Eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In diesem Teil III schauen wir uns die Missverständnisse rund um den Workflow mit Eisenhower an.
Eisenhower: 4 Anwendungsfehler
Zwar nickt (fast) jeder wissend, wenn ich in einem Workshop nach dem Eisenhower-Prinzip frage, doch dann wird in der Diskussion schnell deutlich, warum vielen diese Heuristik als »blanke Theorie« erscheint. Schnell kommen Aussagen auf wie
- »Das sagen Sie mal meinen Kolleginnen und Kollegen.« oder
- »Mein Chef/meine Chefin sieht das aber anders … da ist alles wichtig und dringend.« oder
- »Ja, meine Vorgesetzten können delegieren, ich aber nicht.«
Es liegt an vier Anwendungsfehlern, die vor allem Einsteiger in das bewusste Zeitmanagement machen. Natürlich mag es auch daran liegen, dass das Eisenhower-Prinzip viel mehr bietet als eine Prioritätensortierung, aber zurück zu den Fehlern:
- operative Hektik an den Tag legen: nicht alle Aufgaben sind wichtig. Wenn jede hereinkommende Aufgabe mit derselben Priorität bearbeitet wird, ist die Folge Multitasking. Dies befördert Streß; Streß löst Konzentrationsstörungen aus; fehlende Konzentration führt zu Flüchtigkeitsfehlern – und Deinem ganzen Selbst tut dies nicht gut, der Organisation übrigens auch nicht 😉
- auf »Dringlichkeit« sofort reagieren: die Eisenhower-Matrix ist ein Hilfsmittel für Deine Entscheidung darüber, was in Deiner Rolle in der Organisation wichtig, dringlich oder keines von beidem ist. Natürlich wird das häufig als dringlich verkauft, was anderen in ihrer Rolle wichtig ist. Besteht objektiv eine Dringlichkeit? Wissen die anderen um Deine Rolle und die zugehörigen Prioritäten?
- auf »später« verschieben: »Deadline noch nicht heute? Prima, das hat Zeit bis morgen«. Dieser Gedanke kann schnell zu Fehlentscheidungen über das Zeitbudget führen, denn unter steigendem Zeitdruck leidet in aller Regel die Arbeitsqualität. Wer eine Aufgabe auf To-Do verschiebt sollte sich klar darüber sein, welches Zeitfenster er wann für diese Aktivität nehmen möchte. Ein gutes Aufgabenmanagement ist also hier gefragt.
- mehrfach die Priorität prüfen (To-do-List-Checkeritis): eine schöne To-Do-App macht Spaß. Ihr Hauptzweck ist jedoch nicht, sich stets und ständig die Aufgaben anzuschauen und noch einmal die Priorität zu verändern. Eine gute Tagesliste als Auszug aller verschobenen Aktivitäten bietet einen Überblick und hilft sofort bei der Prioritätenfrage, beispielsweise, wenn eine Feuerwehraufgabe plötzlich herein purzelt.
Das Eisenhower-Prinzip gibt uns einen Arbeitsfluss bzw. Workflow für einen entscheidenden Moment: den Aufgabeneingang. Diese Aufgaben kommen nicht nur von oder durch andere, sondern auch von uns selbst wie die Idee, eine Präsentation grundlegend zu überarbeiten usw. – vorausgesetzt, diese Aktivitäten sind wichtig für die jeweilige Rolle in der Organisation.
Workflow: Jetzt entscheiden, einmal entscheiden
Dies ist das größte Missverständnis rund um das Eisenhower-Prinzip, denn es gilt, einmal zu entscheiden, und zwar beim Aufgabeneingang. Jede spätere Bewertung bereits auf der Aufgabenliste befindlicher Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend) kann einzig und allein durch neue Feuerwehraufgaben entstehen. Und diese sind nur dann Feuerwehraufgaben für Dich, wenn Du die einzige Person bist, die ausgerechnet jetzt diese Aktivität ausführen kann. Der Workflow nach Eisenhower lässt sich einfach skizzieren:
- Aufgabeneingang
- nicht wichtig und nicht dringend? –> Papierkorb
- Dringend, aber nicht wichtig –> Delegation
- Wichtig, aber nicht Dringend –> Terminieren
- Wichtig und Dringend? –> Sofort bearbeiten
- Ist keine Aufgabe auf »sofort bearbeiten« kann es an die Liste der wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben gehen.
Richtig eingesetzt hilft das Eisenhower-Prinzip der Priorisierung.
Ja, aber was ist mit den Unterbrechungen, weil wieder etwas anderes wichtig und dringend ist? Die Lösung ist einfach: sich nicht unterbrechen lassen und dennoch Flexibilität bewahren.
New Work: Flexibilität bewahren
Wir arbeiten nicht mehr wie in den 1980ern, als einzig das Diensttelefon klingelte, das Telefax als E-Mail-Vorläufer Papier ausspuckte und die Post einmal täglich in der Poststelle abgeholt wurde. Daher ist Dispositionsflexibilität im Tagesverlauf notwendig. Ein gutes Prinzip, diese zu bewahren, ist die Pomodorotechnik: arbeite in überschaubaren Zeitintervallen und schalte in diesen Unterbrechungen, Störungen und Ablenkungen, so gut es geht, aus.
Kernthema bei Eisenhower sind die Prioritäten, aber diese Matrix kann noch mehr. Sie verrät uns auch etwas über die zeitlichen und energetischen Prioritäten. Dazu mehr im nächsten Teil.
Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.
Ich wünsche Dir eine erfolgreiche Priorisierung und Zeit für Überlegungen zur Entlastung bei den Routineaufgaben,
Sylvia Nickel
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~~~ Alle Artikel dieser Serie ~~~
- Eisenhower I: über Dringlichkeit und Wichtigkeit
- Eisenhower II: die Standardempfehlungen
- Eisenhower III: das große Missverständnis »Workflow«
- Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten setzen
- Eisenhower V: Tagesablauf einrichten
- Eisenhower VI: Optimierungen erkennen
- Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement
- Eisenhower VIII: methodische und technische Unterstützung des Prinzips
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