Last Updated on 26. April 2020 by Sylvia Nickel

Wer mit Microsoft 365 arbeitet, wird sich fragen, warum so viele Optionen bereit stehen für »Outlook-Kalender Ansicht«. Insbesondere die Planungsansicht ist eine Option, die nach meinen Recherchen nur wenige Menschen nutzen. Warum also diese Optionen?

Outlook ist der Dinosaurier unter den Selbststeuerungswerkzeugen. Schließlich gibt es dieses Programm seit knapp einem Vierteljahrhundert. Nebst E-Mail lassen sich Kalender, Aufgaben und Notizen mit einem Tool verwalten, mit einem Exchange-Konto auch synchron auf allen Geräten. Wir betrachten heute den Outlook Kalender und seine Ansichten.

Schon gewusst? Starte ohne Maus!

Das Aufrufen ist leicht ohne Maus möglich:

1. Windowstaste,
2. ↑ Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
3. »Outlook« auswählen und
4. mit STRG + 2 zu den Aufgaben wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neuer Termin« zum Kalender.
Du kannst dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Die Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.

Kalender-Optionen einstellen

Zunächst solltest du den Kalender an deine Bedürfnisse anpassen. Über »Datei« [ALT + D] und anschließend »Optionen« [O] gelangst du zu den Outlook-Optionen. Wähle hier »Kalender«.

Wenn du dich für den Einsatz zeitsparender Tastenkombinationen (Shortcuts) interessierst, solltest du im Registerblatt »Allgemein« QuickInfo aktivieren. So werden die Shortcuts eingeblendet und du erlernst Sie spielend.

In den Kalender-Einstellungen kannst du nun die Darstellung für dich anpassen. Mir persönlich wichtig sind:

• Arbeitszeit: diese passe ich meiner an.
• Arbeitswoche: hier aktiviere ich den Samstag, an welchem ich ab und an ebenfalls berufliche Termine habe.
• Standarderinnerungen; ich deaktiviere diese, um unterbrechungsfrei arbeiten zu können. Nach einem Arbeitsabschnitt schaue ich ohnehin noch einmal in Outlook herein, beispielsweise um die erledigte Aufgabe  aus der Aufgabenliste zu löschen oder zu verändern, die E-Mails zu checken und bei vollen Kalendertagen auch nach dem nächsten Termin zu schauen.
• Wochennummern, da in meinen Projekten Terminkoordination häufig über die Nummer der Kalenderwoche (»KW«) erfolgt.

Du kannst diese Einstellungen jederzeit ändern. Es geht dir nichts verloren. Schau’ einfach, wie dir die Ansichten gefallen.

Unter »Ansicht« und anschließend »Erweiterte Ansichtseinstellungen« sind weitere Spezifikationen möglich. Dazu gehören Spalten, Filter, bedingte Formatierungen und Schriftarten sowie -größen. Letzere findest du unter »Weitere Einstellungen«.

Du siehst, der Dinosaurierr unter den Selbstführungswerkzeugen bietet ein großes Customizing-Potenzial. Doch nun zu den Kalenderansichten.

I. Outlook-Kalender Ansicht »Nächste 7 Tage«

Diese Ansicht zeigt stets die nächsten sieben Tage, unabhängig vom Beginn der Arbeitswoche. Für mich ist diese Ansicht sehr praktisch, da ich sowohl private als auch berufliche Termine im Outlook-Kalender verwalten kann.

Tipp #1: Mit der Kombination ALT + Zahl kannst Du bestimmen, wie viele der folgenden Tage eingeblendet werden, also beispielsweise ALT + 3 für die nächsten drei Tage oder ALT +1 für heute.

Tipp #2: Mit STRG + G (für »Gehe zu Datum«) kannst Du einen spezifischen Tag aus dem Kalender zur Ansicht aussuchen.

II. Outlook-Kalender Ansicht »Arbeitswoche«

Mit der Kombination »STRG + ALT + 2« wird die Arbeitswoche angezeigt. Ausgeblendet sind hier die Tage, die nicht als Arbeitstage definiert sind. Ich nutze diese Ansicht selten, da ich auch private Termine im Outlook-Kalender verwalte und stets den Überblick über die nächsten sieben Tage suche.

III. Outlook-Kalender Ansicht »Woche«

Mit der Kombination »STRG + ALT + 3« findest du den Wochenüberblick, stets von Montag bis Sonntag, es sei denn du definierst die Woche in den Kalenderoptionen anders.

Outlook-Kalender Ansicht »Monat«

Mit der Kombination »STRG + ALT + 4« wird die Monatsansicht aufgerufen. Diese ist die von mir favorisierte Ansicht. So habe ich stets die nächsten Wochen im Blick. Allerdings ist etwas zu bemängeln: bei mehr als drei Terminen wird nur durch einen kleinen Pfeil angedeutet, dass der Tag über weitere Termine verfügt.

Tipp #3: Wichtige Termine, die du stets im Blick haben willst, kannst du auch separat als Kopfzeile (»ganztägiger Termin«) definieren, in dem keine Uhrzeit festgelegt wird. So ist dieser Termin stets auch in der Monatsansicht zu sehen. Ich markiere solche Termine in Grau für »Info«. Dies können Anmelde- oder Abgabefristen sein, ein Event, das am Abend ansteht oder Termine »außer Haus«, wenn du normalerweise Inhouse arbeitest.

Outlook-Kalender Ansicht »Planungsansicht«

Die für viele Nutzer ominöse, also fragwürdige,  Ansicht ist die Planungsansicht, welche du mit der Kombination »STRG + ALT + 5« erreichst. Sie zeigt dir den Tagesplan (für mehrere Tage nach rechts scrollen) in einer horizontalen Anordnung. Diese Ansicht ist besonders sinnvoll, wenn man mehrere Kalender abonniert hat. Aktiviere in den Kalender-Optionen unter »Anzeigeoptionen«: »in Planungsansicht freie Termine anzeigen«. Hierdurch werden die als frei gekennzeichneten Zeiten in der Planungsansicht angezeigt und es lassen sich schnell Zeitfenster für gemeinsame Termine finden.

Bonusfrage: Wo finde ich »Kalender und Aufgaben«?

Diese Frage wird mir in Workshops häufig gestellt. Es ist unter Umständen sinnvoll, beim Planen (Kalender) die anstehenden Aufgaben im Blick zu haben. Das geht einfach: wähle unter »Kalender« das »Layout« und unter »Ansicht« die Aufgabenliste oder »ALT + F« und »A« und nochmals »A« und — schwupps! – erscheinen rechts die Aufgaben 🙂

Meine 3 Favoriten

Meine drei Favoriten sind

1. heute,
2. die nächsten 7 Tage und
3. Monat in der Ansicht.

Die Planungsansicht nutze ich persönlich nicht, da ich projektbedingt zurzeit keinen weiteren Kalender abonniert habe.

Tipp #4: Schau einfach in die Liste der Tastenkombinationen für Outlook und lass dich mit Shortcuts für die von dir häufig genutzten Funktionen inspirieren. Es geht schneller ohne Maus 🙂

Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook Aufgaben 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit deiner Liste verbringen und dennoch mehr erreichen.  → Mehr erfahren …

Weitere Webinare  von mir findest du übrigens auf → edudip und → sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich → hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Planung mit dem Outlook Kalender:
Just plan it & N.JOY your work,
Sylvia Nickel

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