Last Updated on 4. Oktober 2019 by Sylvia Nickel

Im Arbeitsfluss lassen sich Aufgaben, Termine und Notizen unterscheiden. Sie benötigen vor allem Entscheidungsfreude, wenn es um die Zuordnung geht.

Notiz

Notizen umfassen Ideen und Informationen, die du irgendwann verwenden willst und die nicht einer Aufgabe oder einem Termin zugeordnet werden können, beispielsweise das Kochrezept für einen Auflauf, der Hinweis auf ein Internetportal, den Titel eines empfohlenen Buches usw.
Notizen lassen sich mit Wissensmanagementsystemen gut verwalten. Dabei muss es nicht immer eine Datenbank oder ein Wiki sein. Ein einfaches, effizientes System ist das Notizbuch, ob digital im Smartphone oder papiergebunden wie ein Moleskine oder ATOMA. Bei größeren Ansammlungen zu einem Thema empfehlen sich differenzierte Systeme. Ich lege beispielsweise direkt Ordnerstrukturen in meiner Cloud an und sammle dort Bilder, Texte und Mediadateien.
Einige Notizen und damit die Basis eines thematischen Wissensmanagement nutzt du wahrscheinlich unbewusst: es sind die Listen in den Social Media Plattformen, ob Bitchute oder youtube, Spotify oder itunes.

Aufgabe

Aufgaben ergeben sich aus dem Ziel. Sie umfassen Aktivitäten, für welche noch kein Termin fixiert wurde oder die zu einem bestimmten Termin fällig sind. Beispielsweise planst du im nächsten Jahr eine Reise in die Tropen: Impfen lassen, Visa beantragen usw. wären die Aufgaben, die sich aus dem Ziel ergeben.

Für sich wiederholende Aufgaben in größeren Zeitabständen ist die Erarbeitung einer Checkliste hilfreich, beispielsweise Checkliste »Steuererklärung anfertigen«. Hier können alle Teilaufgaben oder Aktivitäten des Prozesses einfach aufgelistet werden. Eine Checkliste gehört stets an den Ort, wo sie auch benötigt wird. Klar, alles geht auch mit dem Smartphone. Meine digitalen Notizen bearbeite ich beispielsweise mit Google Notizen und lagere dort auch Checklisten. Tipps für die richtige App findest du im Artikel »Aufgabenmanagement: so findest du die passende App«.

Eine einfache Aufgabenverwaltung ist die, alle zu einem Ziel gehörenden Aufgaben auf einem Blatt als To-Do-List, einem Zettel oder in einer Datei zu sammeln. Um die Aufgaben nicht sprichwörtlich aus den Augen zu verlieren sollten das System stets einsatzbereit sein.

Termin

Der Termin verfügt im Gegensatz zu Notizen und Aufgaben über einen vorgegebenen Start- und Endzeitpunkt, beispielsweise Abgabetermin, Besprechung usw. Eselsbrücke: Termine enthalten Zeitvereinbarungen mit anderen Personen und werden im Kalender verwaltet. Tipp: Wenn du ein digitales System nutzt, verknüpfe in den Terminen die zugehörigen Aufgaben.

Der größte Fehler, welcher auch das schönste Zeitplanungssystem karrikiert, ist die Vermischung dieser drei Kategorien. Kalender scheinen so schnell überfüllt zu sein und durch die Vermischung von Aufgaben und Notizen wächst der vermeintliche Arbeitsberg in ungeahnte Höhen. Beispiel: Du willst dieses Jahr Weihnachtplätzchen backen und legst dir dafür einen Termin inklusive Einkaufsliste und Rezept für den 5.12. an, und zwar genau von 18:00 Uhr bis 20:00 Uhr.

Welches System du für die Verwaltung derselben wählen ist für Ihren Arbeitsfluss von Bedeutung. Leider wurde die eierlegende Wollmilchsau in Sachen Notiz-, Aufgaben- und Terminverwaltung noch nicht gefunden. Entscheide dich für ein System, jeweils für Termine, Aufgaben und Notizen. Ein möglicher Ansatzpunkt ist der Einsatz des Generalbuchs. Mehr dazu in meinem Webinar.

Ich wünsche dir stets den Überblick bei Aufgaben, Notizen und Terminen.
Decide it & N.JOY your work,
Sylvia Nickel

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