Outlook: Aufgaben mit Zeit im Kalender planen4 Minuten Lesezeit

21. Dezember 2018 von Sylvia Nickel | 1 Kommentar

Last Updated on 13. April 2019 by Sylvia Nickel

Häufiger erreicht mich die Anfrage, wie man in Outlook Aufgaben mit Zeit als Termin im Outlook Kalender oder mit dem Workload planen kann. In diesem Artikel schauen wir uns die Möglichkeiten an.

Outlook Aufgaben: Starte ohne Maus

Das Aufrufen von Outlook Aufgaben ist leicht ohne Maus möglich:

Windowstaste,
↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
»Outlook« auswählen und
mit STRG + 4 zu den Aufgaben wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neue Aufgabe« zu den Aufgaben.
Du kannst Dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Die Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.

Bestehend einfach: Workload in der Betreffzeile

Eine relativ einfache Methode ist, die Betreffzeile zu nutzen. Hierbei wird der Workload geschätzt und dem Aufgabenbetreff voran gestellt. Damit ist aber keine Aufgabe im Kalender, – was sie auch gar nicht soll, denn es lassen sich ja Termine von Aufgaben und von Notizen trefflich unterscheiden. Manche mögen dennoch einige Aufgaben im Kalender haben. Was ich davon halte und warum, begründe ich → hier.
Für diejenigen, die es wollen:

Aufgaben: Kopieren in den Kalender

Durch ziehen auf das Kalendersymbol kann die Aufgabe in den Kalender kopiert werden. Die Aufgabe erscheint sowohl im Kalender als auch in der Aufgabeliste. Diese Aufgabe ist eine Kopie! Lege Dich fest, wo Du Deine Aufgaben bearbeitest: in der Kalenderansicht oder in der Aufgabenliste. Ich empfehle letzteres, denn nicht jede Aufgabe wird im Kalender einen festen Termin haben.

In der Aufgabenliste erscheint die Aufgabe nur dann mit dem fälligen Kalenderdatum, wenn Du dieses manuell in der Aufgabe angegeben hast. Verschiebst Du die Aufgabe im Kalender, ändert sich das Fälligkeitsdatum nicht, da Du ja mit Kopien arbeitest.

Die Aufgabe hat in den Ansichten zu Outlook Aufgaben keine Kennzeichnung, da sie bereits im Kalender zugeordnet wurde. Hierdurch kann es passieren, dass Du eine Aufgabe zweimal im Kalender verteilst. Man kann jedoch ganz einfach die »Kalenderaufgaben« mit Farben bzw. Kategorien kennzeichnen, z. B. grün für »kalendarisch zugeordnet«.

Ist die Aufgabe erledigt, so ist die Aufgabenliste zu bereinigen. Das Löschen der Kalenderaufgabe reicht nicht aus, da diese ja eine nicht synchronisierte Kopie der Aufgabe aus der Aufgabenliste ist.

Fazit: Weniger ist Mehrwert

Wie Du schon beim Lesen dieses Artikel erahnen kannst, bin ich kein Fan von der Vermischung von Äpfeln respektive Aufgaben mit Birnen respektive Terminen. Mir hilft ein Rhythmus, die Aufgabenliste zu bearbeiten, frei weg nach dem Pomodoroprinzip, also in Zeitschnipseln zwischen 20 und 30 Minuten. Meine Termine habe ich so ebenso im Blick wie die → Tagesliste (denn den vollen Übebrlick über alle künftigen Aufgaben benötige ich am Tage nicht, sondern nur, wenn ich die nächsten Tage plane). Hilfreich sind die → Ansichten, die Du unter Outlook Aufgaben definieren kannst.

Aufgaben im Kalender? – Ich halte mir Zeiträume frei.

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Ich wünsche Dir viel Erfolg mit Deinem Aufgabenmanagement,
Sylvia Nickel