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Outlook-Kalender © Sylvia NiCKEL

Outlook-Kalender Ansichten: 3 wichtige Optionen6 Minuten Lesezeit

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Wer mit Outlook 2016/365 arbeitet, wird sich fragen, warum so viele Optionen bereit stehen für »Outlook-Kalender Ansicht«. Insbesondere die Planungsansicht ist eine Option, die nach meinen Recherchen nur wenige nutzen. Warum also diese Optionen?

Outlook ist der Dinoausierer unter den Selbststeueungswerkzeugen. Schließlich gibt es dieses Programm seit knapp einem Vierteljahrhundert. Nebst E-Mail lassen sich Kalender, Aufgaben und Notizen mit einem Tool verwalten, mit einem Exchange-Konto auch synchron auf allen Geräten. Wir betrachten heute den Outlook Kalender und seine Ansichten.

Schon gewusst? Starte ohne Maus!

Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:

  1. Windowstaste,
  2.  Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
  3. »Outlook« auswählen und
  4. mit STRG + 2 zu den Aufgaben wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neuer Termin« zum Kalender.

Kalenderoptionen einstellen

Zunächst solltest Du den Kalender an Deine Bedürfninsse anpassen. Über »Datei« [ALT + D] und anschließend »Optionen« [O] gelangst Du zu den Outlookoptionen. Wähle hier »Kalender«.

Outlook-Optionen Screenshot

Wenn Du Dich für den Einsatz zeitsparender Tastenkombinationen (Shortcuts) interessierst, solltest Du im Registerblatt »Allgemein« QuickInfo aktvieren. So werden die Shortcuts eingeblendet und Du erlernst Sie spielend.

In den Kalender-Einstellungen kannst Du nun die Darstellung für Dich anpassen. Mir persönlich wichtig sind:

  • Arbeitszeit: diese passe ich meiner an.
  • Arbeitswoche: hier aktiviere ich den Samstag, an welchem ich ab und an ebenfalls berufliche Termine habe.
  • Standarderinnerungen; ich deaktiviere diese, um unterbrechungsfrei arbeiten zu können. Nach einem Arbeitsabschnitt schaue ich ohnehin noch einmal in Outlook herein, beispielsweise um die erledigte Aufgabe  aus der Aufgabenliste zu löschen oder zu verändern, die E-Mails zu checken und bei vollen Kalendertagen auch nach dem nächsten Termin zu schauen.
  • Wochennumern, da in meinen Projekte Terminkoordination häufig über die Nummer der Kalenderwoche (»KW«) erfolgt.

Du kannst diese Einstellungen jederzeit ändern. Es geht Dir nichts verloren. Schau einfach, wie Dir die Ansichten gefallen.

Unter »Ansicht« und anschließend »Erweitererte Ansichtseinstellungen« sind weitere Spezifikationen möglich. Dazu gehören Spalten, Filter,  bedingte Formatierungen und Schriftarten sowie -größen. Letzere findest Du unter »Weitere Einstellungen«.

Du siehst, der Dinosaurierr unter des Selbstführungswerkzeugen bietet ein großes Customizing-Potenzial. Doch nun zu den Kalenderansichten.

Outlook-Kalender Ansicht »Nächste 7 Tage«

Diese Ansicht zeigt stets die nächsten sieben Tage, unabhängig vom Beginn der Arbeitswoche. Für mich ist diese Ansicht sehr praktisch, da ich

  • sowohl private als auch berufliche Termine im Outlook-Kalender verwalten, und
  • auch Samstags berufliche Termine habe.

Tipp #1: Mit der Kombination ALT + Zahl kannst Du bestimmen, wie viele der folgenden Tage eingeblendet werden, also beispielsweise ALT + 3 für die nächsten drei Tage oder ALT +1 für heute.

Tipp #2: Mit STRG + G (für »Gehe zu Datum«) kannst Du einen spezifischen Tag aus dem Kalender zur Ansicht aussuchen.

Outlook-Kalender Ansicht »Arbeitswoche«

Mit der Kombination »STRG + ALT + 2« wird die Arbeitswoche angzeigt. Ausgblendet sind hier die Tage, die nicht als Arbeitstage definiert sind. Ich persönlich nutze diese Ansicht selten, da ich auch private Termine im Outlookkalender verwalte.

Outlook-Kalender Ansicht »Woche«

Mit der Kombination »STRG + ALT + 3« findest Du den Wochenüberblick, stets von Montag bis Sonntag, es sei denn Du denfinierst die Woche in den Kalenderoptionen anders.

Outlook-Kalender Ansicht »Monat«

Mit der Kombination »STRG + ALT + 4« wird die Monatsansicht aufgerufen. Diese ist die von mir favorisierte Ansicht. So habe ich stets die nächsten Wochen im Blick. Allerdings ist etwas zu bemängeln. Bei mehr als drei Termine wird nur durch einen kleinen Pfeil angedeutet, dass der Tag über weitere Termine verfügt.

Tipp #3: Wichtige Termine, die Du stets im Blick haben willst kannst Du auch separta als Kopfzeile definieren, in dem keine Uhrzeit festgelegt wird. So ist dieser Termin stets auch in der Monatsansicht zu sehen.

Outlook-Kalender Ansicht »Planungsansicht«

Die für viele Nutzer ominöse Ansicht ist die Planungsansicht, welche Du mit der Kombination »STRG + ALT + 5« erreichst. Sie zeigt Dir den Tagesplan (für mehrere Tage nach rechts scrollen) in einer horizontalen Anordnung. Diese Ansicht ist besonders sinnvoll, wenn man mehrere Kalender abonniert hat. Aktiviere in den Kalenderoptionen unter »Anzeigeoptionen«: »in Planungsansicht freie Termine anzeigen«. Hierdurch werden die asl frei gekennzeichneten Zeiten in der Planungsansicht angezeigt und es lassen sich schnell Zeitfenster für gemeinsame Termine finden.

Wo finde ich »Kalender und Aufgaben«?

Diese Frage wird mir in Workshops häufig gestellt. Es ist unter Umständen sinnvoll, beim Planen (Kalender) die anstehenden Aufgaben im Blick zu haben. Das geht einfach: wähle unter »Kalender« das »Layout« unter »Ansicht« die Aufgabenliste oder »ALT +F« und »A« und nochmals »A« und — schwupps! – erscheinen rechts die Aufgaben 🙂

Meine 3 Favoriten

Meine drei Favoriten sind

  1. heute,
  2. die nächsten 7 Tage und
  3. Monat in der Ansicht.

Die Planungsansicht nutze ich persönlich nicht, da ich projektbedingt zurzeit keinen weiteren Kalender abonniert habe.

Tipp #4: Schau einfach in die Liste der Tastenkombinationen für Outlook und lass Dich mit Shortcuts für die von Dir häufig genutzten Funktionen inspiereren. Es geht schneller ohne Maus 🙂

Kurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben © Sylvia NiCKELKurs ✿ Effektiv mit Outlook Aufgaben

Speziell für Outlook Aufgaben 365/2016 habe ich einen Live-Online-Kurs konzipiert. In acht Terminen befassen wir uns mit den Möglichkeiten des Programms. Wir verfestigen die Prinzipien eines bewährten Aufgabenmanagements und finden unseren Rhythmus. Du wirst definitiv weniger Zeit mit Deiner Liste verbringen und dennoch mehr erreichen.  → Mehr erfahren …

Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf → edudip und → sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich → hier für Dich zusammengestellt.

 

Eine entspannte Planung mit dem Outlook Kalender,
Sylvia Nickel

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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