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Gelesen & notiert © Sylvia NiCKEL

Nie wieder Stapel – im aussterbenden Arbeitshabitat6 Minuten Lesezeit

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Chaotisch war gestern, New Work ist heute. Meine Gedanken zu »Nie wieder Stapel« von Nicole Sehl, erschienen 2015 bei Wiley (3. Auflage 2018).

Als kreativer Chaot griff ich dankbar zu und stürzte mich in die Lektüre, denn ich liebe Inspirationen wie »Simplify your life« oder »für immer aufgeräumt«. Sie lassen sich in der Regel auch digital umsetzen. Nun befasse ich mich mit der Veränderung des »typischen« Büroarbeitsplatzes seit zwei Jahrzehnten und lebe New Work, nach vielem unterwegs – bei Kunden, auf Reisen, in Coworking Spaces – mittlerweile überwiegend im Homeoffice. Da gilt das eine nicht zwangsläufig für das andere, beispielsweise die Annahme eines festen Büros, in welchem man überhaupt Stapel hinterlassen kann. Aber gut. Ich kann mich noch an die ausgehenden 1990er Jahre erinnern, als ich noch Büroarbeitsplatz-»besitzer« war …
»Besitzen« kommt von Besetzen und bezeichnet eine pyhsisch klar definierten Raum; den Schreibtisch, beispielsweise. Dieser wird zunehmend gegen flexible Arbeitswelten eingetauscht.

Old School Desk

Nicole Sehl setzt einen Arbeitsplatz des letzten Jahrtausends voraus: das feste, »eigene« Büro, zumindest den gleichnamigen Schreibtisch. Das ist in Zeiten der Digitalisierung ein aussterbendes Arbeitshabitat. Dies bedeutet jedoch nicht, dass das Buch schlecht ist. Im Gegenteil: wer im klassischen Büro arbeitet, mit dem Drucker viel Papier produziert oder bedrucktes Papier zur weiteren Bearbeitung erhält, und bislang wenig der Arbeitsmethodik im Büro erlernt hat, der findet handfeste Tipps für seine papiergebundene Büroorganisation.

Okay, das muss ja nun nicht heißen, dass klassische Büroorganisation im digitalen Office nicht mehr nötig ist; auch Digital Worker können von Old School lernen. Als erstes erinnere mich:

  • Ja, bei einem (physisch) festen Arbeitslatz besteht die Gefahr des Burgenbaus; der Burgherr oder die Burgherrin (Genderkram sei Dank) mag unbewusst seiner Bedeutung im Gesamtgefüge der Organisation allein dadurch Ausdruck verleihen zu wollen, dass die sichtbare Arbeit einfach größer ist als die aller anderen. Ganz davon ab gibt es seit jeher Unternehmenskulturen, die dies nicht zulassen. Ich erinnere mich an ein Unternehmen, in welchem ich Ende der 1980er Jahre als Studentin jobbte. Wer bei Feierabend nur einen Bleistift auf dem Schreibtisch liegen hatte wurde vom Chef höchstpersönlich zum Aufräumen zurück geschickt.
  • Wie schön, wenn die Wiedervorlagemappen (1 – 31 und 1 – 12) physisch täglich zugänglich sind. Da mag man auch das eine oder andere Papier im Zeitalter des eigentlich papierlosen Büros dort hinein klemmen. – Wer häufig den physischen Arbeitsplatz wechselt, hat vermutlich (so wie ich) schon im vergangenen Jahrhundert begonnen, auf die Wiedervorlagemappe zu verzichten; so viel Platz ist in keinem Board Case, welches auch noch die Klamotten für die nächsten Tage enthalten muss, und außerdem fehlt unterwegs der Drucker für die konsequente Papierverarbeitung.

New Work – New Order

Hm … für mich persönlich  ist dies zwei Jahrzehnte entfernt. In meinem Büro ist alles digital. Vorlagenmappen existieren nicht mehr. Digital sind sie nicht nach »1–31« und »1–12« geordnet, sondern nach »heute«, »die nächste Tage« und »später«. Die Aufgaben werden im digitalen Aufabenmanagement verwaltet, woraus sich die Tagesaufgabenliste nach Abwägung aller Neuerungen und Prioritätenverscheibungen ergibt, die Notizen im digitalen Notizbuch, die Termine im digitalen Kalender – alles in der Cloud.
Während ich diese – zugegeben für das Digitalbüro sehr kritischen Zeilen schreibe, fällt mir auf, dass man aufrund meines Geburtsdatums (1966) eher mir eine solche Tippsammlung zutrauen könnte …

