Aufgabenlisten sind kein Ticketsystem5 Minuten Lesezeit

2. März 2018 von Sylvia Nickel | Keine Kommentare

Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Der Artikel von Franziska Martin auf Impulse veranlasst mich, ein grobes Missverständnis mit Aufgabenlisten aufzuklären. Die Autorin bezieht sich auf Kevin Kruse. Dieser empfiehlt, statt To-Do-Listen zu führen, lieber gleich die Aufgaben in den Kalender einzutragen. Doch zunächst zum ersten Gedanken beim Lesen des Artikels.

Du bist Herrscher Deiner Aufgaben

Sind es zu viele, bist du nicht fokussiert 😉 Denn nicht jeder Informationsschnipsel in Deiner Inbox (ob E-Mail, Gedanke, Gesprächsnotiz oder selbst gesetztes Ziel) ist auch eine Aufgabe. Wer alles im Aufgabenmanagement notiert, wird feststellen, dass ein guter Bodensatz übrig bleibt, auch nach Monaten und Jahren, so wie die zitierten 41% der Aufgaben, die »I done this«-Nutzer 2012 in der Liste liegen ließen. Es waren vermutlich keine Aufgaben, sondern Wünsche, – so wie bei meiner ersten digitalen To-Do-Liste zu Beginn der 1990er Jahre 🙂

Sind es zu viele Aufgaben, bist du nicht fokussiert. #Fokus

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Einer meiner Kunden meinte mal ganz ernsthaft »ich habe über 400 To-Do in meinen Aufgabenlisten und ich schaffe sie einfach nicht«. Ein anderer fragte mich, ob nicht irgendein System den Kalender eigenständig mit Aufgaben aus der To-Do-Liste füllen könnte. Offensichtlich liegen dort verschiedene Auffassungen darüber vor, was Aufgaben sind. Und mal ehrlich: wer will sich schon von einer Liste die Tages- oder gar die Lebensgestaltung diktieren lassen?

Notiz, Termin oder Aufgabe?

Ganz grob lassen sich Notizen von Aufgaben und diese von Terminen unterscheiden (dazu dieser Artikel). In der Aufgabenliste stehen nur tatsächliche Aufgaben mit einem Workload, also einer Bearbeitungszeit. Sinnvollerweise sollte diese auch gleich im Betreff vermerkt werden. Alles andere gehört in andere Systeme. – Eine klare Absage meinerseits an den Vorschlag von Kevin Kruse, alle Aufgaben in den Terminkalender einzutragen. Dies ist angesichts der Dynamik in unseren Zeiten für viele ohnehin nicht praktikabel. Puffer zwischen Aufgabenblöcken ermöglichen die flexible Reaktion auf Feuerwehreinsätze, also dringende und wichtige Aufgaben. Solche blockieren bei Nichterledigung nicht nur andere, sondern im schlimmsten Fall die gesamte Organisation.

Arbeitsblöcke als Lösung?

Doch vielleicht mein Kevin Kruse auch das bewährte System, mit Rhythmen zu arbeiten, beispielsweise im Tagesablauf. Dann ist es sinnvoll, sich einen Zeitblock für Post, Information oder der Arbeit an einem besonderen Projekt zu reservieren. Dies gilt vor allem für geteilte und gemeinsam genutzte Kalender.

Schaffe Zeitfenster statt To-Do-Erinnerungen. #Rhythmen

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Und in diesen Blöcken, die möglichst zu gleichen Zeiten liegen (dann fällt es leichter), stehen nun die berühmten Aufgaben aus der To-Do-Liste an. »Unser Impuls ist es, das Dringende zu erledigen und das Wichtige zu ignorieren« wird Kevin Kruse im Artikel zitiert. Dem stimme ich voll zu. Befolge das Eisenhowerprinzip, insbesondere, was zeitliche Prioritäten angeht. Auf die Tagesliste gehören ohnehin nur wenige, wichtige Aufgaben. Ich empfehle nach der 7±2-Regel, sich maximal fünf am Abend für den nächsten Tag zu notieren, beispielsweise beim Journaling.

Maximal 5 Aufgaben zieren meine Tagesliste. #Taskmanagement

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Die Inbox clever gestalten

Ja, aber wohin denn nun mit den Einfällen, einen Arzttermin zu vereinbaren, ein bestimmtes Buch zu lesen und sich mal generell über ein Projekt Gedanken zu machen? Meine Inbox für derlei Gedanken – übrigens auch für künftige Blogartikel – ist das Generalbuch, digital und papiergebunden. Dieses schaue ich abends durch, um sie dann im Zweifelsfall zu einer echten Aufgabe zu machen; eventuell sogar für den Folgetag. So ist meine Inbox Instrument der Zeitsteuerung und keine Aufgabendiktatur … und ein Ticket(ing)system erst recht nicht, denn Du entscheidest, was zur Aufgabe wird, nicht der digitale Workflow von »ich wünsch mir das«-Anfragen.

Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower.