Effektive Planung: Lebst Du schon oder planst Du noch?5 Minuten Lesezeit

9. Januar 2017 von Sylvia Nickel | 2 Kommentare

Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Eva Laspass fragt in ihrer Blogparade »Zu Tode geplant? Planung — Planung ja oder nein?« nach dem State of the Art der Planung. Hier ist mein Beitrag dazu. Zugegeben: ein Möbelhaus aus Schweden inspirierte mich zu diesem Titel.

Planung in Theorie und Praxis

Als Diplom-Ökonom lernte ich in meinem Studium vielerlei Planungsmethoden kennen. Es ging stets darum, das große Ziel auf die kleinen Ziele und damit auf die Aktivitäten herunter zu brechen. Dann kann man die Budgets dazu festzulegen, ob es Geldeinheiten, Zeit, Mensch oder Maschine sind. Das ist nicht nur für Organisationen sinnvoll, sondern auch für das eigene Leben.

In der Praxis lernte ich, akribisch zu planen und zu budgetieren – und den Umgang mit den vorgegebenen Werten. Werden die Ziele, wie ein bestimmter Umsatz, nicht erreicht, so beobachte ich verschiedene Strategien des Umgangs mit verfehlter Planung:

Die Tätigkeiten werden so angeordnet, dass sich rechnerisch die Zielerreichung ergibt (Aufträge vorziehen oder nach hinten schieben).
Die Dinge werden zurechtgerückt (man kann Statistiken auch schönen und Positionen umbuchen).
Es wird verkrampft nach einem Schuldigen gesucht (natürlich nicht in den eigenen Reihen).

Sehr selten wird darüber gesprochen, ob die Vorgaben aus der Planung sinnvoll für die Zielerreichung sind. Kennst du dieses aus deiner Zielsetzung, beispielsweise wenn es um Abnehmen, mehr Sport usw. geht? Es sind die Bescheißerle-Strategien, wenn du das Ziel nicht erreichst, beispielsweise wenn es um Sport und Gewichtsreduktion geht:

»Ich hatte so viele Geburtstagsfeiern und Einladungen zum Essen.« (Schuld sind also die Einladenden)
»Ich hatte mir den Knöchel verstaucht.« (ja, aber da hätte man noch etwas für den Oberkörper tun können und die Kalorienzufuhr an verminderte Aktivität anpassen, oder?!?)
»Im Prinzip habe ich es geschafft, also so zu 50%.« (Ah ja, halb zum Mond ist eben auch schon eine halbe Mondlandung)

Dann ist es Zeit, sich zu fragen, ob die Ziele richtig sind.

Setzt Du die richtigen Ziele?

Vielleicht hast du schon einmal von SMART-Zielen oder der ALPEN-Methode gehört? All diese Heuristiken geben uns einen Anhaltspunkt darüber, wie ein Ziel zu formulieren ist. Realistisch bzw. erreichbar ist ein Kriterium. An diesem Scheitern meines Erachtens viele Ziele in der Praxis, im Privatleben, im Beruf und auch in der Organisation.

Doch viel wichtiger ist es, Ziele nicht von äußeren Umständen wie Konkurrenzverhalten, Entwicklung am Arbeitsmarkt, Kundennachfrage oder der Zuneigung anderer festzumachen, sondern an den eigenen Stärken. Dabei ist es hilfreich, die eigenen Schwächen auf dem Weg zum Ziel zu berücksichtigen.
Handlungsziele heißt das Zauberwort. Nicht: »was muss erfolgt sein, damit das Ziel erreicht ist,« sondern »was tue ich, um dieses Ziel zu erreichen – tagtäglich?«

Statt »Ich will XY Umsatz«: »ich mache täglich … für neue Kunden.«
Statt »Ich werde den Stadtmarathon gewinnen«: »Ich laufe täglich … , um mein Bestes auf dem Stadtmarathon zu geben.«
Statt »Ich möchte ein Buch über … schreiben.«: »ich schreibe täglich 30 Minuten an meinem Buch über … .«

Soweit zu den Zielen. Wie sieht es nun mit der Planung aus? Keine, denn die Ziele sind ja sogar schon als Handlungsziele formuliert, oder lieber eine minutiöse Tagesplanung?

