Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

»Wie viele Aufgaben gehören auf die Tagesliste und was macht man mit all den anderen?« — Diese Frage erreichte mich in der Sprechstunde. Hier ist meine Antwort.

MIT: Most Important Tasks

Auf die Tagesliste gehören die »most important tasks«, die wichtigsten Aufgaben mit operativ oder strageisch hohme Wert (high value activities). Regelmäßig naht hier eine Deadline, aber vor allem werden vielleicht auch andere behindert, wenn Du diese Aufgabe nicht erledigst. Es zieht also eine Lawine an Katastrophen nach sich. Zwar scheint nahezu jede Aufgabe nach »must« zu schreien doch nur wenige Aufgaben, denn es gibt auch noch andere Aufgabenkategorien:

• Must (müssen): Hierzu gehören Aufgaben mit hoher Dringlichkeit und großer Wichtigkeit. Du erkennst sie daran, dass negative Folgen eintreten, wenn Du diese Aufgabe nicht heute erledigt, sondern vielleicht erst morgen.
• Should (sollten): Diese Aufgaben sind wichtig für das Ziel oder das Ergebnis Deiner Rolle in der Organisation, gefährden jedoch nicht das Tagesziel. Ein tägliches Zeitfenster für die Should-Aufgaben ist sinnvoll, denn sonst werden sie irgendwann ein Must. Das schränkt Dich dann in Deiner Flexibilität der Tagesgestaltung ein. Jede neue Aufgabe, die im Tagesverlauf hinzu kommt und nach Dringlichkeit schreit oder kurzfristige Termine führen unweigerlich zu Mehrarbeit, wenn diese Aufgaben immer wieder geschoben werden.
• Could (könnten): Wenn diese Aufgaben erledigt werden, wäre die Welt ein wenig schöner und perfekter. Wahrscheinlich aber fällt es niemandem auf. Vor allem aber bringt es keinen Mehrwert, für den der Kunde am Ende des Tages bereit ist, zu zahlen.
• Won’t (wollen nicht): Diese Aufgabe sind Nonsense, denn sie bringen weder Dich noch einen anderen Menschen in Deinem Team oder Deine Kunden voran. Im Gegenteil: sie torpedieren sowohl Tagesziel als auch den nächsten Meilenstein oder das große Ziel.

Die Most important tasks sind identisch mit den Must-Aufgaben. aber wie viele sind denn »normal«?

Maximal 5 Aufgaben der Kategorie »must« auf die Tagesliste

Die Must-Aufgaben oder most important tasks sollten nach diesen Prüffragen in der Anzahl geschrumpft sein. So finden sich vielleicht fünf Aufgaben dieser Kategorie auf deiner Tagesaufgabenliste. Das ist gut so. Plane diese Aufgaben am Abend zuvor, indem du sie bewusst nach oben schiebst oder das Fälligkeitsdatum auf morgen legst, unabhängig mit welchem digitalen Helferlein du arbeitest. Das funktioniert natürlich auch ganz konventionell mit einem Stück Papier.

Wer mehr Aufgaben für den Tag zusammenträgt, ist eingeladen, darüber nachzudenken, ob dieses Aufgaben wirklich wichtig für die eigene Rolle in der Organisation sind. Verwechsle daher nicht die wichtigen Aufgaben mit solchen, die andere gerne von Dir erledigt sähen.

Maximal 10 Aufgaben der Kategorie »should« auf der Tagesliste

Dazu gehören wichtige Aufgaben, die Dich näher an Deinen nächsten Meilenstein, an das nächste Ziel in Deiner jeweiligen Rollen bringen. Hier werden in der Literatur und auf anderen Kanälen gerne bis zu 25 genannt, aber mal ehrlich: wenn Aufgaben mit zehn Minuten Workload oder mehr, idealerweise 20–30 Minuten, auf der Liste landen, dann passen da nur 300 Minuten Workload drauf, an einem Tag ohne Meetings oder andere Termine, denn Deine Must-Aufgaben haben ja schon 60–90 Minuten, vielleicht auch 120 Minuten Workload benötigt.

Eine zu große Should-Liste für den Tag (nicht insgesamt) ist unmotivierend. Entscheide am Vorabend, welche Aufgabenbearbeitung realistisch ist und passe Dein System an.

Dieses Thema ist Teil des Intensiv-Webinars »Die perfekte To-do-Liste«. Hier besprechen wir auch, mit welchen Fragen Du die für Dich optimale App in Sachen Task Management findest.
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Ein entspanntes Arbeiten mit deiner Tagesliste,
Sylvia Nickel

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