Blogparade: Wie viel weniger ist Mehrwert?4 Minuten Lesezeit

13. Januar 2015 von Sylvia Nickel | 3 Kommentare

Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Sandra Hylla ruft zur Blogparade Minimalismus auf und da für mich im Weniger der Mehrwert steckt, liefere ich gerne einige Zeilen. Ich beschränke mich auf das Habitat der Kopfarbeiter.

Chaos oder Ordnung?

Diese Frage ist für Büroarbeitsplätze umstritten. Während früher durchgängig die Meinung vertreten wurde, nur eine ordentlicher Arbeitsplatz ist die Basis für gute Produktivität, werden heutzutage den Chaosarbeitern auch chaotische Schreibtische zugestanden. Bedenken Sie aber, dass jeder Gegenstand, jede Haftnotiz, jedes Dokument, das Sie jetzt nicht benötigen, eine Ablenkung ist. Und nicht nur das: Sie beginnen, Dinge zu suchen, weil Sie den Überblick verlieren.

Ein weiterer Aspekt ist der Datenschutz. Wenn Sie alle Vorgänge,mit welchen Sie beschäftigt sind, offen am Arbeitsplatz liegen lassen, welchen Eindruck von Professionalität hat das für ihre Kunden? Hätten Sie gerne, dass Ihre Krankenakte von anderen Patienten gelesen werden kann? Wahrscheinlich nicht. Respektieren Sie die Privatsphäre Ihrer Kunden und schützen Sie diese.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

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Für meinen Arbeitsplatz gilt: so viel wie nötig – so wenig wie möglich. So kann ich jederzeit den aktuellen Vorgang in der Wiedervorlage oder mein Generalbuch schließen und heikle Daten liegen nicht offen herum.

Minimalismus im Büro (c) Sylvia Nickel | KarriereNachMass.de

Die Basisausstattung

Wie jeder Handwerker seine eigene Werkzeugkiste pflegt so sollten wir als Kopfarbeiter ebenso unsere Utensilien wählen und pflegen. Was benötigen Sie an Arbeitswerkzeugen? Hier eine Auflistung meiner Utensilien (die drei wichtigsten Werkzeuge habe hier beschrieben):

Notebook;
Taschenrechner (Tischmodell);
Füllfederhalter, Tintenroller, Druckbleistift, Textmarker – alles nebst USB-Stick in einem kleinen Mäppchen;
Wiedervorlagemappe (falls Print vorhanden ist);
Smartphone;
Generalbuch;
typische Zusatzutensilien wie Locher, Schere, Tesafilm, aber auch Dokumentenscanner usw. benötige ich selten und daher sind diese gut geordnet in einem Schrank untergebracht.

Vergleichen Sie sich mit einem Handwerker. Würde dieser mit einem billigen Promotionwerkzeug arbeiten? Nein, er verlässt sich auf sein Profiwerkzeug. Warum setzen Sie dann schlecht und unterschiedlich schreibende Werbekugelschreiber ein? – Entscheiden Sie sich für eine guten Stift und hüten Sie diesen wie Ihren Augapfel. Dies gilt auch für die Unart, Post-it-Notizen überall dauerhaft zu verteilen. Sorgen Sie für ein wirksames System und verwalten Sie in diesem die Notizen zu den Aufgaben.

Singletasking nach dem First-Things-First-Prinzip

Ein wahrer Booster in Sachen Minimalismus und Produktivität ist das Nein zu Multitasking. Dafür ist der Mensch nicht geschaffen. Wenn Sie mehrere „Baustellen“ zeitgleich bearbeiten, erhöht sich die Fehlerquote drastisch, Stress kommt auf und Unterbrechungen stören empfindlich den Ablauf. Telefonieren Sie nicht in einer Angelegenheit, während Sie zeitgleich E-Mails in einer anderen checken. Resultat ist fehlende Konzentration. Untersuchungen zum Multitasking ergeben, dass durch Flüchtigkeitsfehler und Informationsverlust insgesamt mehr Zeit benötigt wird als beim Singletasking.

Wenn Sie nun eine nach dem anderen bearbeiten dann lohnt sich die Frage „Was ist wichtig und auch dringend?“ Prüfen Sie vor der nächsten Aufgabe die Prioritäten. Wir neigen dazu, unangenehme, arbeitsintensive und schwierige Aufgaben aufzuschieben und währenddessen unsere Energien darin zu binden.

Fünf Tipps für Minimalismus am Büroarbeitsplatz

Entsorgen Sie unnütze Stifte und organisieren Sie die wichtigen in einem Mäppchen.
Verzichten Sie auf Post-it-Wirtschaften und nutzen Sie stattdessen ein Generalbuch.
Räumen Sie zu Arbeitspausen ihren Schreibtisch rigoros auf und legen Sie die für die nächste Aufgabe benötigten Papiere oder Dateien zurecht.
Verlassen Sie zum Feierabend einen restlos aufgeräumten Schreibtisch, der nun auch von den Reinigungskräften gesäubert werden kann.
Setzen Sie Prioritäten und prüfen Sie diese vor jeder Aufgabe.

Für mich ist im Weniger klar ein Mehrwert. Prioritäten, Konzentration, erfolgreiches und zielgerichtetes Arbeiten sowie Verlässlichkeit der Werkzeuge sind die Säulen eines Arbeitens ohne Ablenkung und Zeitverschwendung. Ein Versuch tut nicht weh; geben Sie sich eine Chance und testen Sie den Minimalismus am Büroarbeitsplatz. Sie können nur gewinnen.

Ich wünsche Ihnen eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel