Die Hebel für Produktivität liegen in der Softwarnutzung. Gerüchten zufolge nutzen 99% der Microsoft-Nutzer gerade einmal 10% der Funktionen. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du einfach Shortcuts und Schnellbausteine in Outlook E-Mail erstellst. Damit schaffst Du einen weiteren Meilenstein zum E-Mail xs.
Kurz & gut: Shortcuts
Shortcuts oder Tastenkombinationen werden mit Outlook von Haus aus geliefert. Sie erleichtern die Bedienung via Tastatur, denn die Nutzung einer Maus kostet in der Regel mehr Zeit. Zeit also, sich den Shortcuts zu widmen. → Hier findest Du eine Liste der bereits von Haus aus mitgelieferten Tastenkombinaten.
Interessant sind vor allem eigene Textbausteine, die immer wieder benutzt werden, beispielsweise
- »heute erhalten Sie ….«
- »Bitte lasst uns einen gemeinsamen Termin finden. Ich schlage drei Termine vor. Markiert die verfügbaren Termine in der Antwort. Damke.«
- »danke für Ihre E-Mail. Wir freuen uns über Ihr Feedback. Ihre Meinung ist uns wichtig.«
Auch Textbausteine lassen sich als Shortcut definieren. So gehst Du vor:
- Markiere den Text für den Shortcut und kopiere diesen [STRG + C];
- Wähle »Datei«;
- wähle anschließend → »Optionen«;
- wähle → »E-Mail«;
- gehe zu → »Rechtschreibung und Autokrorrektur«;
- gehe zu → »Autokorrekturoptionen«;
- nun kannst Du den Text → einfügen und den Shortcut, also die Tastenkombination definieren.
Wenn der Shortcut verwendet wird (anschließend Blank/Leertaste drücken) erscheint der Autotext. Dies ist eine Möglichkeit, die jedoch mit der Anzahl der Textbausteine unübersichtlich wird. Microsoft bietet eine Alternative: die Schnellbausteine.
Alternative: Schnellbausteine
Die Schnellbausteine erreichst Du folgendermaßen:
- Wähle den Inhalt oder den E-Mail-Nachrichtenteil aus, den Du als wiederverwendbaren Baustein speichern möchtest.
- Klicke auf der Registerkarte → »Einfügen« in der Gruppe »Text« auf »Schnellbausteine.«
- Klicke auf »Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern«.
- Fülle das Dialogfeld »Neuen Baustein erstellen« aus:
Die können über »Einfügen« → »Schnellbausteine« abgerufen werden.
Alternativen zu Sortcuts & Schnellbausteinen
Wer mit mehreren Programmen und auch im Webbrowswer dieselben Textbausteine verwendet, sollte sich nach einer programmunabhängigen Lösung umschauen. Textbausteinverwaltung Deluxe ist eine solche Alternative. Ich arbeite seit Jahren begeistert damit. → Hier findest Du den Artikel und die Videolektion zum Programm.
Spare Dir Zeit mit Textbausteinen, ob als Shortcut, Schnellbaustein oder mit einer programmübergreifenden Textbausteinverwaltung,
Sylvia Nickel
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