Last Updated on 20. Mai 2019 by Sylvia Nickel

Wer seinen Outlook-Kalender freigibt, muss damit rechnen, auch Besprechungs- und Aufgabenanfragen zu erhalten. Wie aber damit umgehen und vor allem, wie die Benachrichtigungen deaktiviert werden, darum geht es in diesem Artikel.

Schon gewusst? Starte ohne Maus!

Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:

1. Windowstaste,
2. ↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
3. »Outlook« auswählen und
4. mit STRG + 3 zu, Aufgaben wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neue Aufgabe« zur Aufgabe.
Du kannst Dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Diese Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.

Outlook Kalender freigeben

Die Kalenderfreigabe erfolgt bei Outlook recht einfach. Gehe in der Outlook Ansicht Kalender auf Kalender freigeben und wähle die Optionen:

Bei der Freigabe stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Nur Verfügbarkeit: Hier werden die blockierten Zeiten angezeigt un die Eigenschaften »frei«, »gebucht«, »mit Vorbehalt« und »außer Haus«
• Eingeschränkte Verfügbarkeit: diese schließt nur die Verfügbarkeit und die betreffs der Kalendertermine ein
• Alle Details: Hier werden die Details der Kalendertermine freigegeben

Zusätzlich kann unter »Erweitert« die Option gewählt werden, alle als privat markierten Termine anzuzeigen. Wichtig ist auch, dass  nicht der gesamte Kalender freigegeben werden muss. Du kannst den Zeitraum wählen. Dies ist insbesondere bei temporärer Zusammenarbeit, etwa für Projekte sinnvoll.

Allerdings erfordert die Koordination der Kalender nicht unbedingt die Kalenderfreigabe. Ich bevorzuge es, die Aufgaben und Besprechungsanfragen per E-Mail zuzulassen.

Aufgaben- und Besprechungsanfragen ohne Kalenderfreigabe

Auch wenn Du den Kalender und Deine Aufgaben nicht freigibst, kann Dich eine Anfrage per E-Mail erreichen. Ebenso kannst Du eine solche senden. Diese Anfragen kommen per E-Mail und mit einem Klick auf

• »Zusagen«,
• »Mit Vorbehalt«,
• »Ablehnen«,
• »Andere Zeit vorschlagen» und
• »Antworten«

kannst Du diese in Deinen Kalender integrieren oder nicht. Das ist aber, was viele Menschen stört: diese dauernden Anfragen.

Aufgaben- und Besprechungsanfragen deaktivieren

Outlook möchte Dich bei geteilten Kalendern unterstützen. Benachrichtigungen gehören dazu. Allerdings reißen Dich Nachrichten, vor allem Pop-ups, aus dem Arbeitsfluss heraus. Daher ist sinnvoll, diese abzuschalten.

Pop-ups deaktivieren

Die Pop-ups bei Outlook stellt Du so aus. → Mehr erfahren …

E-Mail deaktivieren

Generell gilt: Lasse Dich nicht über jede Kleinigkeit per E-Mail informieren. Dazu gehören insbesondere die sozialen Netzwerke oder Communities, denn Du loggst Dich ein, wenn es Dir passt.

Eine generelle Deaktivierung für E-Mail mit Aufgaben- und Besprechungsanfragen bei Outlook existiert nicht.

Nutze bei störendem Gebrauch dieser Funktionen durch Deine Mitmenschen im Team die Möglichkeiten »Antwort vor dem Senden bearbeiten« und erläutere den Grund, warum diese Aufgabe nicht zugewiesen werden muss oder für Dich schlichtweg unsinnig ist. Und damit sind wir bei der Kommunikation

Regeln im Team finden

Es ist sinnvoll, Regeln zu finden:

1. Warum wird freigegeben, und warum nicht?
2. Was wird frei gegeben (Stichworte: nur Verfügbarkeit, eingeschränkte Vefügbarkeit, Details)?
3. Berücksichtigt Pufferzeiten bei Außenterminen, weil manche Menschen im Team nicht zeitgleich vor Ort arbeiten, sondern unterwegs sind, beim Kunden, beim Lieferanten, im Netzwerk. Sie können haben Reise- oder gar Transferzeiten und können Ihren Tagesablauf nicht ad hoc ändern.
4. Was wird per Einladung versendet? Hier besteht bei manchen Menschen eine Neigung zum Mikromanagement: statt sich auf die gemeinsamen Aufgaben zu konzentrieren wird für andere »vorgedacht.« Achtung! Dies ist ein Eingriff in die Arbeitsweise des Individuums. Prüfe, welche Aufgaben wirklich und notwendigerweise im Einzelfall per Anfrage verteilt werden müssen.
5. Einmal gesetzte Termine nicht einseitig verschieben: besser ist das Stornieren und Senden einer neuen Anfrage, denn bei den Beteiligten wird der Termin automatisch im Kalender verschoben. Hierüber erfolgt zwar eine Nachricht per E-Mail, doch nicht jeder schaut permanent in E-Mail und Kalender. Wer so dynamisch zusammenarbeiten möchte sollte sich darauf einigen, dass nach Abschluss einer Aufgabe in bewährten Pomodororhythmus, E-Mail und Kalender gecheckt werden.

Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. Mehr erfahren …

Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir und Euch viel Erfolg mit der wunderbaren Eigenschaft von Aufgaben- und Besprechungsanfragen.
Just share it & N.JOY your work,
Sylvia Nickel

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