Last Updated on 13. April 2019 by Sylvia Nickel
Microsoft Outlook 365/2016 liefert mit Aufgaben ein wunderbares Werkezug für die Delegation: Aufgaben zuweisen. Wie Du dies nutzt, liest Du hier.
Schon gewußt? Starte ohne Maus!
Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:
- Windowstaste,
- ↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
- »Outlook« auswählen und
- mit STRG + 4 zu den Aufgaben wechseln.
Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neue Aufgabe« zu den Aufgaben.
Outlook für Aufgabenzuweisung einrichten
Gehe auf »Datei« (ALT + D), wähle »Optionen« (+ O) und anschließend »Aufgaben«. Setze den Haken bei »meine Aufgabenliste mit Kopien auf Aufgaben, die ich anderen Personen zuweise, aktualisieren«. Wird dieser Haken nicht gesetzt, werden die zugewiesenen Aufgaben nicht aktualisiert und lediglich bei Erledigung angezeigt.
Nun kann es lost gehen:
- Mit STRG + ALT + T legst Du einen neue Aufgabe an;
- mit STRG + C kannst Du Dir zugewisenen Aufgaben annehmen und
- mit STRG + D eine zugewiesene Aufgabe ablehnen.
Delegation mit Überblick
Wer viele Aufgaben delegiert, benötigt einen Überblick. Outlook liefert diesen mit der Ansicht »zugewiesen«. Es erscheint eine Liste, welche nach Aufgabenbetreff, Zuständigkeit, Fälligkeit und Aufgabenstatus sortiert ist.
Beachte: Eine zugewiesene Aufgabe kann nur vom Empfänger bearbeitet werden.
Es ist jedoch möglich, die Aufgabe erneut zu vergeben. Gehe in diesem Fall auf die Ansicht »zugewiesene Aufgaben« und wähle die Aufgabe aus. Im Bearbeitungsfeld erscheint links unten die Option »nicht delegierte Kopie erstellen«. Die Aufgabe fällt nun in Deine Aufgabenliste und Du kannst diese erneut einem anderen Menschen zuweisen.
Allerdings merkt sich Outlook, dass diese Aufgabe schon einmal vergeben wurde, und überwacht sie nicht mehr.
Wer hat welche Aufgaben?
Wer Aufgaben delegiert sollte darauf achten, dass einzelne nicht überbelastet werden. Mit STRG + E gelangst Du ins Aufgabensuchfeld. Wähle dann das + für weitere Suchkriterien und »Zuständig« für die Bearbeiter.
Bevor Du wild Aufgaben zuweist ist ein Gespräch im Team sinnvoll: sprecht darüber, welche Art von Aufgaben an wen delegiert werden. Letztlich gilt auch für die Delegation mit Outlook Aufgaben: Aufgabenzuweisung bedeutet nicht, die Gesamtverantwortung für die Aufgabenerledigung abzugeben.
Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben
Speziell für Outlook 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit Deiner Liste verbringen und dennoch mehr erreichen. Mehr erfahren …
Ein entspanntes Aufgabenmanagement.
Just delegate it & N.JOY your work.
Sylvia Nickel
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