Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten © Sylvia NiCKEL

Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten4 Minuten Lesezeit

9. Februar 2018 von Sylvia Nickel | 11 Kommentare

Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In diesem Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten.

In welchem Feld verbringst Du die meiste Zeit?

Ich lade Dich ein, darüber nachzudenken, in welchem Quadraten Du die meiste Zeit an einem durchschnittlichen Arbeitstag verbringst. Also nimm Dir Zeit, darüber nachzudenken.

Wie viel Prozent Deiner Tagesarbeitszeit sind es und wo? Wie viele Stunden und Minuten sind es? – Ich verrate Dir, wie viel Zeit die meisten Menschen in den einzelnen Quadranten verbringen:

Wichtig, aber nicht dringend: 15% der Zeit
Dringend und wichtig: 25% – 30% der Zeit
Nicht wichtig, aber dringend: 55% – 60% der Zeit

Das heißt also, dass rund 40% – 45% der Arbeitszeit den wichtigen Dingen gewidmet ist, den Dingen, welche die jeweilige Rolle in der Organisation prägen. Und wenn man die Zeiten nach Dringlichkeit addiert, dann hetzen die meisten bis zu 85% ihrer Arbeitszeit den Aufgaben hinterher und gerade einmal 15 % verbleiben für das wichtige Aufgaben, die noch nicht kurz vor der Deadline stehen. Dies erschient nicht ökonomisch oder zielführend, oder? Im Gegenteil: das ist selbstgemachter Stress.

Zeitliche Prioritäten von Hochproduktiven lernen

Dass nicht nur Prioritäten in den Aufgabenfelder wichtig sind, sondere insbesondere die zeitlichen Prioritäten den Erfolg ermöglichen, beweist die Arbeitsweise besonders produktiver Menschen, ob sie mehrere Unternehmen führen oder sonstwie Großes schaffen. Sie können es sich gar nicht leisten, nicht Herr über ihre Zeit zu sein. Daher ergeben sich folgende Verteilungen:

Quadrant der Verschwendung

Ganz klar: nicht wichtig und nicht dringend ist zweifelsohne eine Papierkorbaktivität, so wie beispielsweise überflüssiges Checken der E-Mails unterwegs, Social Media-Zeitvertreib oder zielloser Informationskonsum.

Quadrant der Täuschung

Auch der Quadrant der Täuschung wird klein gehalten: maximal 15% der Arbeitszeit wird mit diesen, häufig Routineaufgaben verbracht. Wie das gelingt? Dafür nutzen Hochproduktive den Quadranten der Qualität.

Quadrant der Notwendigkeit

Auch die wichtigen und dringlichen Aufgaben halten Hochproduktive gedeckelt. Kann es dann sein, dass von den 30 Prozent der Feuerwehrwehraufgaben, welche die meisten bearbeiten, rund zehn Prozent gar keine sind? Es lohnt sich darüber nach zudenken und auch darüber, wie zusätzliche Aktivitäten nicht in den eigenen Bereich rutschen.

Quadrant der Qualität

Wichtig, aber nicht dringend, das ist der Quadrant mit zeitlicher Priorität. In diesem Quadranten werden auch strategische Fragen zur langfristigen Entlastung, beispielsweise der Routineaufgaben, bearbeitet. Und so, wie derjenige mit viel Kapital leicht mehr Kapital erwirtschaften kann, ist nicht verwunderlich das Hochproduktive quasi mit wachsender Gelassenheit größere Aufgaben effektiver erledigen.

Nun wissen wir, was inhaltlich und zeitlich zu priorisieren ist, doch wie gestaltet man sich den Tagesablauf optimal? Darum geht es im nächsten Teil.

Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei der Erweiterung Deiner Aktivitäten im Quadranten der Qualität,
Sylvia Nickel

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