Mein Eindruck: Gute Grundlage, auch für Digihelden

Das Buch richtet sich an Rookies in Dinosaurierorganisationen, die nach den Prinzipien der 1960er Jahre arbeiten. Wie meine Wortwahl schon andeutet, halte ich derartige Arbeitsplätze für antiquiert und vom Aussterben bedroht. Dennoch ist das »Stapelproblem« an vielen Arbeitsplätzen noch da, und zwar auch digital. Hier bietet das Buch einen Ansatzpunkt: die farbliche Sortierung nach

  1. Erfolg/Umsatz,
  2. Kreativität/Marketing,
  3. konstantes Wachstum/Produkte,
  4. Verwaltung und
  5. Persönliches.

Dies mag für viele ohne bisheriges Ordnungsprinzip ein Ansatzpunkt sein. Werden jedoch konsequent dieselben Farben in allen Systemen (Kalender, Aufgaben, Notizen, Korrespondenz, Wissen, Persönliches) verwendet, mag dem einen oder der anderen die Lokalität wie Homeoffice, vor Ort oder digital fehlen. Hier ist der Leser selbst gefragt, die für ihn treffenden Kriterien zu definieren. Für mich persönlich spielt die Lokalität eine Rolle. Meine Farbsortierung als Freiberufler ist daher:

  • farblos/weiß: Produktentwicklung und Projekte ohne konkreten Kunden-/Auftragsbezug;
  • grün: Projekte im Auftrag;
  • blau: Amtliches bzw. Verwaltung (Finanzamt und Aufgaben in der Freiberuflereigenschaft);
  • orange: privat/persönlich, denn ich trenne nirgendwo die Medien zwischen Beruf und Privat, weder im Kalender noch in den Notizen oder den Aufgaben. Das Orange erinnert mich übrigens an die Farbe meines Motorrads und steht deshalb für Privat;
    .
  • grau: Information (vor allem im Kalender, aber auch bei Notizen, die noch nicht ins Wissensmanagement verarbeitet wurden, oder für Hintergrundinformationen);
  • rot: Termin vor Ort  (Achtung Anreise);
  • gelb: digital / gutes W-LAN muss vorhanden sein.

Da die digitalen Helferlein eine Farbkombination ermöglichen, werden die ersten drei Kategorien bei Bedarf mit der Farbe für den Ort gekennzeichnet. Das Homeoffice gilt für mich als Normalzustand und benötigt daher keine weitere Kennzeichnung. Dies ist nun meine Sortierung. Je nach Ausgestaltung des Tätigkeitsbereichs, der Arbeitsorte usw. mag die Systematik ein wenig differieren und sich auch die Farbauswahl gestalten. Was gleich bleibt ist eine geringe Anzahl an Ordnungsklassen auf der ersten Ordnungsebene (früher: »Aktenplan«).

Die zahlreichen Tipps zur Gestaltung der Ablage und zum Umgang mit Papier helfen mir persönlich im papierlosen Büro nicht. Mein Papiervorrat beschränkt sich auf das absolut Notwendige, und zwar rein aus gesetzlichen Erfordernissen. Zugegeben, es dauerte lange, den Impuls, etwas auszudrucken, damit es »besser zu lesen ist«, zu vergessen 😉

Kein Chaos im New Work

Aber nur, weil alles digital und in der Cloud ist, herrscht deshalb keine Ordnung. Und: ja, man kann alles über die Suchfunktion finden, … was aber benötigt man noch, was nicht, und was gehört allein aus datenschutzrechtlichen Gründen digital vernichtet? Auch hier gelten die aufgezeigten Prinzipien:

  • innehalten,
  • gnadenlos ausmisten,
  • optimieren.

Ich empfehle, alle Dateien zu diesem Zeitpunkt (des Ordnungsdrucks oder -verlangens) in einen Ordner namens »Alt_20JJ-MM-TT« zu verschieben und bei Bedarf in die neue Struktur zu ziehen. Tja, und dann geht es los … Tabula Rasa gilt also immer noch. Und wer wissen will, wie man es früher machte oder heute noch in papiervermüllten Büros tut, ist mit diesem Buch gut beraten.

Entspanntes Aufräumen, auch digital,
Sylvia Nickel

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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