Telefon statt Mail: Wie Du Geschäftspartner zum Telefonat motivierst statt zehn Mails zu senden2 Minuten Lesezeit

11. November 2016 von Sylvia Nickel | 3 Kommentare

Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Heute in der Sprechstunde: »Ich würde lieber telefonieren, statt zehn E-Mails hin und her zu senden, doch sie gehen nicht ans Telefon. Wie bringe ich dies meinen Gesprächspartnern bei?« — Gute Frage … Das trifft die Grundlagen Basics des Mailmanagements und die Frage nach effektiver Kommunikation.

E-Mail ist sinnvoll für Informationen, die nicht erst abgeglichen werden müssen. Planst Du beispielsweise ein Event und willst Dich mit mehreren Personen über Ort, Termin und die Organisation der Vorbereitung koordinieren, so ist das Telefon die bessere Variante, denn vermutlich werden auch Alternativen diskutiert. Diese Aufgabe mit E-Mail lösen zu wollen führt unweigerlich zu einer Flut »aw: aw: aw:« — Antworten auf die Antworten der Antworten.

E-Mails eignen sich für strukturierte Informationen oder klar adressierte Fragestellungen, sogenannten Ja-/Nein-Fragen. Für alle offenen Fragen im Sinne der Fragetechnik ist das Gespräch der effiziente Weg.

Bitte nicht per Mail © Sylvia Nickel

3 Tipps für deine Taktik

Doch wie überzeugt man intensive Mail-Nutzer, dass der Griff zum Telefon der effektive Weg ist? Hier einige Beispiele:

Da wir nun [soundsoviel] E-Mail zur Sache ausgetauscht haben, schlage ich ein Telefonat vor, am …. um …
Die Koordination wird ca. [soundsoviel] Minuten in Anspruch nehmen. Ich schlage diesen Telefontermin vor: ….. Bitte bestätigen Sie mir diesen einfach mit der Ergänzung »–> ok« im Betreff.
Diese Angelegenheit ist komplex, lässt sich jedoch in einer Telefonkonferenz schnell besprechen. Ich habe daher einen Terminfinder für die Telefonkonferenz eingerichtet. Bitte folgen Sie diesem Link und signalisieren Sie mir Ihre Verfügbarkeit. Ich werde Sie am …. [je nach Sachlage und Mailnutzung, beispielsweise eine Woche später] über den Termin informieren.

Eine vorgegebene Terminauswahl führt bei den Beteiligten für eine mehrfache, vorbehaltliche Blockierung der Zeit im Kalender. Daher ist ein zügiges Feedback über den gefundenen Termin für alle nicht nur notwendig, sondern ein Zeichen des Respekts vor Lebenszeit, deiner und der der anderern.

Ein entspanntes Telefonat,
Sylvia Nickel