Eisenhower VIII: Methodische und technische Unterstützung6 Minuten Lesezeit

6. April 2018 von Sylvia Nickel | 6 Kommentare

Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Das neue Zeitmanagement: eine der meist zitierten Heuristiken im Selbstmanagement ist die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip. Ihre Entwicklung wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben (was jedoch umstritten ist). Unabhängig davon lässt sich anhand der vier Felder ein vollständiger Ansatz der Selbstführung herleiten, auch und gerade im neuen Zeitmanagement.

Teil I befasste sich mit den Dimensionen »Dringlichkeit« und »Wichtigkeit«. Teil II analysiert dieStandardempfehlungen für die vier Matrix-Felder. In Teil III standen die Missverständnisse rund um den Workflow im Mittelpunkt. In Teil IV betrachten wir die zeitlichen Prioritäten, während Teil V dem Tagesrhythmus gilt. Teil VI befasste sich mit der Optimierung. In Teil VII prüften wir Eisenhower auf die Anforderungen des neuen Zeitmanagements. In diesem letzten Teil steht die methodisch-technische Unterstützung im Mittelpunkt.

Prioritäten und Aufgabenlisten

Das Eisenhower-Prinzip hilft insbesondere bei der Priorisierung der Aufgabe, und zwar

bei der Aufgabeneingang und
bei der Entscheidung, welche die nächste wichtige Aufgabe ist.

Der dynamische Arbeitsalltag sieht kein sukzessives Abarbeiten aller einmal aufgelisteten Aufgaben vor, denn einige verlieren im Zeitablauf an Bedeutung, andere werden überflüssig und wieder andere sind aufgrund der geänderten Umstände wichtiger als zuvor. Dies zeigte das große Missverständnis um den Workflow. Aufgabenlisten sind daher stets Instrumente der Selbstführung, jedoch kein Arbeitsdiktat.

Meine Aufgabenliste ist kein Arbeitsdiktat. #Eisenhower

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Die manuelle Tagesliste

Die einfachste Methode ist, die wesentlichen drei, maximal fünf Aufgaben für den nächsten Tag zu notieren, wie etwa beim Bullet Journaling. Alle anderen Aufgaben gehören auf andere Listen oder Einzelvermerke. Dies hat einen psychologischen Sinn, denn alles, was wir sehen, löst bewusste und unbewusste Denkprozesse aus. Wenn wir wiederholt auf die Aufgabe schauen, die erst in vier Wochen fällig ist, wird diese deshalb kein Stück weiter bearbeitet. Im Gegenteil: es erzeugt Stress, ganz automatisch unterbewusst, denn unser Unterbewusstsein will uns ja vor Gefahren warnen. Diese Arbeitsgefahr verarbeitet es und setzt das Überlebensprogramm namens Stress in Gang.

Alternativ zur Liste ist die Lösung kleiner DIN A7-Karteikarten schön. Diese lassen sich einfach zusammenklammern oder man schafft sich gleich die Mind Papers samt Mäppchen an. Insbesondere für haptisch Orientierte ist dies eine gute Methode, ohne in der Zettelwirtschaft zu landen und sich buchstäblich zu verzetteln.

Für welche Methode, welches Programm oder App Du Dich auch immer entscheidest: nutze die Ansicht »heute« oder »Tagesliste« für den Tag. Schaue nur beim Einpflegen neuer Aufgaben auf die Gesamtliste. So kannst Du abschätzen, wann Du Dir die notwendige Zeit nehmen willst und gegebenenfalls eine Erinnerung für die Aufgabenbearbeitung einrichten.

Digitale Helferlein

Die Tagesliste ist eine der Anforderungen an Apps oder Software. Die Tagesliste ist wesentlich beim Aufgabenmanagement. Diese wird bei vielen Programm bzw. Apps geboten.

Microsoft Outlook verfügt über detaillierte Ansichtsmodi und ist ein sehr ausgeklügeltes Aufgabenmanagement. Allerdings ist die Notebook-/PC-Variante auch optisch ein Dinosaurier und mag Dir von daher nicht zusagen.
Microsoft To-Do ist die abgespeckte und sehr smartphone-geschmeidige Variante des Dinausaurieres unter den Aufgabenmanagementprogrammen. Ich habe Microsoft To-Do hier rezensiert.
Todoist ist optisch und funktional mit Microsoft To-Do vergleichbar, bietet jedoch einige Verfeinerungen und – im Gegensatz zu Microsoft To-Do – ein Outlook-Plugin.
Wunderlist gilt als Pendant zum Todoist und ist durch die vorinstallierten Icons sehr grafisch orientiert.
Trello bietet noch mehr, insbesondere kollaborative Optionen, wodurch ein Workflow im Team abgebildet werden kann. Letzteres kann im Prinzip auch der Dinosaurier Outlook Aufgaben, jedoch kennt dieser standardmäßig nur die Einstellung »Aufgabe fertig gestellt«; mit ein paar Tricks lassen sich auch Zwischenstufen delegierter Aufgaben melden bzw. einpflegen.
Asana ist ebenfalls auf Teamwork ausgelegt und verfügt über eine Statusberichtintegration.
Eisenhower.me und My Effectiveness greifen auch optisch die vier Felder der gleichnamigen Matrix auf. Ich habe my Effectiveness im Test gehabt; meine Erfahrung kannst Du hier nachlesen.

Welches Deine App wird hängt von Deinen Bedürfnissen und auch von Deinem Geschmack ab. Die App muss Dir gefallen wie dem Fisch der Köder. Mein Tipp: beschäftige Dich mehrere Tage testweise mit der (zunächst) gewählten App. Teste diese auf Notebook/PC, Tablet und Smartphone, ohne direkt konsequent umzusteigen. Und bitte: notiere nicht im Enthusiasmus alle Nice-to-Do in der neuen App 🙂

Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion so viel Power steckt in Eisenhower. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Dies war der letzte Teil der kleinen Serie zum Eisenhower-Prinzip. Hat sie Dir gefallen? Hinterlasse einfach einen Kommentar unter diesem Beitrag. Danke und entspanntes Arbeiten an den wichtigen Aufgaben,
Sylvia Nickel

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