Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder.

Aus den vier Feldern ergeben sich Standardempfehlungen für die Prioritätensetzung. Hier die typischen Beispiele für die Aktivitäten in den einzelnen Feldern.

Wichtig und Dringend

»Wichtig« bringt uns in unserer jeweiligen Rolle voran, und es ist dringend, weil es andere betrifft, den Betriebsablauf oder gar das Betriebsziel behindert. Es sind die Feuerwehraufgaben wie beispielsweise

• durch den ungeplanten Ausfall eines Mitarbeitenden müssen Aufgaben neu verteilt werden,
• Betriebsgeräte, die dringend benötigt werden, fallen aus,
• kurzum: Probleme in einem von unserer Rolle zu verantwortenden Bereich, die eine direkte Entscheidung oder Aktion erfordern.

Ich lade Dich ein, über diese Frage eindringlich nachzudenken: ist es wirklich wichtig für Deine Rolle und ist es wirklich wichtig für die gesamte Organisation? Für das, was wirklich wichtig und echt dringend ist, solltest Du flexible Minuten in den Tag einplanen, etwa durch Pomodori, denn es heißt: sofort erledigen!

Natürlich sollten auch alle Zwei-Minuten-Aufgaben sofort bearbeitet werden, denn die Anlage eines guten To-Do benötigt fast dieselbe Zeit und ist daher unökonomisch.

Nicht wichtig, aber dringend

Nicht wichtig, aber dringend sind Aufgaben, die Dich in Deiner Rolle in der Organisation zwar nicht merklich voran bringen, aber offensichtlich ein »Problem im Getriebe sind«, also andere in ihrer Rolle behindern, wenn diese nicht ausgeführt werden. Häufig sind es (nervige) Routineaufgaben, die einfach gemacht merden müssen, und zwar auf Termin, beispielsweise:

• Berichte und Reports,
• Dokumentationen,
• Prüfungen auf Vollständigkeit, Plausibilität usw.,
• kurzum: sich wiederholende, eventuell auch langatmige Aktivitätsketten.

Ich lade Dich ein, darüber nachzudenken, ob diese Aufgaben wirklich notwendig, von anderen besser erledigt oder automatisiert beziehungsweise digitalisiert werden können. Spreche im Team darüber und ziehe die Entlastungskarte. Allzu häufig zeigt sich, dass mit einem Prozesselement viele Nerven und Zeit bei allen Beteiligten gespart werden können. Typisch für solche Aufgaben sind Reports, die mit Umstellung auf die Cloud oder/und andere Software schnell per Knopfdruck selbst erstellt werden können, anstatt diese manuell per Excel aufzubereiten. Ein weiterer, vermeintlicher Brand für diese Routineaufgaben sind Aktivitäten, die später oder/und von anderen ausgeführt werden können. Beispielsweise ist der der Wunsch eines Kunden zu nennen, der von sich aus eine Deadline setzt; dies muss nicht heute und nicht jetzt bearbeitet werden. Es ist der Klassiker für die Empfehlung »delegieren«, ob an andere Personen, Maschinen oder Programme.

Nicht wichtig und nicht dringend

Der Klassiker unter der Selbstbeschäftigung sind Papierkorbaufgaben. Sie fallen Dir leicht, während eine wichtige Aufgabe auf Bearbeitung wartet. Wir lenken uns und mit solchen Aufgaben ab, beispielsweise:

• wiederholtes, erneutes Abwägen der Prioritäten durch mehrmaliges Studieren der To-Do-Liste,
• unnötiger Check der Inbox,
• »Information« ohne Informationsverarbeitung (tatsächlich »surfen«) in sozialen Medien oder Branchennews,
• kurzum: alles, was nicht wertschöpfend ist.

Papierkorbaufgaben braucht niemand. Lasse in Zukunft die Finger davon – es sei denn, Du hast das Wichtige erledigt, das Dringliche auf den Weg gegeben und Du hast Langeweile 😉

Nicht dringend, aber wichtig

Das letzte Feld widmet sich dem Strategischen: das, was wirklich wichtig für Deine Rolle in der Organisation ist. Und genau das fällt wegen »dringlich« gerne hinten runter. Es sind Aufgaben wie

• die Produktentwicklung,
• das finanzielle Gesamtgefüge der Organisation,
• die Marketingstrategie,
• die Entlastung von Feuerwehr- und Routineaufgaben,
• kurzum: alles, was Dich in Deiner Rolle strategisch voran bringt.

Deine wichtigen Aufgaben müssen nun nicht unternehmerisch strategisch sein. Vielleicht ist mit Deiner Rolle die Vorbereitung eines Messeauftritts verbunden, die Ausarbeitung der Social Media Strategie  oder die Überarbeitung von Präsentationsunterlagen. Es sind die Aufgaben, die häufig Konzentration und etwas mehr Zeit erfordern und die aufgrund mangelnder Dringlichkeit gerne der Aufschieberitis bis zur Deadline zum Opfer fallen.

Hierin liegt die wahre Perle des Eisenhower-Prinzips: im Terminieren für die wichtigen Aktivitäten. Dies funktioniert bestens mit Rhythmen für den Tag, die Woche und den Monat.

Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Im nächsten Teil befassen wir uns mit dem Workflow für die einzelnen Matrix-Felder.

Ich wünsche Dir ein gelassenes Abwägen von Wichtigkeit und Dringlichkeit,
Sylvia Nickel

~~~ Alle Artikel dieser Serie ~~~

1. Eisenhower I: über Dringlichkeit und Wichtigkeit
2. Eisenhower II: die Standardempfehlungen
3. Eisenhower III: das große Missverständnis »Workflow«
4. Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten setzen
5. Eisenhower V: Tagesablauf einrichten
6. Eisenhower VI: Optimierungen erkennen
7. Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement
8. Eisenhower VIII: methodische und technische Unterstützung des Prinzips

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