Leeres Postfach? – Ja bitte!2 Minuten Lesezeit

9. Oktober 2012 von Sylvia Nickel | 1 Kommentar

Last Updated on 17. November 2016 by Sylvia Nickel

Einloggen, E-Mail auf und da ruft der tägliche Horror. So geht es vielen. Dabei ist ein leeres Postfach am Ende eines Arbeitstages kein Wunder oder auch keine Hexerei. Vielfach ist es die Aufschieberitis, die uns davon abhält, sofort zu entscheiden, was mit dieser Information anzufangen ist, und die ist einfach auszutricksen. – Ausgenommen hiervon sind E-Mails, die Sie gar nicht oder nicht jetzt lesen wollen, aber das ist ein anderes Thema …
Es geht darum, den Posteingang nicht ständig wieder zu erfassen (in die Hand zu nehmen) und dort (im Eingangskörbchen) zu belassen.

E-Mail xs

So gehen Sie vor:

Öffnen Sie Ihren E-Mail-Account und bearbeiten Sie die E-Mails nacheinander.
Entscheiden Sie direkt, was nun passiert:
a) Ist die E.Mail für Sie unwichtig, aber für jemanden, den Sie kennen, wichtig oder interessant? –> Gegebenenfalls weiterleiten und anschließend löschen oder archivieren. [Mehr dazu in der Kategorie „Netzwerken“]
b) Ist die E-Mail wichtig und dringend? Dann bearbeiten Sie diese sofort, wenn die Zeit dafür da ist.
c) Ist die E-Mail wichtig, aber nicht dringend?–> Legen Sie sich eine Erinnerung an (hier gibt es je nach Arbeitstyp verschiedene Formen wie Erinnerungsfunktion, E-Mail-Ordner á la „morgen“ oder „diese Woche“ usw.)
d) Ist die E-Mail nicht wichtig, aber dringend und kann von einer anderen Person bearbeitet werden? –> Delegieren Sie sofort und legen Sie sich die Nachverfolgung auf ToDo (hier gibt es je nach Arbeitstyp verschiedene Formen wie Delegationsliste, Nachverfolgungsfunktion, Ordner „Delegation“ usw.)
Archivieren Sie die E-Mail sowie Ihre Antwortmail (falls handelsgesetzlich, kaufmännisch, betrieblich oder persönlich erforderlich) und löschen Sie diese aus dem Posteingang.

Resultat: Leerer Posteingang. Effekt: Sie befassen sich nur einmal mit Betreff und Inhalt.

Mit dem Mailmanagement befasst sich auch das Kompakt-Webinar „E-Mail xs“ sowie der gleichnamige Tagesworkshop. Das Video finden Sie –> hier. Weitere Webinare von mir finden Sie übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Sie zusammengestellt.

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