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Eisenhower Standardempfehlungen © Sylvia NiCKEL

Eisenhower VI: Optimierungen erkennen5 Minuten Lesezeit

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Eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement.

Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten, während Teil V dem Tagesrhythmus gilt. Dieser Teil VI befasst sich mit der Optimierung.

Klarer Fall für den Qualitätsquadranten

Was künftig Zeit in einer Aktivitätenfolge spart, ist strategischer Natur. Daher gehört dies in das Zeifenster »Qualitätsquadrant«. Eine Entscheidung kann hier über wertvolle Ressourcen in der Zukunft bestimmen. Ein kleines Beispiel:

Beispiel »Textbausteine«

Du stellt bei der Beantwortung einer E-Mail fest, dass Du nahezu identische Formulierungen nutzt. Einmal darüber nachgedacht und die optimale Formulierung im richtigen System wie Schnellbausteine, Quick Steps oder Textbausteine zwischengelagert, entfällt künftig die wertvolle Zeit für das Tippen. Nehmen wir an, diese Überlegung erspart nur sechs Minuten täglicher Arbeitszeit. Das sind in Vollzeit bei gesetzlichem Urlaubsanspruch und rund 1.700 Arbeitsstunden x 10% schon 170 Stunden im Jahr; und wenn Du noch 25 Arbeitsjahre vor Dir hast, kannst Du mit dieser genialen Entscheidung 4.250 Stunden sparen. Das ist ein halbes Lebensjahr, und zwar rund um die Uhr.

Stell Dir vor, Du nimmst Dir ab jetzt sechs Minuten Zeit in der Woche zur Pflege Deiner Textbausteine …
– Wer einmal mit Textbausteinen professionell zu arbeiten begonnen hat, wird diese lieben. 🙂
Daher stelle ich in dieser Videolektion das Tool »Textbausteinverwaltung mit Deluxe« vor.

Anlass zur Optimierung: Qualität kommt von »quälen«

Immer dann, wenn Dich Arbeitsschritte quälen, genau dann ist es Zeit für die Optimierungsfrage im Zeitfenster des Qualitätsquadranten. Genau jetzt heißt es:

4 Fragen für die Optimierung an Dich

In Zeiten eines Optimierungsbedarfs stelle ich meinen Kunden (und mir) folgende Entlastungsfragen:

(1) Muss dies ÜBERHAUPT bearbeitet werden?

Eventuell haben neue Prozesse Aufgaben dieser alten Aktivitätsfolge ersetzt. Aber aus purer Gewohnheit wird dies weiter so gemacht. Klassiker ist die manuelle Aufbereitung von Zahlenkolonnen via Excel, obwohl das (Enterprise Resource Planning) System diese Daten automatisch zusammenstellt, vielleicht nicht in solch schöner Optik.

(2) Muss dies JETZT bearbeitet werden?

Existieren sinnvollere Zeitfenster? Können die Aufgaben in Stapeln gleichwertiger Aufgaben zusammengefasst werden? Hier sind wir schon wider bei der Grundsatzfrage von Dringlichkeit und Wichtigkeit.

(3) Muss dies VON MIR bearbeitet werden?

Eventuell gehört diese Aufgabe (schon längst) nicht mehr zum eigenen Arbeitsgebiet. Dieses fasst die Tätigkeiten zusammen, welche Dich in Deiner Rolle in der Organisation voran bringen. Wer sich beispielsweise mit Ausschreibungstexten befasst, obwohl er im Controlling tätig ist, hat sich irgendwann die Schuhe anderer anziehen lassen. Vielleicht sind es aber auch Kommunikationspartner wie Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitende, die einfach besser diese Art vorn Aufgaben erledigen können. Dann wird es Zeit für ein Gespräch, natürlich zunächst intern 😉

(4) Muss dies IN DIESER FORM bearbeitet werden?

Jetzt kommt aber spätestens die Digitalisierung zum Zug. Aber auch ohne digitale Hilfsmittel lassen sich Abläufe rationalisieren, effizienter machen. Der Einsatz von Textbausteinen ist ein solches Beispiel.

Ich nehme mir recht regelmäßig Zeit für Optimierungen. Manchmal zieht es rattenschwanzmäßig einige Stunden Aufwand nach sich, so wie beispielsweise die gestrige Einrichtung eines digitalisierten Workflow mit Microsoft FLOW. Aber: es lohnt sich. Künftig entfallen einige Arbeitsfolgen für mich 🙂

Die Optimierung ist die halbe Miete bei der Umsetzung des Eisenhower-Prinzips. Wie und warum Eisenhower sogar dem neuen Zeitmanagement Rechnung trägt, erfährst Du im nächsten Teil.

Eisenhower-Webinar © Sylvia NiCKELDieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei der Erweiterung Deiner Aktivitäten im Quadranten der Qualität,
Sylvia Nickel

 

~~~ Alle Artikel dieser Serie ~~~

  1. Eisenhower I: über Dringlichkeit und Wichtigkeit
  2. Eisenhower II: die Standardempfehlungen
  3. Eisenhower III: das große Missverständnis »Workflow«
  4. Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten setzen
  5. Eisenhower V: Tagesablauf einrichten
  6. Eisenhower VI: Optimierungen erkennen
  7. Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement
  8. Eisenhower VIII: methodische und technische Unterstützung des Prinzips

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

6 Kommentare

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  6. Pingback: Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement - Weniger ist Mehrwert.

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