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Aufgabe mit Zeitvorgabe © Sylvia NiCKEL

Aufgabe mit Zeitvorgabe – na?!?4 Minuten Lesezeit

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Zuletzt aktualisiert am

Dieser Blog wird automatisch statistisch ausgewertet. Etwas amüsiert entdecke ich, dass die Seite »https://www.kreuzwort-raetsel.net« über ihre Suchfunktionen auf die Frage »Aufgabe mit Zeitvorgabe« an prominenter erster Stelle auf diesen Artikel  verweist: Outlook: Aufgaben mit Zeitangabe. Meine Gedanken dazu hier.

Für die Kreuzworträtsler

Für die Ungeduldigen: probiere es mit folgenden Wörtern:

  • Task (englisch);
  • Arbeitspaket (aus dem Projektmanagement, Bearbeitungszeitaufwand);
  • Meilenstein (aus dem Projektmanagement, Termin);
  • Aktion mit Frühestmöglichen Anfangszeitpunkt (FAZ) und spätestens möglichem Endzeitpunkt (SEZ) (aus der Netzplantechnik, hier unter Berücksichtigung des Gesamt- und des freien Puffers);
  • Pomodoro/i (sigular/plural, aus dem Zeitmanagement);
  • Workload (aus der Arbeitsmethodik, Aufgabe mit Ausführungsaufwand);
  • To-do oder Todo (von englisch: zu tun, in der Regel allerdings ohne explizite Zeitaufwandschätzung).

Eine Aufgabe ist keine Notiz und kein Termin

Besonders aufgefallen ist mir die Beschreibung »mit Zeitvorgabe«. Dass eine Aufgabe nicht nur eine Notiz ist, irgendwann einmal irgendetwas tun zu wollen, sondern ein konkretes Arbeitspaket mit Verantwortlichkeit sowie zeitlicher und sonstiger Ressourcenplanung (manche mögen auch von »–zuweisung« reden, doch das ist energetisch kontraproduktiv), sollte unumstritten sein. Andere Dinge gehören entweder zu den Notizen (könnte irgendwann für irgendwen irgendwann einmal interessant sein) oder zu den Terminen (muss am … um … da sein) – zumindest aus der Sicht des Arbeitsmethodikers.

Ob eine andere Instanz, eine andere Rolle in der Organisation oder ein anderer Mensch eine Vorgabe macht oder du dir selbst anhand einer Aufwandsschätzung eine Notiz zur Zeitangabe machst: es geht um Aufgaben mit zugewiesenem zeitlichen Aufwand und nicht um eine Fälligkeit; dies wäre ein Termin. – Ist denn nun Zeitangabe und Zeitvorgabe nicht dasselbe?

Aufgabe mit Zeitvorgabe © Sylvia NiCKEL

Zeitangabe ist nicht Zeitvorgabe

Die Zeitvorgabe findet ihren Ursprung in den REFA-Studien zur Arbeitsmethodik. Die Bezeichnung REFA geht auf den im Jahr 1924 in Berlin gegründeten »Reichsausschuss für Arbeitszeitermittlung« zurück und existiert heute unter »REFA – Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung«. Nach Analyse und statistischer Auswertung der Daten eines bestimmten Arbeitsvorgangs wird eine Vorgabezeit für einzelne Aktivitäten erarbeitet. Diese mechanistische Betrachtung der Arbeitswelt funktioniert bei stets gleich laufenden manuellen Abläufen in einem konstanten Umfeld. Eine Zeitvorgabe kommt also von anderen, die über den Vergleich vieler einen  statistischen Mittelwert ermittelt haben, auf welchem die Vorgabe beruht. – Wusstest du, dass »Zeitvorgabe« im Englischen »time handicap« heißt? Sprache kann so direkt sein. 😎

Anderes ist es mit den eigenen Erfahrungswerten. So gibt es zahlreiche Prozesse auch in deinem Arbeitsfeld, die typischerweise einen bestimmte Zeitaufwand erfordern. Es ist hilfreich, mit diesen Erfahrungswerten in der Zeitplanung zu arbeiten, um sich nicht zu verzetteln. Das sind die Zeitangaben  Orientierungswerte für die Arbeitsplanung.

Auch wenn wir in Zeiten der Digitalisierung starke Umbrüche in den Abläufen  erleben, lassen sich hier einige sogenannte Faustregeln oder Vorgabezeiten zur Orientierung des eigenen Arbeitsflusses ableiten:

  • Meetings sollten nicht länger als 45 Minuten dauern, da die Konzentration danach rapide nachlässt;
  • der Tagesüberblick (möglichst am Vortag) erfordert rund 15 Minuten;
  • das Checken der E-Mail-Eingänge mit der Entscheidung darüber, ob sofort gelöscht werden kann oder beantwortet oder daraus eine Aufgabe wird, benötigt bei normalen Mailaufkommen nicht länger als 20 Minuten (ohne direkte Beantwortungs- und weitere Bearbeitungszeiten, es sei denn, es handelt sich um eine kurze Bestätigung o.ä.).

Generell lassen sich übrigens viele Aktivitäten in überschaubare Zeiteinheiten von 20 bis 30 Minuten aufteilen; dies nennt man Pomodorotechnik.

Plane den Zeitaufwand in der Aufgabenliste

Wenn du eine Aufgabenliste führst – auch wenn nur gedanklich – dann ordne den geschätzten zeitlichen Arbeitsaufwand zu. Es empfiehlt sich, diesen voran zu stellen, beispielsweise

»20 Min | dies und das erledigen «

Ordnest du deine Aufgaben nach Projekten? Dann setze das Projektkürzel oder die Kundennummer voran. Der Vorteil an dieser Methode ist, dass du die in den Aufgaben gebundene Arbeitszeit im Blick hast und, dass kleine Aufgaben auch zwischen zwei Terminen oder in ungeplanten Wartesituationen bearbeitet werden können.

Ich wünsche dir stets einen Überblick über die in Aufgaben gebundene Zeit.
Just estimate time  & N.JOY your life,
Sylvia Nickel

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

2 Kommentare

  1. Den Tipp bei der Aufgabenplanung die Zeit mit einzutragen und voran zu stellen werde ich mal ausprobieren. Bisher mache ich immer Projektkürzel und Fälligkeitsdatum in mein Trello Board, aber keine Zeitschätzung.

    • Gerne, liebe Katharina William. Du wirst sehen, dass du einen besseren Überblick über die in den Aufgaben »gespeicherte« Zeit hast. Viel Erfolg. Trello ist ein wunderbares Tool, vor allem für die Kooperation und Delegation.

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