einzuarbeiten. Wie ist es zu tun?
- Beginne die Tätigkeit. Schaltn Sie Störfaktoren aus.
- Konzentriere Dich auf die Dinge, nicht auf Dich selbst!
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Einen entspannten Workflow,
Sylvia Nickel
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