Wie detailliert sollte Planung sein?

Als Produktivitätstrainer befasse ich mich mit vielen Werkzeugen, effektiver zu arbeiten. Dabei sind mir einige Planungs-Apps aufgefallen, die zunächst sehr verlockend sind. Man notiert die Ziele, notiert die Meilensteine dazu, beschreibt die Arbeitspakete, plant die Zeiträume und: schwupps! ist der Terminkalender gefüllt. – so wie im klassischen Projektmanagement.
Einer meiner Kunden zeigte mir die Planungs-App für seine Lebensplanung: Da waren mehr als 400 Pakete verzeichnet! Klar, es gibt Wishlists wie 1000 places to see before you die, aber mal ehrlich: das ist kein Ziel, sondern ein »nice to do« – oder? Macht mit 400 persönlichen Zielen das Leben Freude oder wird es zur Last, da wir einer starren Planung hinterher jagen? – Für den Detailliertheitsgrad einer Planung gibt es kein Messinstrument, lediglich Anhaltspunkte:

Plane so wenig wie möglich und so viel wie nötig.
In den Terminkalender gehören die Termine, die Du sonst vergisst. Hilfreich sind Rhythmen für bestimmte Aktivitäten gleicher Art. Lege daher Zeitfenster für E-Mail-Bearbeitung, Bewegung an der Luft, das Erlernen von Neuem usw. fest, beispielsweise auf einem Wochenplan. Trage diesen jedoch nicht in Deinen Terminkalender ein und lasse dich vor allem nicht unnötig an diese Zeitfenster erinnern. Der Wochenplan ist ein Rhythmusideal, aber keine starre Vorgabe.
Fokussiere deine Big Five, die großen Ziele.
Die Big Five for Life nach John Strelecky sind die inneren Antreiber, deine großen Motivatoren in deinem Leben, nicht nur in deinen Rollen als Kind, Elternteil, Mitarbeiter, Nachbar usw. – leite Handlungsziele daraus ab und baue Erinnerungen solange ein bis die Handlungen zur Routine werden.
Übe Rituale ein, die Dich zu Deinem Ziel bringen.
Während Routinen nach entsprechender Wiederholung unbewusst durchgeführt werden, sind Rituale bewusste Handlungen. Für die Zielerreichung ist dies insbesondere Zeit zur Reflexion und für das Überprüfen der Prioritäten. Ein täglicher Spaziergang, beispielsweise zum Feierabend, kann ebenso solch ein Ritual sein wie das Führen eines Erfolgsbuchs.

Ich plane. Also bin ich.

Ich persönlich halte mich an diese drei Grundsätze und trage nur die Termine, die ich mit anderen habe, in meinen Terminkalender ein. Mein Wochenrhythmusplan mit den idealtypischen Zeitfenstern habe ich auf meinem Desktop und auf dem Smartphone liegen, so dass ich bei einem Telefonat oder Gespräch nicht in Versuchung komme, Termine innerhalb meiner »Stillarbeitsfenster« zu legen. Die Big Five for Life klemmen als Vision Board am Schreibtisch und geraten so nicht aus dem Fokus.

Ein wenig Planung gehört zum bewussten Leben dazu. Denn, wer nicht plant, macht sich zum Spielball der äußeren Umstände. Planung ist kein Selbstzweck und ein voller Terminkalender kein Ausdruck großer Leistungsfähigkeit, hoher Produktivität oder des richtigen Wegs zum persönlichen Erfolg.

„Es ist wichtiger, das Richtige zu tun, als etwas richtig zu tun.“ [Peter Ferdinand Drucker]

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In diesem Sinne: eine gute Planung und ein Loslassen vom terminierten Tag.
Ich freue mich auf die weiteren Beiträge zur Blogparade.
Sylvia Nickel