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Inbox Zero © Sylvia NiCKEL

Inbox Zero: 3 Typen, 3 Methoden6 Minuten Lesezeit

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Isa Sonnenfeld berichtet in der t3n vom 15.06.2018 über ihre Methode der Inbox Zero. Aber gibt es eine Universalmethode für alle? Hier drei Varianten für verschiedene Arbeitstypen.

Warum nichts im Posteingang bleiben sollte

Der schlechteste Weg zur Inbox Zero ist es, alles im Posteingang zu belassen, auch wenn das Mail-Programm die Möglichkeit bietet, »gelesen« von »ungelesen« zu unterscheiden, Wichtigkeit und Dringlichkeit per Klick zuzuordnen und für die Adressbuchverweigerer den Fundus aller E-Mail-Kontaktadressen bietet. – Warum? Jedes Mal, wenn Du in die Inbox schaust, siehst Du auch schon die »gelesenen« Betreffzeilen.

Dein Gehirn kann nicht anders, als diese ganzen Botschaften zu verarbeiten, auch wenn Du diese auf »gelesen« gesetzt hast. Der Stressfaktor steigt, denn eine Aufgabe ist schlichtweg »Gefahr« für die eigene Zeiteinteilung. Die Amygdala (unser »Reptiliengehrin«) kommt voll auf ihre Kosten und ihr Urprogramm: fertig machen für Flucht oder Angriff, Blutdruck rauf, Verdauung einstellen, Herzfrequenz nach oben, Blut vom Hirn in die Muskulatur. Herzlichen Glückwunsch! So erreicht man mit doppeltem Stress nur 50% seiner Arbeitskapazität.  Aber es gibt noch weitere Gründe dafür, die Inbox zu leeren:

  • Kapazität: irgendwann ist auch die größte Mailbox voll. Also lieber gleich diszipliniert frei räumen statt irgendwann eine Universalentrümpelung machen zu müssen.
  • Datenschutz: Allein aus Sicht der DSGVO sollten Mails nicht ewig aufbewahrt werden. Was Du noch bis zum Projektabschluss oder aus Sicht der Finanzbuchhaltung aufbewahrst oder was Du sofort löschen kannst, sollte Dir klar sein. So entlastest Du auch das (idealerweise: automatisch erstellte) Archiv.
  • Logik: In keinem Bereich weichen viele mehr von alten Arbeitsweisen ab als bei der E-Mail. Den realen Briefpostkasten leeren wir doch auch 🙂

Posteingang bearbeiten heißt aber auch, die darin gebundenen Aktivitäten zu erledigen. Für welche der drei folgenden Varianten Du Dich entscheidest:

Inbox Zero – 3 Varianten

E-Mail xs oder Inbox Zero bedeutet, effektiv die Mailbox zu leeren, und ist allen Varianten gemeinsam. Doch sie sind abhängig vom Arbeitstyp bzw. den Möglichkeiten der Postbearbeitung aufgrund Reisetätigkeit, Homeoffice, Kollaboration usw.

Inbox Zero © Sylvia NiCKEL

#1   Automatische Vorsortierung

Je nach Projekt oder Arbeitsgebiet lassen sich eingehende E-Mails bei den meisten Mailprogrammen automatisch vorsortieren, etwa nach Absender, Betreff oder Schlagworten im Inhalt. Das ist praktisch, wenn man sich in den einzelnen Zeitfenstern gezielt mit einer bestimmte Rolle (z. B. als Koordinator des Onboardig-Programm, als Fachkraft für XY oder als Spezialist im Team Z) befassen will.

So rufst Du den Eingangsordner auf und sortierst gegebenenfalls die nicht automatisch vorsortierten E-Mails in die einzelnen Ordner oder reagierst idealerweise sofort. Im Anschluss kannst Du Dich dem jeweiligen Sortierordner widmen.

Diese Vorgehensweise ist sehr effektiv, wenn Du in vielen Projekten zeitgleich arbeitest (beispielsweise als Freelancer oder Solopreneur), und Dein Arbeitsumfeld – (Home-)Office – recht konstant ist.

#2   Auf »später« verschieben

Nicht in die Mailbox schauen, ist auch keine Lösung. Daher empfiehlt sich gerade für diejenigen, die häufig unterwegs sind, der kurze Check mit Aktion. Sortiere die Inbox in die Unterordner:

  • dringend: gleich nach dem nächsten Termin/Workload erledigen bzw. reagieren;
  • heute: auf jeden Fall vor Feierabend (re-)agieren;
  • diese Woche: heute nicht dringend, aber innerhalb der nächsten Tage;
  • später: dies ist eine unformulierte Aufgabensammlung für die nächsten Tage. Achtung: Meist ist hier richtig viel Zeit versteckt.

Eine Variante stellt Joachim Schlosser in seinem Artikel »5 Ordner genügen« vor und begründet seine Vorgehensweise: gerade unterwegs kann nicht alles bearbeitet werden. Einiges ist für später am Tage (Ordner »heute«) oder lediglich zum Lesen (Ordner »lesen«) sinnvoll. Auch hier gilt: Du benötigst ein Zeitfenster für die Bearbeitung der verschobenen Posteingänge, durch Rhythmen oder feste Termine.

#3   Sofort erledigen oder Aufgabe anlegen

Die dritte Methode beruht auf dem Eisenhower-Prinzip und erfordert – aus meiner Sicht – etwas mehr Selbstdisziplin. Entscheide beim E-Mail-Check bei jeder E-Mail in der Inbox sofort:

  1. Dringend und wichtig, dann jetzt. Nimm Dir die Zeit (häufig nur 2-5 Minuten, manchmal auch bis zu 15 Minuten), um dies endgültig und sofort zu erledigen.
  2. Wichtig, aber nicht dringend: Mache eine Aufgabe daraus und terminiere – wenn möglich – die notwendige Bearbeitungszeit.
  3. Dringend, aber nicht wichtig: diese Aufgaben solltest Du möglichst delegieren oder zumindest automatisieren.

Je mehr Du jetzt – beim Check der Inbox – erledigen kannst, desto weniger fällt Dir später auf die Füße. Eine gute Schätzung, wie viel Zeit in den verschobenen bzw. terminierten Aufgaben der To-Do-Liste gebunden ist, ist Basis eines guten Aufgabenmanagements. Dazu gehört übrigens auch der Übertrag auf die Tagesliste für morgen.

Fakt: Du brauchst Zeitfenster

Allen Methoden ist gemeinsam, dass die Bearbeitung der einzelnen Mail gegebenenfalls auf »später« verschoben wird. Und damit daraus dann auch erledigte Mails und Aufgaben werden, benötigt man:

  1. ein Aufgabenmanagement, das den Blick auf das Wichtige nicht verlieren lässt, und einen
  2. Arbeitsrhythmus, welcher die Zeitfenster zur Bearbeitung ermöglicht.

Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben © Sylvia NiCKELKurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit Deiner Aufgabenliste verbringen und dennoch mehr erreichen.  Mehr erfahren …

Ein entspanntes To-do in der Inbox – bis zum Zero,
Sylvia Nickel

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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