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Tagesablauf mit Eisenhower © Sylvia NiCKEL

Eisenhower V: Tagesablauf einrichten5 Minuten Lesezeit

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Eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement.

Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten. Dieser Teil V befasst sich mit dem Biorhythmus und der Aufgabenverteilung über den Tag.

Tagespower mit Eisenhower

Unser Energielevel ist über den Tag verteilt nicht konstant. Daher ist es sinnvoll, den wichtigen Aufgaben die Phasen mit großer Konzentration zu widmen. Hinzu tritt der individuelle Biorhythmus, der sich auf den physischen (23 Tage), den emotionalen (28 Tage), den intellektuellen (33 Tage) und den intuitiven (38 Tage) Status auswirkt. – Ich arbeite übrigens mit dem LunarisApps Biorhythmus Rechner. So kann ich bereits bei der Planung sehen, welche Tage besonders »energiereiche« sind.

Was für die Jahresplanung gilt, trifft auch auf die Tagesplanung zu: wer weiß, wann er besonders produktiv, energiereich und konzentriert ist, kann den Tag danach strukturieren.

Quadrant der Qualität

Die Aufgaben in diesem Quadranten sind die Erfolgsgaranten für die Zukunft. Es sind die wichtigen Aufgaben, die uns in unserer Rolle in der Organisation voran bringen, ob strategisch oder operativ. Demzufolge sind diese Aufgaben in den Phasen mit hoher Konzentration, in der Regel morgens oder vormittags sowie am frühen Nachmittag, zu bearbeiten.

Übrigens ist deren Anzahl in der Regel begrenzt. Wer mehr als fünf wirklich wichtige Aufgaben für den Tag auf seiner Aufgabenliste stehen hat, ist eingeladen, darüber nachzudenken, was wichtig und was dringlich ist.

Quadrant der Notwendigkeit

Für diese Aufgaben empfehlen sich flexible Zeitfenster oder Pomodori, denn meist sind auch andere von deren Ergebnis abhängig. Daher ist es sinnvoll, die Aufgaben aus dem Quadranten der Qualität in überschaubare Zeitabschnitte wie beispielsweise 20,25 oder 45 Minuten zu gestalten, um dazwischen Zeit für die Feuerwehraufgaben aus dem Quadranten der Notwendigkeit zu haben. Du erkennst diese Aufgaben daran, dass das Tagesziel aller gefährdet ist, wenn sie nicht erledigt werden.

Keinesfalls gehören diese Aufgaben an erster Stelle, auch wenn andere dieses gerne hätten. Denn wenn Du hier die Prioritäten verschiebst, wirst Du nur noch Feuerwehr spielen und Dich nicht um den Brandschutz der Zukunft kümmern können.

Quadrant der Täuschung

Für diese Aufgaben gilt ebenso wie für die notwendigen: kleine Einheiten zwischen den Aufgaben aus dem Quadranten der Qualität. Da sie häufig Routineaufgeben sind und nicht die volle Konzentration erfordern, eignen sich die Phasen mit geringer Konzentration, etwa nach der Mittagspause. Stelle hier regelmäßig die Entlastungsfragen, um die investierte Zeit so gering wie möglich zu halten.

Tagesablauf mit Eisenhower © Sylvia NiCKEL

Damit steht der Energieplan für den Tag:

  1. Lege Aufgaben aus dem Quadranten der Qualität (wichtig, aber nicht dringend) in Phasen mit bester Konzentration.
  2. Prüfe in den Pausen dazwischen, ob es eine wichtige und dringliche Aufgabe gibt.
  3. Nutze die Phasen geringer Konzentration wie beispielsweise nach der Mittagspause für Routineaufgaben (nicht wichtig, aber dringend).

So findest Du Deinen Tagesrhythmus

Neben dem Biorhythmus, der sich aus mehreren Zyklen wie pyhsich, emotional, intellektuell und intuitiv zusammensetzt, verfügt jeder Mensch über einen individuellen Tagesrhythmus. Grob unterscheiden sich

  • Tagmenschen bzw. Frühausfsteher
  • Nachtmenschen bzw. Spätaufsteher

Während Tagmenschen recht früh hoch konzentriert arbeiten können, ist es bei Nachtmenschen eher der Nachmittag. Beobachte mehrere Tage Deine subjektiv gefühlte Energiekurve, jeweils einmal in der Stunde und notiere das Ergebnis. Überfordere Dich nicht mit einer zu stark differenzierten Skala: »top«, »mittelmäßig« und »mies« genügen 🙂

Nun kannst Du Deinen Tagesrhytmus planen. Lege die wachen Zeitfenster vor allem für Aufgaben aus dem Qualitätsquadranten fest und halte entsprechende Zeitfenster mit der Pomodorotechnik für den Quadranten der Notwendigkeit frei. In die Phasen mit geringer Energie passen dann einige Aufgaben aus dem Quadranten der Täuschung.

Eisenhower-Webinar © Sylvia NiCKELDieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei der Erweiterung Deiner Aktivitäten im Quadranten der Qualität,
Sylvia Nickel

 

~~~ Alle Artikel dieser Serie ~~~

  1. Eisenhower I: über Dringlichkeit und Wichtigkeit
  2. Eisenhower II: die Standardempfehlungen
  3. Eisenhower III: das große Missverständnis »Workflow«
  4. Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten setzen
  5. Eisenhower V: Tagesablauf einrichten
  6. Eisenhower VI: Optimierungen erkennen
  7. Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement
  8. Eisenhower VIII: methodische und technische Unterstützung des Prinzips

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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