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Eisenhower in Icons © Sylvia NiCKEL

Präsentationen: Zeitfresser Powerpoint6 Minuten Lesezeit

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Powerpoint ist seit 1987 im Einsatz bei Meetings und Vorträgen. Laut Meinald Thielsch sollen sogar 96 Prozent aller digitalen Vorträge Powerpointfolien enthalten (Nowroth 2016). Die Vorträge sind häufig Bulettpointschlachten. Das Füllen der vorgegebenen Listenpunkte ist auch einfach. Aber nicht nur, dass es langweilig ist: es verführt zum Ablesen durch den Vortragenden, weshalb in gut meetenden Kreisen gerne von »betreutem Lesen« gesprochen wird, wenn es um Powerpointschlachten geht.

So viel Zeit wird in Powerpoint investiert

Laut den Ergebnissen des Marktforschungsinstitutes Innofact verwenden die Befragten rund 2,32 Stunden, um eine Präsentation mit Powerpoint zu erstellen. Hochschulabsolventen tendieren zu mehr: 53,2 % geben an, mehr als vier Stunden für die Anfertigung der Powerpointpräsentation zu benötigen (Schareika 2018).

Man stelle sich vor, dass nur eine Präsentation in der Arbeitswoche erstellt wird; schnell sind es 46 Wochen x 2,32 Stunden, also 106,72 Stunden im Jahr. Aber nicht nur das. Die durchschnittliche Präsentationszeit auf einem Meeting dürfte zwischen 25 und 45 Minuten liegen. Nebst Konzeption fließen in die Präsentation also bis zum das Fünffachen an Arbeitszeit ein. Ich lade Dich ein, für Deine nächste Präsentation darüber nachzudenken:

Sicher, die investierte Zeit ist abhängig von Publikum und Ziel der Präsentation. Doch im schnöden Büroalltag geht es doch meist um Dinge wie:

  • Zahlen(veränderungen) präsentieren,
  • Argumente abwägen,
  • Regeln visualisieren bzw. erklären,
  • (veränderte) Abläufe erläutern.

Da hilft es auch nicht, die SmartArt-Grafik-Vorlagen (wir kennen sie mittlerweile alle – gähn!) um weitere Elemente und in einem Schriftgrad von 16 oder kleiner zu verwenden. So passiert nur eines: es wird unübersichtlich und nicht lesbar.

Vor Jahren berichtete mir eine Teilnehmerin in einem Präsentationsworkshop, dass in ihrem Unternehmen Powerpoint mit maximal Schriftgrad 16 gefordert wird, damit auch schön viel auf die Übersichten passt. Die Lösung: detaillierte Folie als Handout (gerne auch im Anschluss), grobe Elemente via Flipchart oder Powerpoint. Es geht in einer Präsentation doch um eines:

Die Macht des gesprochenen Wortes

Eine gute Visualisierung hat vor allem einen Zweck: die Worte – und natürlich Mimik und Gestik sowie Tonalität – zu unterstreichen. So lässt sich bei visueller Unterstützung die Präsentation auf Kernelemente reduzieren. Ein kleines Beispiel mit der Eisenhowermatrix:

  1. Variante 1: Hier steht so viel drauf, dass der Redner nichts mehr sagen muss. Dies wäre eine Material zur Weitergabe, zur Dokumentation.
    Tagesablauf mit Eisenhower © Sylvia NiCKEL
  2. Variante 2: Hier wird optisch lediglich minimal unterstützt. Die Quadrate stehen für die Felder. Das W für die Dimension »Wichtigkeit«, das D für die Dimension »Dringlichkeit«. Im Idealfall stehen auf einer Unterlage im Anschluss an eine Präsentation handschriftlich die Anmerkungen, durch den Zuhörer selbst erschaffen.
  3. Variante 3: In Zeiten von Emoticons und Icons mag eine Symbolik für eine bleibende Erinnerung sorgen, auch ohne eigene Anmerkungen des Zuhörers.
    Eisenhower in Icons © Sylvia NiCKEL

Alles, was es zur visuellen Unterstützung in diesem Fall braucht, sind vier Quadrate. That’s it. Es würden auch vier Fotos reichen, beispielsweise die einer Feuerwehr, eines gelassen am Schreibtisch arbeitenden Menschen, einer Person hinter einem großen Papierstapel und eines überfüllten Papierkorbs.

