Last Updated on 13. April 2019 by Sylvia Nickel

Doch erst einmal zum Hintergrund: Die Person hat eine Schlüsselposition der Informationsverteilung und Koordination inne. Alle Nachrichten mit »info@ …« laufen auf diesem Account auf.  Der tägliche Posteingang umfasst mehr als 100 E-Mails. Hinzu kommen schriftliche, hausinterne Abstimmungen per Mail sowie eine gemeinschaftliche Kalender- und Ressourcenpflege (hier: Besprechungsräume). Das sind viele Informationen, die auf diese Person einprasseln und welche alle nach »wichtig & dringlich« rufen. Größter Stressor: Die Unterbrechung.

Schon gewusst? Starte ohne Maus!

Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:

1. Windowstaste,
2. ↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
3. »Outlook« auswählen und
4. mit STRG + 2 zu den Aufgaben wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neuer Termin« zum Kalender.
Du kannst Dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Die Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.

»Ich bin Teamassistenz …«

Okay. Du sitzt an Deinem Arbeitsplatz und hast von Berufs wegen Outlook permanent offen: Termine koordinieren,  die Aufgabenliste abarbeiten, Kontakte pflegen. Du wirst jedoch Deine Rolle nicht besser ausfüllen können, wenn Du Dich ständig von der E-Mail-Benachrichtigung ablenken lässt. Besser ist folgende Vorgehensweise:

1. Eine Aufgabe zu Ende bearbeiten, also beenden (setze bei größeren Aufgaben die Pomodorotechnik ein);
2. einen Blick in den Posteingang werfen und alle mittlerweile neu eingetroffenen E-Mails bearbeiten, indem Du Sie
   – sofort löschst (irrelevant: Werbung etc.),
   – sofort beantwortest,
   – sofort delegierst oder aus dem Posteingang entfernst und auf Wiedervorlage legst (z. B. in die Outlook-Aufgaben, im Todoist oder einem anderen Werkzeug für das Aufgabenmanagement);
3. dann widmest Du Dich der nächsten Aufgabe auf Deiner Tages-to-do-Liste.

Damit Du nicht durch das Popup in Deinem Workflow unterbrochen wirst, solltest Du die Benachrichtigungen deaktivieren, denn schließlich gilt:

E-Mail-Benachrichtigung deaktivieren

So schaltest Du die Benachrichtigung unter Outlook 2003/2007 aus

1. wähle den Menübefehl »Extras/Optionen«
2. wähle »E-Mail-Optionen«
3. klicke auf »erweiterte E-Mail-Optionen« und
4. deaktiviere die Kontrollkästchen unter »beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang«

So deaktivierst Du die Benachrichtigung unter Outlook 2010/2013 sowie Office 365:

1. Wähle auf der Registerkarte »Datei«  die »Optionen«,
2. klicke im Dialogfeld »Outlook-Optionen«  links oben auf »E-Mail«,
3. deaktiviere die Kästchen im Bereich »Nachrichteneingang«.

E-Mail xs –Webcast, Live-Webinar & Videolektion

Mit dem Mailmanagement befasst sich auch das Kompakt-Webinar »E-Mail xs« sowie der gleichnamige Tagesworkshop. Das Video findest Du → hier.
Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf → edudip und → sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich → hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir ein entspanntes Arbeiten mit Outlook.
Just do it & N.JOY your work,
Sylvia Nickel

Wie hat Dir der Artikel gefallen?

(5,00 von 5 Punkten, basierend auf 1 abgegebenen Stimmen)

Loading...

Diese Artikel könnten Dich auch interessieren

• So gestaltest Du Deinen E-Mail xs-workflow
• Outlook: Aufgaben mit Zeitangabe
• Toolbox: Pomodoro mit Stopwatch

Resilienz: Vom Neanderdigitaler zum gechillten Kopfarbeiter5 Minuten Lesezeit

by Sylvia Nickel less than 1 min read

5 Minuten Lesezeit">

Als Resilienz (von lat. »abprallen)« ist die psychische Fähigkeit definiert, Krisen zu bewältigen; doch was hat dies mit dem Neandertaler zu tun? Recht viel, denn ein Teil unseres Hirns funktioniert noch genauso wie zu diesen Zeiten Weiterlesen →

by