Last Updated on 3. Oktober 2018 by Sylvia Nickel

Kaum etwas ist wirksamer bei vermeintlich mangelnder Zeit als eine Zeitbegrenzung. Die Erkenntnis verdanken wir Cyril Northcote Parkinson. Hier liest Du, warum und vor allem, wie es geht.

Parkinson und die Dehnbarkeit des Arbeitsaufwands

Eher in der Nebenaufgabe beschäftigte sich Cyril Northcote Parkinson (* 1909 † 1993, → Referenz [1]) mit dem Bürokratiewachstum. Der Historiker, Soziologe und Publizist beobachtete, dass sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit zur Verfügung steht. Er untersuchte Verwaltungen und stellte fest, dass darüber hinaus die Tendenz besteht, Aufgaben quasi zu erfinden, um die wachsende Verwaltungseinheit zu beschäftigen. Soziologisch ist dies einfach zu erklären: der Wunsch nach mehr Untergebenen ist eines der Ziele von führenden Verwaltungsmitarbeitern. Mit der Ausdehnung müssen auch die Aufgaben wachsen. So geshehen besteht inhärent die Gefahr, dass sich (nicht nur) Verwaltungen mit einer Konstanten ausdehen, welche Parkinson in den 1950er Jahren bei rund 5–6% jährlich identifizierte. Die zentrale Aussage aber hilft auch Dir:

Wie Du Parkinson nutzen kannst

Stell Dir vor, statt des gewünschten mehr an Zeit stände weniger zur Verfügung. Was ist, wenn statt 90 Minuten nur 75 oder gar nur 60 Minuten für Deine nächste Aufgabe zur Verfügung ständen. Was würdest Du tun? Würdest Du

• auf Überflüssiges verzichten,
• für Störungsfreiheit sorgen,
• Dich selbst nicht ablenken lassen?

Du würdest dies tun. Nutze die Zeitbegrenzung und wähle bewusst einen geringeren Workload, beispielsweise 60 statt 90 Minuten. Du wirst erstaunt sein, was man alles in Kürze schafft.

Drehe am Worklaod, nicht an der Deadline

Die Zeitbegrenzung nach Parkinson wird gerne mit der Deadline gleichgesetzt. Doch hierin liegt ein Fehler, und zwar in Deinem Unterbewusstsein: wenn Du weißt, dass am nächsten 1. etwas fällig ist und zwar um neun Uhr morgens, dann kannst Du Dir natürlich die Deadline auf den 26. des Vormonats legen. Dein Unterwusstsein weiß aber um den wahren Termin. Es wird dagegen arbeiten und zum Schluss erledigst Du die Aktivitäten auf den berühmten letzten Drücker. Noch schlimmer ist dieses Prinzip, wenn andere sich durch künstlich vorgezogene Deadlines ein Sicherheitspolster verschaffen wollen, Du aber um die wahre Frist weißt. Wie gesagt: Dein Unterbewusstsein wird dagegen arbeiten, weil etwas, das in Zukunft erst wichtig ist, nicht heute oder gar jetzt erledigt werden muss.

Daher nutze den Trick und arbeite gerade auch bei der To-Do-Liste mit Workloads, also der geplanten Arbeitszeit für diese Aufgabe. Ist diese überschaubar, fällt es leichter. Im Grunde hat somit Parkinson damit einen Hinweis auf die Pomodorotechnik gegeben. Wenn Du bereits mit Workloads arbeitest, so kürze diese um einen geringen Zeitraum, beispielsweise fünf Minuten weniger als üblich. Jetzt kannst Du Dein Unterbewusstsein richtig nutzen: Du sagst Dir »in den nächsten 30 Minuten stelle ich dies fertig.« Lass‘ vielleicht noch einen Timer (beispielsweise den auf dem Smartphone oder am PC) laufen. Nun wirst Du kein Interesse an Ablenkung oder Unterbrechung haben und in der Folge benötigst Du weniger Zeit als üblich.

»Ja, aber … da muss ich zwischenzeitig …«

Wähle die Arbeitseinheiten so, dass eine unterbrechungsfreie Arbeit auch für alle Mitarbeitenden zumutbar ist. Aus diesem Grund schlägt der Erfinder dieser Arbeitstechnik, Francesco Cirillo, einen Workload von 25 Minuten vor, um anschließend fünf Minuten zu pausieren und sich um neue, etwaige  Feuerwehraufgaben kümmern zu können.

Größere Projekte lassen sich so in überschaubare Zeitblöcke unterteilen. Ich persönlich lege dabei je Projekt nur eine Aufgabe an und formuliere den nächsten Schritt: »25 Min | Dies und das tun«; die übrigen Aktivitätsketten speichere ich in den Notizen der Aufgabe. So bleibt die Erinnerungsliste an die Aufgaben überschaubar.

»Ja, aber damit mache ich mir selbst zusätzlichen Stress«

Die Zeitbegrenzung nach Parkinson führt nur dann zu Stress, wenn die Zeitbeschränkung unrealistisch knapp ist. Ist sie angemessen, aber nicht zu groß, fördert sie automatisch den Fokus auf die Aufgabe.  Denn allzu oft lassen wir uns gerne unterbrechen oder ablenken, wenn scheinbar noch ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Überprüfe dies mit einer Zeitaufzeichnung wie RescueTime. Erfahrungsgemäß lassen sich rund 20 Prozent Arbeitszeit einsparen. Das sind in meinen Workshop häufig die eingangs genannten wöchentlichen Stunden Mehrarbeit.

Zeit gewinnen mit Parkinsons Gesetz

Dieses Thema ist Gegenstand des Webinars und der Videolektion Zeit gewinnen mit Parkinsons Gesetz. Weitere Webinare  von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ich wünsche Dir fokussiertes Arbeiten mit Parkinsons Gesetz,
Sylvia Nickel

Referenzen

[1] C. Northcote Parkinson: Parkinson’s law, and other studies in administration. 1957. LCCN 57009981

[2] Francesco Cirillo: The Pomodoro Technique. 3. Auflage. FC Garage, Berlin 2013, ISBN 978-3-9815679-0-8

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