Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Das neue Zeitmanagement: eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung  herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement. 

Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert die Standardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten, während Teil V dem Tagesrhythmus gilt. Teil VI befasste sich mit der Optimierung. In diesem Teil VII prüfen wir Eisenhower auf die Anforderungen des neuen Zeitmanagements.

Das neue Zeitmanagement: Flexibilität für alle Fälle

»Eisenhower? – Das mag für den Arbeitsplatz aus dem vergangenen Jahrhundert gelten (…)« – Ist dies auch Dein Gedanke? Dann wird es Zeit, die Zeitlosigkeit dieses Prinzips der Selbstführung zu erkennen.

Flexibilität ist eine der wesentlichen Anforderungen an Systeme, ob im Zeitmanagement oder in der Produktion physischer Güter. Genau dies berücksichtig der Vierfeldsomplizissimus namens Eisenhower. Denn es sind die wichtigen Aufgaben, um die es geht, und es sind die rechten Zeitfenster. Sinnvoll ist es daher, den »Most Important Task« möglichst früh am Tag zu erledigen, um sich dann den Dingen niedrigerer Priorität zu widmen. Doch was ist diese wichtige Aufgabe? Du erkennst sie daran:

• Welche Aufgabe macht den heutigen Tag zum Erfolgstag (nicht nur, aber auch beruflich)? Du erkennst diese Aufgabe auch an der Schwere: mit Erledigung welcher Aufgabe entfällt diese? Und für Selbständige: durch welche Aufgabe sicherst Du den Umsatz von (Über-)Morgen?
• Zusatzfrage: MUSST Du diese Aufgabe SELBST erledigen oder können es andere besser?
  – Dahinter steht die Überlegung, dass Aufgaben mit hohem Wertbeitrag (»high value added«) auch von denen bearbeitet werden sollten, deren Stärke (»strength«) dies ist.
• Hast Du schon gestern Abend an diese Aufgabe gedacht (oder die Abende davor)?
• Benötigst Du ein kleines Zeitfenster an Ruhe (so 30-60 Minuten) für die Aufgabe?

Herzlichen Glückwunsch! Das ist Dein Most Important Task. Diesen solltest Du in die frühen Tagesstunden legen, damit Du dies auf jeden Fall erledigst, unabhängig davon, was im Laufe des Tages Deine Flexibilität erfordert. Natürlich existiert nicht nur eine MIT-Aufgabe, aber mal ehrlich: mehr als fünf sollten es sich sein.

So, nach den Most Important Tasks bist Du erst einmal frei für Neues – oder?

Wie planen: Termin oder Rhythmus?

Das liest sich super, aber wie stelle ich das/die Zeitfenster sicher? Stephan List diskutiert hierzu zwei Varianten. Ich teile seine Auffassung:

Besser sind Rhythmen. Diese laufen automatisch. Du bist im Auto-Modus und kannst  frei Deine Gedanken für die nächste Herausforderung fließen lassen. Mein Rhythmus ist beispielsweise (an einem idealen Tag, nicht jeden Tag):

• Aufwachen, aufstehen, strecken und recken, Wasser trinken, anziehen.
• Rechner an und Tagesaufgabe(n).
• Kaffee/Tee trinken und frühstücken oder Smoothie trinken.
• E-Mail- & Telefon-Check.
• Zweite Tagesaufgabe (falls nichts wichtiger und dringlicher geworden ist).
• E-Mail- & Telefon-Check.
• usw.

Wie arbeiten: Tomate oder Ketchup?

Zum Priorisieren gehört der bewusste Umgang mit den »Inputs«. Wir können einen Eintopf kochen oder fein die Indigrenzien wirken lassen. Ich bin Befürworterin von »Tomate (und Gewürze) statt Ketchup«.

Multitasking ist der beste Weg, aus gut Gemeintem etwas Mittelmäßiges zu machen. Und auch hier beweist das Eisenhower-Prinzip seine Aktualität: immer nach der Priorität, und nach jeder Aufgabe prüfen, ob, und was nun wichtig ist: flexibility as its best!

Dies ist der vorletzte Teil meiner kleinen Eisenhower-Serie, doch je mehr ich darüber schreibe wird mir bewusst, wie viel gar für das ganze Leben in diesem Vierfeldsimplizissimus steckt.
Im letzten Teil geht es um Apps und andere Helferlein.

Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei Flexibilität, ohne die MIT zu vergessen,
Sylvia Nickel

~~~ Alle Artikel dieser Serie ~~~

1. Eisenhower I: über Dringlichkeit und Wichtigkeit
2. Eisenhower II: die Standardempfehlungen
3. Eisenhower III: das große Missverständnis »Workflow«
4. Eisenhower IV: zeitliche Prioritäten setzen
5. Eisenhower V: Tagesablauf einrichten
6. Eisenhower VI: Optimierungen erkennen
7. Eisenhower VII: das neue Zeitmanagement
8. Eisenhower VIII: methodische und technische Unterstützung des Prinzips

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