Last Updated on 15. November 2019 by Sylvia Nickel
Zeit- oder besser: Selbstmanagement ist der Ausdruck dessen, mehr heraus zu holen, aus dem Leben, dem Beruf, der jeweiligen Rolle. Doch gibt es auch Grenzen der Selbstoptimierung? Der Artikel geht dieser Frage nach.
»Am Anfang wollte ich mehr in kürzerer Zeit schaffen«
So oder ähnlich höre ich es oft, wenn es um das Selbstmanagement geht. Die meisten Menschen beschreiten mehr oder weniger denselben Weg:
- Alles in Aufgabenlisten erfassen – alles! Ergebnis: zu viele Aufgaben und noch weniger gefühlte Zeit. Die perfekte Methode für mehr Frust dank eines unüberwindbar scheinenden Bergs an Aufgaben.
- Alles Digitalisieren. Ergebnis: Smart Watch oder Phone klingeln ohne Unterlass. Der Alltag wird durch die Technik geprägt, nicht durch ein Jetzt, erst recht nicht durch Fokus und Gelassenheit. Erinnerungen sind auch keine Lösung.
- Alles an einem Ort notieren, beispielsweise in Evernote oder OneNote oder einem Generalbuch. Ergebnis: Datenmüll, der nie aufbereitet wird. Doppelte und fehlende Kategorien sowie mehrfach genutzte Farbkombinationen tun ihr Übriges hinzu, dass das Generalbuch zwar umfangreich, aber nicht informativer wird.
»Dann wurde es immer mehr«
Es sind nicht die Methoden, die versagen, sondern die Anwendung dieser ist fehlerhaft. Die Grenzen der Selbstoptimierung spürt man dann, wenn Be- statt Entlastung die Folge ist. Wie aber nun herausfinden, wie es richtig funktioniert?
Erst einmal gehört Mut dazu. Der Mut, nein zu sagen und der Mut, ja zum Fokus zu sagen. Multikasking funktioniert bei wohl eingeübten Abläufen, nicht jedoch bei der Informationsverarbeitung, Denk- und Konzentrationsaufgaben. Auch Apps und Programme schaffen nur dann Erleichterung, wenn sie mit klarem Ziel eingesetzt werden und nicht aus Verzweiflung, noch mehr Nice-to-dos in den Tag zu packen.
Ökonomisch heißt dies: stoppe die Optimierung, wenn die Grenzkosten den Grenznutzen übersteigen. Danach wird die Selbstoptimierung zum Selbstzweck. Kosten ist der Aufwand, den Du betreibst, um eine Methode anzuwenden oder eine App zu nutzen; Nutzen ist der Gewinn für Dich durch Zeitersparnis oder den subjektiven Eindruck, gelassener alles im Griff zu haben. Stelle Dir die Frage: was bringt es mir, diese App zu nutzen und welchen Aufwand betreibe ich dafür? Das ist die Frage nach den Kosten und dem Nutzen für eine Einheit mehr auf dem Weg zur Selbstoptimierung. Ist der Aufwand höher als der Nutzen solltest Du gelassen die Methode ignorieren bzw. darauf verzichten. Es ist die Zeit, die Generalfrage zu stellen: Was will ich und was unterstützt mich optimal?
»Heute bin ich für den effektiven Einsatz von Lebenszeit«
Wenn das bestehende nicht mehr funktioniert ist es Zeit, neue Wege zu beschreiten. Diese Wege bestehen aus
- klaren Regeln und Strukturen für die weitere Nutzung bestehender Methoden oder
- klaren Regeln und Strukturen für neue Methoden und Werkzeuge.
Es ist die Möglichkeit, etwas in die Ecke zu stellen, das nicht mehr funktioniert, um mit Sinn und Verstand etwas Neues zu probieren. Um eines kommst Du nicht herum: die Frage nach den Zielen und Prioritäten in deiner jeweiligen Rolle in der Organisation.
Effektiv bedeutet, die richtigen Dinge zu machen. Überlege, ob diese oder jene Aufgabe, dieser oder jener Ablauf bzw. Prozess Deinem Ziel nützlich ist oder nicht.
»Und wie beginne ich jetzt?«
Wenn Du Dich jetzt für eine neue Methode, ein neues System entscheidest, dann schmeiße das alte schlichtweg über Bord (ohne es zu entsorgen) und versuche nicht, all die Daten aufwendig zu übertragen. Beispiel: du entscheidest Dich für eine neue Dateistruktur? Prima. Verschiebe die gesamte alte Struktur in einen Ordner namens „Alt_DATUM“ und beginne mit der neuen Struktur. Hole Dir nur bei Bedarf eine Datei aus der alten Struktur. Du wirst erstaunt sein, wie wenige es sind. Verfahre genauso mit einem neuen System des Aufgabenmanagement. Räume Dir dann ein tägliches Zeitfenster zur Prüfung auf Aufgaben aus der alten Liste ein bis Du Dich für eine Klares nein zu den zahlreichen Nice-to-Aufgaben entscheiden hast.
So ging es mir schon mit vielerlei Dingen, beispielsweise bei dem Komplettabsturz des PC mit Fehler im Backup: dieser zwang mich dazu, jedem E-Mail-Kontakt zu schreiben, dass die Post der letzten Tage weg ist und die zugehörigen Termine auch (zugegeben, es ist schon länger her und war vor Zeiten cloudbasierter Lösungen). Interessant, dass ich nach kurzer Zeit weitaus weniger E-Mails im Posteingang hatte als noch den Tag zuvor.
Manchmal ist sprichwörtlicher Ballast in einem eingefahrenen System, so dass statt einer zeitintensiven Generalüberholung quasi ein Neustart mit klaren Zielen sinnvoll ist.
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Ich wünsche Dir Gelassenheit im Selbstmanagement: just do it & N.JOY your life.
Sylvia Nickel
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