Die Hebel für Produktivität liegen in der Softwarnutzung. Gerüchten zufolge nutzen 99% der Microsoft-Nutzer gerade einmal 10% der Funktionen. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du einfach Shortcuts und Schnellbausteine in Outlook E-Mail erstellst. Damit schaffst Du einen weiteren Meilenstein zum E-Mail xs.
Schon gewusst? Starte ohne Maus!
Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:
- Windowstaste,
- ↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
- »Outlook« auswählen und
- mit STRG + 1 zu E-Mail wechseln.
Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neue E-Mail« zu Kalender.
Du kannst Dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Die Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.
Kurz & gut: Shortcuts
Shortcuts oder Tastenkombinationen werden mit Outlook von Haus aus geliefert. Sie erleichtern die Bedienung via Tastatur, denn die Nutzung einer Maus kostet in der Regel mehr Zeit. Zeit also, sich den Shortcuts zu widmen. → Hier findest Du eine Liste der bereits von Haus aus mitgelieferten Tastenkombinationen.
Interessant sind vor allem eigene Textbausteine, die immer wieder benutzt werden, beispielsweise
- »heute erhalten Sie ….«
- »Bitte lasst uns einen gemeinsamen Termin finden. Ich schlage drei Termine vor. Markiert die verfügbaren Termine in der Antwort. Danke.«
- »danke für Ihre E-Mail. Wir freuen uns über Ihr Feedback. Ihre Meinung ist uns wichtig.«
Textbausteine als Shortcut
Auch Textbausteine lassen sich als Shortcut definieren. So gehst Du vor:
- Markiere den Text für den Shortcut und kopiere diesen [STRG + C];
- wähle »Datei« mit ALT + D;
- wähle anschließend → »Optionen« mit ALT + O;
- wähle → »E-Mail«;
- gehe zu → »Rechtschreibung und Autokorrektur« mit ALT + R +R ;
- gehe zu → »Autokorrekturoptionen« mit ALT + K;
- nun kannst Du den Text → einfügen und den Shortcut, also die Tastenkombination definieren.
Wenn der Shortcut verwendet wird (anschließend Blank/Leertaste drücken) erscheint der Text. Dies ist eine Möglichkeit, die jedoch mit der Anzahl der Textbausteine unübersichtlich wird. Microsoft bietet eine Alternative: die Schnellbausteine und Autotext.
Textbausteine in den Autotext-Katalog einfügen
Der Autotext-Katalog liefert gespeicherte Textbausteine. Markieren Dein einzufügenden Text und klicke auf ALT + F3. Es öffnet sich ein Fenster für das Hinzufügen in den Autotext-Katalog. Den Autotext-Katalog aktvierst Du über ALT + I + Ä für das Einfügen.
Der Autotext-Katalog lässt sich übrigens in Word bearbeiten. Rufe ALT + I (für »Einfügen«) + Ä (für »Schnellbausteine«) + B (für» Organizer für Bausteine«) auf. So gelangst Du zum Organizer für Bausteine.
Alternative: Schnellbausteine
Die Schnellbausteine erreichst Du folgendermaßen:
- Wähle den Inhalt oder den E-Mail-Nachrichtenteil aus, den Du als wiederverwendbaren Baustein speichern möchtest.
- Klicke auf der Registerkarte → »Einfügen« in der Gruppe »Text« auf »Schnellbausteine.« (ALT + I + Ä)
- Klicke auf »Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern«.
- Fülle das Dialogfeld »Neuen Baustein erstellen« aus:
Diese können über »Einfügen« → »Schnellbausteine« abgerufen werden.
Alternativen zu Shortcuts & Schnellbausteinen
Wer mit mehreren Programmen und auch im Webbrowser dieselben Textbausteine verwendet, sollte sich nach einer programmunabhängigen Lösung umschauen. Textbausteinverwaltung Deluxe ist eine solche Alternative. Ich arbeite seit Jahren begeistert damit. → Hier findest Du den Artikel und die Videolektion zum Programm.
Textbausteinverwaltung Deluxe
Speziell das Programm Textbausteinverwaltung Deluxe stelle ich in diesem → Webcast vor. Mehr erfahren …
Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf → edudip und → sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.
Spare Dir Zeit mit Textbausteinen, ob als Shortcut, Schnellbaustein oder mit einer programmübergreifenden Textbausteinverwaltung,
Sylvia Nickel
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