Alternativen zu Powerpoint

Wer dennoch nicht auf digitale Unterstützung verzichten will, kann auf Alternativen zurückgreifen:

  • Prezi: mit dieser Software gelingen intersessante Animationen, jenseits der Powerpointmöglichkeiten. Die gesamte Präsentation befindet sich auf einer Karte, aus welchem die einzelnen Bereiche angesteuert und eingezoomt werden. Das ist auch schon das Problem: bei vielen Zooms wird dem Publikum vielleicht schwindelig 😉
  • Mindmaps: Eine Gedankenkarte verfolgt das Ziel nicht-hierarchischer Anordnung und ist damit genau das Gegenteil der Bulletpointschlacht. Ich persönlich setze die Software XMind dann ein, wenn jenseits einer klassischen Präsentation gemeinsam ein Konzept oder eine Lösung entwickelt wird oder eine Zusammenfassung von Ergebnissen erfolgt.
  • Sway: Dieses Produkt von Microsoft setzt vor allem auf die animierte Web-Präsentation und bietet viele Vorlagen, basierend auf Deiner Storyline. Damit ist klar: Sway setzt auf visuelle Reize und nicht auf Faktenauflistung.

Sicherlich lassen sich im Bereich der digitalen Unterstützung weitere Anbieter und Lösungen finden. Wichtig ist: der Vortragende zählt. Das Präsentationsmedium sollte nur unterstützen, nicht ersetzen.

Offline-Möglichkeiten

Natürlich geht es auch ohne Strom. Das Flipchart ist der Klassiker. Nutze dicke (wirklich dicke) Stifte für wenige Worte und Buntstifte, wenn die Flipcharts koloriert vorbereitet werden. Stattys Notes oder Moderationskarten können wunderbar frei an Metaplanwänden (Stattys eigentlich überall) angeordnet und auch verschoben oder umgepinnt werden. Dies eignet sich vor allem für Abläufe und Prozesselemente. Auf der Magnetwand oder an der Wäscheleine lassen sich große Karten mit Symbolen, Abkürzungen oder Stichworten ebenfalls gut präsentieren. Der Clou an der Wäscheleine ist, dass man zwei Zuhörer aktiv einbinden kann.

Darüber hinaus bieten sich Exponate an: eine Produktprobe oder ein Stellvertreter für die Aussage. Hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Exponate lassen sich ins Publikum geben. Auch dies kann beim einen oder anderen Thema unterstützend wirken.

4 Zeitsparer in der Vorbereitungszeit

Wie lässt sich nun Zeit für die Vorbereitung einer Präsentation sparen? Hier vier Tipps:

  1. Öffne nicht die Präsentationssoftware, sondern arbeite mit Zettel und Stift. Am besten eignen sich Blanko-Karteikarten (ich nutze DIN A5 und einen dickeren Filzstift). Nutze eine Karte je Gedanke.
  2. Beginne mit der Kernaussage: Was ist Ziel Deiner Präsentation? Mit welchem Satz endet die Präsentation, mit welcher Handlungsaufforderung?
  3. Erarbeite den Zwischenschritt, Deine Argumentation – frei nach dem Motto »von A über B nach C«.
  4. Fasse Dich kurz, denn im Weniger steckt der Mehrwert. Sortiere überflüssige »ich-weiß-was«-Notizen aus.

In den wenigsten Vorträgen auf Meetings geht es darum, sein Wissen zu demonstrieren, sondern um die Mitnahme des Publikums bzw. dessen Überzeugung. Prüfe daher die Reduktion Deiner Karten. Wenn Du anschließend noch Zeit investieren willst, fertige unterstützendes Material an und übe die Präsentation in  Echtzeit (Stoppuhr nicht vergessen).

Ich wünsche Dir eine entspannte Präsentation,
Sylvia Nickel

Referenzen

  1. Maximilian Nowroth: Powerpoint nervt! Hier sind drei Alternativen, in: Wirtschaftswoche vom 25.02.2016 → zum Artikel
  2. Nora Schareika: So viel Lebenszeit vertun Angestellte mit Powerpoint, in: Wirtschaftswoche online vom 03.05.2018 → zum Artikel
  3. Prezi Presentations → zum Anbieter
  4. XMind → zum Anbieter
  5. Sway → zum Anbieter

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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