Outlook-Aufgaben Ansicht: 3 wichtige Optionen5 Minuten Lesezeit

1. Juni 2018 von Sylvia Nickel | Keine Kommentare

Last Updated on 13. April 2019 by Sylvia Nickel

Wer mit Outlook 2016/365 lokal in Verbindung mit einem synchronisiert auf allen Geräten funktionierenden Exchange-Konto oder geräteabhängig einem Pop3-Konto arbeitet, wird sich fragen, warum so viele Optionen bereit stehen für »Outlook-Aufgaben Ansicht«. Insgesamt werden standardmäßig elf Ansichten angeboten. Doch mit welcher arbeitet es sich am besten? Darum geht es in diesem Artikel.

Wenn Du Outlook-Aufgaben aufrufst, erhältst Du eine Auswahl an Ansichten in der Symbolleiste. Du kannst zwischen elf Ansichten auswählen. Welche ist denn nun die richtige für das neue Zeitmanagement?

Schon gewusst? Starte ohne Maus!

Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:

Windowstaste,
↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
»Outlook« auswählen und
mit STRG + 4 zu den Aufgaben wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neue Aufgabe« zu den Aufgaben.

Du kannst Dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Die Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.

Outlook-Aufgaben Ansicht »Aufgabenliste«

Wenn neue Aufgaben eingepflegt werden, empfiehlt sich die Ansicht der gesamten Aufgabenliste. Hierfür kannst Du zwischen mehreren Ansichten wählen:

»Detailliert«: Betreff, Fälligkeitsdatum, Erledigt in %, Kategorien, Nachverfolgung.
»Einfache Liste«: Betreff, Fälligkeitsdatum.
»Aufgabenliste«: Betreff, Startdatum, Erinnerungszeit, Fälligkeitsdatum, in Ordner, Kategorie, Erinnerung, Nachverfolgung.
»Nach Priorität«: Betreff, Kategorien, in Ordner, zur Nachverfolgung.

Der Unterschied liegt im Detailliertheitsgrad. Dies setzt voraus, dass man auch mit den angezeigten Differenzierungsmerkmalen arbeitet: denn was nützt die Spalte »Erinnerungsoption«, wenn Du nicht damit arbeitest?
– Ich persönlich arbeite mit der Ansicht »Detailliert«, zumal ich die Optionen »Erinnerungszeit« und »Erinnerungsoptionen« nicht nutze, schon allein, um nicht dauernd durch Piepsen und Popups der Outlook-Benachrichtigungen gestört zu werden. Wie Du letztere deaktivierst, verrate ich Dir → hier.

Du bist Outlook-Aufgaben-Beginner? – Dann empfehle ich Dir, nur das Wesentliche in den Aufgaben zu erfassen und erst mit der Zeit Kategorien usw. zu nutzen. Starte in diesem Fall mit der Ansicht »Einfache Liste«. Du kannst die Ansichtsoptionen übrigens nach Deinen Bedürfnissen anpassen über »Ansichtseinstellungen« (Tabellenkopf → rechte Maustaste).

Warum aber die gesamte Liste ansehen, wenn eine neue Aufgabe eingepflegt wird? Du verschaffst Dir einen Überblick darüber, was, wann aus welchem Grund ansteht und kannst daher ein realistisches Zeitfenster planen. Apropos Zeitfenster: dieses gehört in den Aufgabenbetreff. So hast du den Workload im Überblick. Wie das funktioniert, verrate ich Dir → hier.

Outlook-Aufgaben Ansicht »Heute«

Outlook-Aufgaben kennt zwei Arten, Aufgaben zeitlich anzuordnen: nach der Option »Nachverfolgung« sowie nach der Erinnerungs-, Start- oder Fälligkeitszeit. Aus diesen Angaben wird die jeweilige Tagesliste namens »Heute« erstellt. Sie umfasst standardmäßig den Aufgabenbetreff, das Fälligkeitsdatum, die Kategorie, den Ordner und die Nachverfolgung.

Achtung: jede E-Mail, an die Du schnell das rote Fähnchen setzt, wird automatisch mit »Heute« als Fälligkeit gekennzeichnet. Nimm Dir in diesem Fall darüber Zeit, nachzudenken, wann die Nachverfolgung bzw. das spätere Bearbeiten sinnvoll ist, und wähle die entsprechende Option. Besser ist es, aus einer E-Mail im Posteingang per Kopie eine tatsächliche Aufgabe zu machen, aber das wäre jetzt zu viel und ist ein Thema für einen anderen Blog-Artikel.

Dies ist äußerst praktisch und gehirngerecht, denn warum solltest Du Dir heute Aufgaben anschauen, die Du erst morgen oder später erledigen willst? Genau, das reicht einmal (feier-)abendlich, um die nächsten Tage im Detail zu strukturieren. Damit sind wir bei der dritten nützlichen Ansicht.

Outlook-Aufgaben Ansicht »Nächste 7 Tage«

In dieser Ansicht siehst, was Du in den nächsten sieben Tagen für Dich geplant hast. Dies ist praktisch, wenn es um zeitliche Puffer geht und natürlich, um die Aufgaben auf dem inneren Radar zu haben. Alles, was ohne Nachverfolgung, mit einem späteren Erinnerungs- oder Fälligkeitsdatum angelegt ist, erscheint logischerweise in dieser Ansicht nicht.

Ich sehe an dieser Ansicht die Must-do-Aufgaben, denn nicht jede Aufgabe hat ein absolutes Fälligkeitsdatum und viele Aufgaben lege ich auch nicht willkürlich auf »diese Woche« oder »nächste Woche« fest, wenn es keinen Grund dazu gibt, beispielsweise, weil die Dinge irgendwann innerhalb der nächsten sechs Monate, nicht aber innerhalb der nächsten Woche erledigt sein wollen. Es sind also die Should- und Could-Aufgaben von heute, die unter Umständen zu den Must-Aufgaben von übermorgen werden.

… und Outlook-Aufgaben Web App?

Wenn Du mit einem Exchange-Konto arbeitest, hast Du auch über die Outlook-Aufgaben Web App jederzeit und von allen angeschlossenen Geräten wie Smartphone und Tablet Zugriff auf Deine Aufgabenliste. Hier sieht die Ansicht etwas anders aus, bietet jedoch prinzipiell dieselben Funktionalitäten. Du kannst hier per Haken in der Ansicht wählen, wonach die Aufgaben gefiltert werden sollen.

Die Outlook-Aufgaben WebApp kennt übrigens auch die Ansichten »Heute« und nächste Woche: über den »Kalender von DEIN NAME«, der unter »Meine Aufgaben« in der linken Leiste steht. Er hat übrigens nichts mit Deinem Outlook-Terminkalender zu tun, sondern stellt lediglich Deine die Aufgaben in chronologischer Abfolge dar.

Outlook-Aufgaben kann noch mehr, beispielsweise einen Überblick über zugewiesene Aufgaben in der Zusammenarbeit geben. Darum geht es in einem weiteren Artikel.

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Ein entspanntes to-do mit Outlook Aufgaben,
Sylvia Nickel