Outlook: Aufgabe aus E-Mail richtig nutzen4 Minuten Lesezeit

17. August 2018 von Sylvia Nickel | 2 Kommentare

Last Updated on 29. Mai 2020 by Sylvia Nickel

Wer mit Microsoft Outlook arbeitet, weiß es zu schätzen, dass E-Mail, Aufgaben, Kalender, Kontakte und Notizen an einem Ort verarbeitet werden. Schnell lässt sich der E-Mail-Eingang leeren, indem die eine oder andere E-Mail in die Aufgaben gezogen wird. Doch das ist kontraproduktiv. Lies hier, warum.

Schon gewusst? Starte ohne Maus!

Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:

Windowstaste,
↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
»Outlook« auswählen und
mit STRG + 1 zu, E-Mail wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neue E-Mail« zur E-Mail-Inbox.
Du kannst Dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Die Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.

Outlook Aufgaben: Warum nicht einfach in die Aufgaben rüber ziehen?

Microsoft Outlook Aufgaben bietet drei Wege, aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen, indem mit der rechten Maustaste die E-Mail in die Aufgaben gezogen wird:

Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text: bei dieser Option wird nur der Text aus der E-Mail kopiert. Etwaige Anlage sind nicht mit dabei.
Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage: hier ist stets die Anlage zu öffnen, um die Kopie der originalen E-Mail lesen zu können. Sie kann dann auch wie eine E-Mail weitergeleitet werden.
Hierher verschieben als Aufgabe mit Anlage. Dadurch verschwindet die E-Mail gänzlich aus dem Posteingang.

Die unterstrichenen bzw. hier im Text kursiv markierten Buchstaben deuten auf den Shortcut hin: einfach t, k oder e für den nächsten Schritt tippen. Das ist schneller als die Maus zu nutzen. Für die letzte Option gilt, dass bei Löschen der Aufgabe auch die E-Mail verschwindet. Wer also zum Beleg der Kommunikation etwa die E-Mails archiviert, sollte auf Option #3 verzichten.

#Outlook: Kopiere E-Mail in #Aufgaben, verschiebe sie nicht.

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Mail ist Mail und Aufgabe bleibt Aufgabe

Outlook öffnet ein neues Aufgabenfenster und übernimmt automatisch den Betreff der E-Mail. Dies ist für den Aufgabenüberblick meist jedoch nicht sinnvoll, denn mit Aufgaben wie »AW: Projekt XY. Karl an Bord« lässt sich kam etwas anfangen. Besser ist es, den Workload im Betreff voran zu stellen und damit den Betreff neu und treffend zu formulieren.

Und weil eine Mail eine Mail und keine Aufgabe ist, empfehle ich Dir, die E-Mail nur zu kopieren. So bleiben die E-Mails und die Aufgaben jeweils unter sich. Was ist aber nun empfehlenswert? Kopieren mit Text oder mit Anlage? Bei der Option »Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage« ist die Kopie der Original E-Mail stets dabei. Dies ist praktisch, denn so musst Du die E-Mail nicht mehr suchen, falls Fragen aufkommen oder die E-Mail an andere Menschen weitergeleitet wird. Es ergeben sich sechs Arbeitsschritte.

Outlook Aufgabe aus E-Mail – so gehst Du vor:

Ziehe die E-Mail in das Aufgabensymbol und halte die rechte Maustaste gedrückt.
Wähle anschließend »k« für »Hierhin kopieren mit Anlage«; es öffnet sich ein neues Aufgabenfenster mit der Anlage
Prüfe den Betreff und formuliere diesen Deinen Anforderungen entsprechend, beispielsweise »20 Min | Projekt XY – Aktivität «.
Notiere gegebenenfalls Stichworte zur Aktivität. Dies können Projektmitarbeiter sein oder die Information anderer über den Aufgabenstatus, der Ablageort einer dafür benötigten Datei usw.
Ergänze die Informationen wie Kategorie, Erinnerungsdatum für die Bearbeitung und Fälligkeitstermin, falls vorhanden.
Entferne die Original-E-Mail aus dem Posteingang durch Verschieben in einen Ordner oder endgültiges Löschen.

Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit Deiner Liste verbringen und dennoch mehr erreichen. Mehr erfahren …

Ein entspanntes to-do mit Outlook Aufgaben,
Sylvia Nickel

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