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TIPP ✿ Outlook-Aufgaben © Sylvia NiCKEL

Outlook-Workflow: Aufgabe aus Folge-E-Mail4 Minuten Lesezeit

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Last Updated on 16. Juni 2020 by Sylvia Nickel

In diesem Artikel greife ich eine Frage in den Kommentaren zu Outlook: Aufgabe aus E-Mail richtig nutzen auf. Es geht um die mehrfache Kommunikation, die sich aus der Reaktion auf eine E-Mail ergibt: Folge-E-Mail, Folgemail oder follow-up e-mail.

Schon gewusst? Starte ohne Maus!

Das Aufrufen ist übrigens leicht ohne Maus möglich:

  1. Windowstaste,
  2.  Pfeil nach oben (landet bei »Meistverwendet«),
  3. »Outlook« auswählen und
  4. mit STRG + 1 zu, E-Mail wechseln.

Alternativ hilft ein Klick auf das Kontextmenü »Outlook« (rechte Maustaste) auf dem Desktop über »Neue E-Mail« zur E-Mail-Inbox.
Du kannst dir auch Outlook auf die Taskleiste legen und mit einer Kombination aus Windowstaste + Zahl starten. Die Zahl steht für die Stelle zwischen 1 und 9 der auf der Taskleiste befindlichen Apps.

TIPP ✿ Outlook-Aufgaben © Sylvia NiCKEL

Outlook: Aufgabe aus E-Mail

Mehrere Möglichkeiten sieht Outlook vor, aus E-Mail Aufgaben zu erstellen. Da Aufgaben und E-Mails zwei verschiedene Informationsquellen bzw. Hilfsmittel darstellen, empfiehlt sich generell, aus einer E-Mail eine Aufgabe mit Anhang zu kopieren. So bleibt die E-Mail bei den E-Mails und die Aufgabe enthält die vollständige E-Mail-Information. Vorgehensweise und Vorteile dieser Methode sind im Artikel Outlook: Aufgabe aus E-Mail richtig nutzen  beschrieben.

Folge-E-Mail, Folgemail oder follow-up e-mail

Zunächst eine begriffliche Klärung. Der Duden kennt weder »Folge-E-Mail« noch »Folgemail« als Wort, sondern nur die/das E-Mail als Singularität. Dies ist erstaunlich, denn die elektronisch basierte Kommunikation reißt häufig nicht nach einer Frage- bzw. Aufgabe-Antwortrunde ab. Und hier sind wir bei der Leserfrage:

Wie geht man mit Folge-E-Mails zu einer initialen Aufgabe um?
Beispiel:

1) eine Mail enthält als Aufgabe die Beantwortung von 10 Fragen.

2) Ich arbeite die Aufgabe ab und versende die Mail.

3) Es gibt Rückfragen, die wieder beantwortet werden müssen.

Wie hältst du hier die Kommunikation nach? Initial wurde ja nur die erste Mail als Aufgabe verknüpft.

Hierzu ein Gedanke aus dem Prozessmanagement: für dich ist mit der Antwort (Schritt 2) der Prozess beendet und behandelst ihn auch so: E-Mail raus aus dem Posteingang und rein in die Ablage bzw. ins Archiv oder in den Korrespondenz-Ordner (oder als “erledigt” markiert) sowie Aufgabe als erledigt markieren. Die nun später auftauchende Nachfrage ist ein neuer Prozess, der auf einem bereits vorhandenen aufbaut.
Sollten häufiger Nachfragen zu Antworten auf gleiche oder ähnliche Fragen erfolgen, ist dies ein klassischer Kandidat, die Antwortstrategie anhand von Textbausteinen künftig zu erleichtern. Zurück zum Ablauf.

Folge-E-Mail im Outlook-Workflow

Folgende Schritte ergeben sich:

  1. E-Mail-Eingang: Prüfen auf Wichtigkeit und Dringlichkeit.
  2. Nicht delegierte und nicht sofort zu bearbeitende Aufgaben landen (bestens durch Kopie als Aufgabe mit Anhang) in der Aufgabenliste unter Outlook Aufgaben. Hier können zusätzlich Prioritäten oder/und Kategorien vergeben werden. Dies hängt in der Regel vom Aufkommen zu bearbeitender E-Mails und der Verschiedenheit der Kunden, Projekte usw. ab.
  3. Damit kann die E-Mail archiviert bzw. aus dem Posteingang entfernt werden. Je nach System empfehlen sich als Unterordnung Projekt- oder Personen-Ordner. Eventuell gibst du vor dem Entfernen aus dem Posteingang eine Feedback E-Mail mit einem Textbaustein wie »Danke für Ihre E-Mail. Ihre Anfrage wird alsbald bearbeitet«. – Ich nutze übrigens TB Deluxe dafür; alternativ sind Shortcuts oder Schnellbausteine.
  4. Bearbeitung der Aufgabe und Versenden der Ergebnisse, beispielsweise Antworten oder Dokumentenanhänge als neue E-Mail. Zeitgleich markieren der Aufgabe als erledigt.
    Soweit, so gut. Nun zur Folge-E-Mail:
  5. Eingang Folge-E-Mail. Im Normalfall ist der bisherige Textverlauf nicht gelöscht und du bist schnell drin im Thema. Andernfalls hast du den Verweis zur Korrespondenz, die Liste erledigter Aufgabe und bearbeiteter eingegangener E-Mails. Das ist wie deutsche Statik: 3-fach ist sicher 😉 Wenn du die Antwort wieder terminierst, weil zurzeit die Beantwortung nicht möglich ist, verfährst du wie unter Schritt 2.

… »aber das ist kompliziert«

Manch einer neigt dazu, den E-Mail-Eingang als Aufgabenliste oder To-Do-Liste zu sehen. Ein Für und Wider gegen diese und andere Methoden ist im Artikel Kalender als Aufgabenliste diskutiert. Im Zweifelsfall gilt: Weniger ist Mehrwert.

Alles, was dich erleichtert, kommt auch deinen Kunden und Kollegen zu Gute.

Reduce it to the max & N.JOY your life,
Sylvia

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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