Last Updated on 2. Oktober 2018 by Sylvia Nickel
Vielen Menschen fällt es schwer, die tägliche E-Mail-Flut zu bewältigen, geschweige denn, einen geschmeidigen Workflow dabei an den Tag zu legen. Posteingang auf, »ach du Schreck« denken, Posteingang zu. Posteingang auf …. Kommt Dir dies bekannt vor? Dann wird Dir der Workflow helfen.
Als Workflow wird ein definierter Arbeitsprozess bezeichnet; von einem Flow spricht man, wenn Du in einer Aufgabe aufgehst. Doch damit dies funktioniert solltest Du diese drei Regeln befolgen, die ich Dir im Video zusammen gestellt habe.
E-Mail xs durch richtigen Workflow
#1 | Störfaktoren aussschalten
Schalte Störfaktoren wie das Telefon oder Ablenkungen wie Social Media aus. Nutze Flow Music für bessere Konzentration. Schalte auch (prinzipiell) die Benachrichtigung über eingehende E-Mails aus (→ hier erläutere ich dies für Outlook).
#2 | Reihenfollge einhalten
Bearbeite eine E-Mail nach der anderen. Die oberste öffnest Du zuerst. Es sollte die ältestes im (Tages-)Posteingang sein. Öffne jede E-Mail nur ein einziges Mal und entscheide sofort.
#3 | Entscheidung treffen
Entscheide direkt und sofort, ob
- die E-Mail gelöscht werden oder jetzt bearbeitet werden kann (sofort erledigen)
- delegiert werden kann (leite sie sofort weiter und vermerke Dir die Delegation)
- terminiert werden muss (mache sofort eine Aufgabe daraus)
Nicht gelöschte, jedoch aus rechtlichen oder ablauftechnischen Gründen zu archivierende E-Mails ziehst Du in das (jeweilige) Archiv.
Wenn Du unterwegs bist, mögen Dir auch weitere Ordner helfen. Diese Methode beschreibe ich → hier.
Ich wünsche Dir eine entspannte Mailbearbeitung,
Sylvia Nickel
– just decide it & N.JOY your work –
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