Last Updated on 2. Oktober 2019 by Sylvia Nickel

Nachdem Joachim Schlosser seinen Vorschlag zur Strukturierung des Posteingangs  und damit sein Posteingangsmanagement vorgestellt hat, folgt meiner. Wie immer gilt: es soll Dich entlasten; daher sind solche Vorschläge stets Anregungen, aber kein Allheilmittel für alle Arbeitstypen – also gilt: wie es Euch gefällt.

7±2 Ordner genügen

Der Vorschlag, fünf Ordner im Posteingang anzulegen, kommt nicht von ungefähr, denn 7±2 ist unsere Aufmerksamkeitsspanne. Alles andere – also Ordner Nummer zehn, elf oder zwölf – erfordern Konzentration (»Wohin denn nun mit der E-Mail?«). Die Frage aber ist:

Benötige ich überhaupt Ordner im Posteingang?

Ein klares »Jein« meinerseits, denn dies hängt von deinen Projekten und deiner Arbeitsweise ab. Für den Posteingang gilt wie für alle anderen Aufgaben und Informationen:

Nach bewährten Eisenhowerprinzip stehen also diese Optionen zur Verfügung:

• sofort löschen,
• sofort bearbeiten,
• sofort in eine Aufgabe verwandeln (und den realistischen Zeitraum planen),
• sofort automatisieren, delegieren oder weiterleiten.

In diesem Sinn benötigt der Posteingang keine Unterordner.

Rollen und Projekte

Wenn jedoch verschiedene Rollen in unterschiedlichen Projekten eingenommen werden, empfiehlt sich eine automatische Vorsortierung per Regel, und zwar aus folgendem Grund: ich möchte entscheiden, wann ich mich zeitlich dem einen oder anderen Projekt widme, und nicht durch den Posteingang meine Arbeitsweise bestimmen lassen.

1. Rollen: Ich engagiere mich beispielsweise ehrenamtlich und lasse den gesamten Posteingang mit Bezug auf meine ehrenamtliche E-Mail-Adresse per Regel in einen Ordner vorsortieren. So kann ich mir die Zeit nehmen, diese Nachrichten zu bearbeiten, wann ich ich will und nicht, wenn der Posteingang etwas Neues hat. – Dies ist übrigens eine absolute Produktivitätsbremse: die Eingangsbenachrichtigung. Schalte sie aus, bei Outlook, Notes, Deinem Smartphone.
2. Newsletter und Kurse: Automatisch vorsortieren lasse ich sämtliche Newsletter, E-Mail-Kurse oder Challenges mit wiederholtem Maileingang und ohne Handlungsaufforderung für mich. Auch hier möchte ich bestimmen, wann ich mir das Zeitfenster zur Information nehme.
   .
   Beide Fächer leere ich nach der jeweiligen Bearbeitung durch löschen oder – falls rechtlich, vertraglich oder organisatorisch relevant – verschieben in den Projekt-, Rollen- oder anderen Ablageordner unter „gesendete Objekte“.

Alles andere landet im Posteingang, den ich regelmäßig leere, indem ich unnützes und überflüssiges lösche, informatives weiterleite, wichtiges, aber nicht dringliches in die Aufgaben ziehe sowie wichtiges und dringliches sofort bearbeite und alles aus dem Posteingang entferne.
Beispiel: Mein persönlicher Posteingang hat zwei Unterordner: Ehrenamt und Newsletter etc.
Da sind  noch zwei Kategorien von E-Mails, die keine Antwort erfordern:

• Zu-deiner-Information-Mails: BCC (blind carbon copy) und CC (carbon copy) erfordern keine Aktion meinerseits und werden deshalb in den entsprechenden Projektordner sortiert. Unter Umständen antworte ich, um das Missverständnis einer übermäßigen CC- oder BCC-Nutzung per vorbereitetem Textbaustein aufzuklären, denn allzu viele Mails richten sich mit CC an einen überflüssig großen Adressatenkreis.
• Warten-auf-andere-Mails: Terminanfragen oder weiterzuleitende Aufgaben werden umgehend veranlasst. Die Eingangsmail kommt ebenfalls in den Projektordner.

Und das wirft die nächste Frage zum E-Mail-Management auf.

Wohin mit den Mails aus dem Posteingang?

Interessanter ist die Frage nach dem Wegsortieren der Mails. Viele Mails lösche ich, wenn sich der Sachverhalt erledigt hat; da stimme ich mit Joachim Schlosser überein. Einige, auftrags- bzw. vertragsrelevante Mails, werden in den dazu gehörigen Ordner unter gesendete Objekte verschoben, ebenso wie die BCC- und CC-Mails sowie die Mails, die auf eine Reaktion von Dritten warten (beispielsweise Terminzusagen, Zuarbeiten usw.). Zeitgleich lege ich bei diesen Delegationsaufgaben eine Terminnotiz an, denn in der Regel existiert ein Fälligkeitstermin.
Der Ordner »gesendete Objekte« wird automatisch archiviert. Lediglich ausgewählte Projektordner archiviere ich manuell erst nach Abschluss des Projekts. So sammelt sich kein Mailfriedhof im Mailclient an, denn weniger ist Mehrwert 🙂

Ist das nun ein anderes System als die 5 Ordner?

Joachim Schlosser schlägt diese Kategorien vor, die ich wie folgt in meinem System einordne:

1. Antworten: Diesen Ordner habe ich nicht, da ich sofort entscheide und damit in den meisten Fällen sofort antworte. Aus allen anderen Mails, die eine Reaktion erfordern, mache ich eine Aufgabe, wobei mir persönlich wichtig ist, die Aufgabenliste so kleine wie möglich zu halten. Es mag dem persönlichen Arbeitsstil geschuldet sein, ob sich dieser Ordner lohnt oder eher hindert. Mir persönlich missfällt es, mich zweimal mit einem Gedanken zu befassen. Wer jedoch per Tablet oder Smartphone unterwegs die E-Mails prüft wird mit diesem Ordner und einem Click schnell die nächste Arbeitseinheit für das Büro vorstrukturieren können, frei nach der Pomodoro-Technik.
2. Lesen online: Diesen und den nächsten Ordner finde ich interessant. Allerdings unterscheide ich nicht nach Netzverfügbarkeit, da diese für mich nahezu immer gegeben ist. Das mag bei Reisenden anders sein. Insgesamt korrespondiert dieser und der folgende Ordner mit meiner automatischen Vorsortierung nach Rollen und Newslettern. Es hat Zeit, verarbeitet zu werden.
3. Lesen Offline: siehe oben unter (2).
4. Warten: Ich erstelle in beschriebenen Fällen eine Terminnotiz und verschiebe entsprechende Nachrichten in »gesendete Objekte« (und dort — falls vorhanden — in den Projektordner).
5. Referenz: Dies korrespondiert mit „gesendete Objekte“ in meinem System, in welchen ich Antworten oder informatorische wichtige E-Mails verschiebe, die nicht sofort gelöscht werden sollten oder können. Dieser Ordner hat bei mir Unterordner, jedoch so wenig wie möglich, beispielsweise. nach Projekten oder Personen, die nicht der Auto-Archivierung unterliegen sollen.

Ivan Blatter empfiehlt übrigens das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang bzw. die Zero Inbox, das mit meiner Vorgehensweise korrespondiert: Lesen – Antworten – Handeln – Ablegen.

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Ich bin gespannt, wie dein System funktioniert. Lass es uns wissen.

Just do it & N.JOY your Mail,
Sylvia Nickel

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