Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel
Heute habe ich eine Frage an Euch und ich bin gespannt, wie ihr damit umgeht; doch zuvor einige Gedanken zum Thema »Eventualtermin«.Von der Not mit den blockierten Zeiträumen
Meine Akivitäten bringen es mit sich, dass häufig mehr als drei Personen zu einem Termin zusammenkommen sollen, sei es für eine Telefonkonferenz, ein Webmeeting oder ein Treffen vor Ort. Prinzipiell ist es die beste Lösung, dies in der Gemeinschaft, also im vorhergehenden Termin geklärt zu haben. Das gibt Sicherheit, erspart blockierte Zeiträume für Eventualtermine im Kalender und eine umständliche Koordination über mehrere E-Mails oder Terminfinder-Apps. Leider kommt es häufig anders als man denkt.
Terminfindung © Sylvia NiCKEL
Wenn mehr als drei Personen beteiligt sind, artet die Abstimmung schnell in Arbeit aus, da schon eine Telefonkonferenz schwer zu koordinieren ist. Die schriftliche Abstimmung zieht Arbeit nach sich, denn der Termin sollte ja nicht nur im Terminfinder wie beispielsweise Doodle stehen, sondern zeitgleich im Kalender als Eventualtermin blockiert sein; schließlich gilt es, den blockierten Zeitraum, während der Abstimmungsphase nicht mit einem anderen Termin zu belegen.
Mein Terminkalender umfasst zurzeit mindestens 20 Eventualtermine. Das ist ärgerlich, da ich beispielsweise bei drei Terminalternativen drei Zeitfenster für einen bestimmten Zeitraum (meist 14 Tage) frei halte. Diese Zeiträume kann ich bis zur Rückmeldung des letzten Beteiligten nicht anders verplanen, – und ein gewisser Informations- und Entscheidungsraum muss allen zugestanden werden. Erschwerend kommt hinzu, den Überblick über diese Eventualtermine zu bewahren, denn bei zwei Alternativen zu einem Termin existieren zwei Zeiträume für meinen „Workload“, Arbeiten, die ich ebenfalls einplanen möchte.
Das ist meine Taktik
Wenn es irgendwie geht, treffe ich prinzipiell keine Terminentscheidungen unterwegs, sondern erst im Büro, am Schreibtisch, wenn mir alle Informationen vorliegen und, wenn ich Zeit habe darüber nachzudenken. Eventualtermine lege ich mit „vorbehaltlich“ im Kalender (ich nutze Outlook) an. Der Termin enthält in der Notiz die Angabe zu den weiteren Terminen, dem Eintragsdatum und der anfragenden Person.
Eventualtermin im Microsoft Outlook Kalender © Sylvia NiCKEL
Stelle ich an andere Personen eine Terminanfrage mit mehreren Alternativen nutze ich verschiedene Techniken:
- Outlook-Besprechungsanfrage, wenn alle Outlook nutzen. Diese ist nur sinnvoll, wenn entsprechende Zugriffsrechte vergeben wurden, z. B. innerhalb eines Teams, denn dann können schon mögliche Zeiträume identifiziert werden. Ist kein Kalenderzugriff möglich erfolgt die Anfrage per Mail mit Abstimmungsschaltfläche, welche jedoch nicht bei dem Mail-Programm richtig angezeigt werden. Bei Outlook-Nutzern wird ein angenommener Termin automatisch in den Kalender eingetragen und bei Änderungen auch aktualisiert (mehr dazu im Spezial-Workshop Teamwork xs mit Outlook –> Anfrage).
- Doodle oder einen anderen Terminfinder, wenn verschiedene Planungssysteme genutzt werden, oder wenn ich keine Kenntnis von der jeweiligen Vorgehensweise habe.
- Alternativen per E-Mail mit der Bitte, bei Antwort im Betreff das passende Datum mit „ok.“ zu kennzeichnen. Einen passenden Text bevorrate ich in meiner Textbausteinverwaltung. Allerdings ist die Vorstellung möglicher Alternativen hierdurch begrenzt bzw. bereitet dies Auswertungsaufwand beim Anfragenden.
AW: Telko BS / 16.09. ok ///
Wie gehst Du mit Besprechungsanfragen um?
Ich bin gespannt, wie Du mit Eventualterminen umgehst. Notierst Du diese direkt im Kalender oder führst Du eine Eventualterminliste? Setzt Du eine bestimmte App ein oder sieht Dein Programm eine pfiffige Lösung vor?
Ich bin gespannt auf Deine Antwort.
Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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