Last Updated on 13. April 2019 by Sylvia Nickel

Wer Outlook oder ähnliche Systeme für den Workflow und das Aufgabenmanagement nutzt, wird einen Überblick über die Zeit vermissen, die in den gespeicherten Aufgaben steckt. Diese fehlende Zeitangabe erschwert die Tagesplanung und kann auch demotivieren, da man beim Stichwort bereits denkt »oh, das ist umfangreich – jetzt lieber nicht«. Die Aufschieberitis lässt grüßen 🙂 Eine effektive Zeitsteuerung und Aufgabenmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip benötigt Informationen zum Workload.

Schon gewusst? Starte ohne Maus!

Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:

1. Windowstaste,
2. ↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
3. »Outlook« auswählen und
4. mit STRG + 4 zu, Aufgaben wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neue Aufgabe« zu den Aufgaben.
Du kannst Dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Die Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.

Bearbeitungszeit in Outlook zuweisen

Wenn Du eine Aufgabe anlegst oder eine E-Mail in die Aufgaben ziehst, dann nutze das Potenzial der Betreffzeile. Dieser Aufgabenbetreff soll Dich effektiv darüber informieren, was zu tun ist und wie lange Du dafür benötigst.

Zeitangabe in Aufgaben – so gehst Du vor:­

1. Kopiere die E-Mail in die Aufgaben oder lege diese an. Beschreibe die Aufgabe so, dass du noch in 72 Stunden oder später etwas damit anfangen kannst. Notiere Dir auch den Dokumentverweis, – falls vorhanden.
3. Schätze die Bearbeitungszeit (Workload) und gebe der Aufgabe einen ausdrucksfähigen Betreff, beispielsweise »Newsletter erstellen«, »Präsentation zusammenstellen« usw. Nutze Verben; dies unterstreicht den Aktivitätscharakter. Die geschätzte Bearbeitungszeit stellst Du dem Betreff voran:»15 Min | … Präsentation XY überarbeiten«.
4. Kategorisiere die Aufgabe nach Bedarf (mit der Farbe).
5. Falls Du mit Erinnerungsfunktion arbeitest: weise eine realistische Erinnerungszeit zu, beispielsweise einen bis zwei Tage vor der Deadline oder dem Wunschtermin.

Vorteile der Zeitangabe im Aufgabenbetreff

Die Vorteile dieser Methode sind:

• Du hast einen Überblick darüber, wie viel Arbeitszeit in Deinen geplanten Aufgaben gebunden ist.
• Die Aufgaben lassen sich nach Bearbeitungszeit sortieren oder zumindest danach analysieren, beispielsweise um zwischen zwei Terminen kleinere Aufgaben mit bis zu 15 Minuten Bearbeitungszeit zu erledigen.
• Du musst Dich bereits bei Aufgabenanlage mit dem Arbeitsaufwand befassen – kein leichtes Aufschieben durch das Ziehen einer E-Mail in die Aufgaben.

Dies gilt natürlich auch für die Delegation von Aufgaben via Outlook sowie das Arbeiten mit anderen Aufgabenmanagementsystemen (»To-Do-Listen«).

Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. → Mehr erfahren …

Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf → edudip und → sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich → hier für Dich zusammengestellt.

Dieses Thema ist auch Gegenstand des Webinars die perfekte TDL. Die Videolektion findest du → hier.

Eine entspannte Zeit.
Just task it & N.JOY your work,
Sylvia Nickel

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