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Kalender als Aufgabenliste? © Sylvia NiCKEL

Kalender als To-Do-Liste?4 Minuten Lesezeit

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Immer wieder werde ich mit der Frage konfrontiert: warum eine separate To-Do-Liste? Es gibt doch einen Kalender. Hier sind einige Vor- und Nachteile beider Methoden.

»Meine Aufgaben? im Kalender«

Dies meint Scott Frieson von Simpletivity und erläutert sein System in diesem Video. Es klingt verführend einfach. Einige Dinge sprechen auch dafür:

  • Alles auf einen Blick, unabhängig vom Kalendersystem, denn mit Outlook lassen sich die Aufgaben bekanntlich zum Kalender anzeigen, wie ich → hier erläutere. Dies gilt allerdings nur für einen begrenzten Zeitraum. Wir werden die auf ein Jahr verteilten Aufgaben durch Durchstöbern des Kalenders kaum voll erfassen.
  • Nur ein System statt zwei; das bedeutet weniger Eingewöhnungszeit.
  • Durch das Festlegen eines Termins wird eventuell künstlich eine Deadline geschaffen, die es so gar nicht gibt. Dies hat negative Lerneffekte wie »kann ich noch mal verschieben« (warum, steht in → diesem Artikel).
  • In einem statischen Umfeld mit wenig Terminänderungen kann dies durchaus von Vorteil sein.

Dem stehen mögliche Nachteile gegenüber:

  • Übervoller Kalender bei vielen Aufgaben. Gerade elektronische Kalender müssen dann im Monats-, Wochen- oder Tagesüberblick weiter geöffnet werden, um die Fülle der Einträge sehen zu können. Mit einem kurzen Blick auf die Tagesansicht können ausgeblendete Termine respektive Aufgaben leicht übersehen werden.
  • Hinzu tritt ein wahrnehmungspsychologischer Effekt: wenn der Tag so voll erscheint, wirkt er schwer und stressig. Das raubt Energie, überflüssigerweise.
  • Bei recht großer Terminflexibiliät wird das Verschieben von Aufgaben auf andere Tage unausweichlich. Eine separate Aufgabenliste muss erst einmal nicht angepasst werden, es sei denn, man nähert sich einer Endfälligkeit bzw. Deadline.
  • Mit dem Kalender werden auch die Aufgaben geteilt beziehungsweise können die Aufgaben nicht gemeinsam bearbeitet werden. Die Aufgabenmanagementsysteme sehen allesamt Kooperations-, Informations- und Delegationsmöglichkeiten vor.
  • Wer dazu neigt, Aufgaben in den Kalender einzutragen, wird vielleicht auch die Mail-Inbox als zweite Aufgabenliste sehen: eine Quelle möglicher Überschneidungen und Konfusion.

Zusammengefasst: das System »Aufgaben im Terminkalender« eignet sich insbesondere bei wenigen Aufgaben in stabilem Umfeld mit wenig Terminänderungen und bei Aufgaben, die tendenziell in Eigenregie bearbeitet werden.

»Ein Termin ist keine Aufgabe« – für eine separate Aufgabenliste

Dies ist der klassische Ansatz im Aufgabenmanagement. Schließlich lassen sich vortrefflich, Termine von Aufgaben und Aufgaben von Notizen unterscheiden, wie in → diesem Artikel erläutert. Der Termin hat einen vorgegebenen Start- und Endzeitpunkt, die Aufgabe allenfalls letzteren. Hier sind die Vorteile separater Organisation:

  • In einem separaten Aufgabenmanagement hat man auf Wunsch alle Aufgaben im Blick, – auch die hinter dem Horizont.
  • So lassen sich Prioritäten schneller ändern und auch Tageslisten leicht zusammenstellen.
  • Delegation und Kooperation werden durch die Organisation in Listen beziehungsweise durch Tags oder/und Farben erleichtert.
  • Ebenso lassen sich Aufgabenlisten nach Themen, Rollen oder Projekten ordnen.

Der Verzicht auf Aufgaben im Kalender kann sich auch nachteilig auswirken:

  • Du siehst freie Räume zwischen Terminen als »frei« an und suchst wilkürlich eine Aufgabe, ohne Prioritäten zu berücksichtigen. Abhilfe schaffen hier Rhythmen, feste Zeitintervalle zur Bearbeitung der To-To-Liste wie in → diesem Artikel beschrieben.
  • Dir entgeht eine Frist, weil die Aufgabe in einer Liste sortiert ist. Dafür sollten Aufgaben einmal täglich abgeglichen werden, so dass die Prioritäten für die nächsten Tage fest stehen.

Zusammengefasst: wenn Du zeitlich flexibel auf neue Ereignisse reagieren musst, viele Aufgaben zu bearbeiten hast, und diese vielleicht auch gemeinsam, dann lohnt es sich, ein separates Aufgabenmanagement in Angriff zu nehmen.

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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